مدرسه کارآفرینیمدیریت ارتباطات

پنج پیامی که رهبران باید مدیریت کنند

چرا بسیاری از سازمان‌ها پس از مدتی دچار هرج‌ومرج می‌شوند؟

اگر می‌خواهید بدانید چرا بسیاری از سازمان‌ها پس از مدتی دچار هرج‌ومرج می‌شوند، نگاهتان به حرف‌هایی باشد که از دهان رهبران آن‌ها خارج می‌شود. رهبران، همواره دم از ایده‌های بزرگ، جامع و البته پر از شبهه برای آینده شرکت می‌زنند. اغلب تصور می‌کنند که در مورد مفاهیمی چون «چشم‌انداز»، «پاسخ‌گویی» و «نتایج»، دیدگاه افراد با آن‌ها یکی است. نتیجه‌ی کار معمولاً رفتارهای نامنظم و هرج‌ومرج خواهد بود که ممکن است برای شرکت بسیار گران تمام شود. ارتباطِ اثربخش، مهم‌ترین ابزار مدیریتی یک رهبر جهت روحیه بخشیدن به اعضای سازمان برای پذیرش مسئولیت، به‌منظور ساختن آینده‌ای بهتر است. پنج موضوع در عملکرد یک شرکت بسیار مؤثرند: ساختار سازمانی و سلسله‌مراتب، نتایج مالی، حسی که رهبر از کارش دارد، مدیریت زمان و در نهایت، فرهنگ‌سازمانی. تبیین، انتشار و کنترل صحیح این موارد فرصتی در راستای افزایش پاسخگویی و عملکرد بسیار بهتر در اختیار رهبر قرار می‌دهد.

قبل از بررسی هرکدام از این پنج موضوع، قصد داریم به برخی از اعتراض‌های احتمالی اشاره‌ کنیم. اول اینکه، چرا این پنج موضوع خاص این‌قدر حائز اهمیت‌اند؟ چرا تعیین فرهنگ‌سازمانی از اولویت بیشتری نسبت به ارتباط با مشتریان برخوردار است؟ قطعاً اصطلاحات دیگری نیز هستند که برای برخی از سازمان‌ها مهم‌اند، اما از نظر ما این پنج موضوع، بهترین نقطه‌ی شروع و به‌ خوبی نماینده‌ی سختی‌هایی‌اند که رهبران به هنگام صحبت با تیم‌هایشان، با آن‌ها روبرو هستند. این موضوعات نه‌تنها مثال بارز خطراتی‌اند که از ارتباطات نادقیق سرچشمه می‌گیرند، بلکه یادگیری‌شان، بهترین اهرم رهبری را شکل می‌دهند.

پیام اول: ساختار سازمانی و سلسله‌مراتب

چارت سازمانی، به دلیل نمایش قدرت یا نفوذ اشخاص مختلف، حتی در پایدارترین شرایط شرکت، چارچوبی مملو از احساسات است. ولی وقتی ساختار شرکت با تغییر مواجه می‌شود، چارت سازمانی می‌تواند به مقوله‌ی دلهره‌آوری تبدیل شود؛ به‌خصوص در شرکت‌هایی که به دلیل فرهنگ سیاسی، کارمندان ممکن است نگران از دست دادن مقام و جایگاهشان باشند.

اگر مدیرعاملی نتواند فرآیند سازمان‌دهی مجدد را تحت کنترل خود درآورد، با در نظر گرفتن این‌که برخی شغل خود را از دست می‌دهند، برخی مدیران عوض می‌شوند و طرز کار کارکنان تغییر می‌کند، ممکن است کل شرکت با مشکل مواجه شود.

پیام دوم: نتایج مالی

«نتایج» یکی دیگر از مفاهیم قدرتمند در این زمینه است که اگر به‌ درستی مدیریت نشود، در درازمدت سلامت شرکت را به خطر می‌اندازد. زمانی که یک مدیر اجرایی ارشد به کارمندان بگوید: “باید روی نتایج وعده داده‌شده تمرکز کنید”، سایر مدیران ارشد، اغلب به‌ اشتباه این‌گونه برداشت می‌کنند: “هر کاری که برای برآورده شدن انتظارات سرمایه‌گذاران لازم است، انجام دهید”. رهبران با چشم‌پوشی بر رابطه‌ی میان رفتار کارمندان و نتایج و بهره نگرفتن از فرصت‌های یادگیری، فرصت ایجاد ارزش‌های بلندمدت برای شرکتشان را از دست می‌دهند.

پیام سوم: احساس رهبر در مورد شغلش

مدیرعامل‌ها در راستای انجام‌وظیفه رهبری‌شان، نقش‌های مختلفی را می‌پذیرند و انجام می‌دهند، ولی چون اطرافشان افراد زیادی به دنبال بازخورد و گرفتن تائید هستند، گاهی اوقات در این دام می‌افتند که فکر می‌کنند موظف‌اند برای تمام سؤالات، پاسخی داشته باشند (این موضوع بیشتر در مورد مدیرعامل‌های کارآفرینی صدق می‌کند که معمولاً بنیان‌گذار شرکت نیز هستند، چون‌که هویتشان به‌شدت با شرکت گره‌خورده است). این «آقای عقل کل» به‌ اشتباه، خودش را داور نهایی تمام تعارض‌ها، تصمیم‌ها و دوراهی‌ها می‌داند. این موضوع باعث می‌شود مدیرعامل منزوی شود و در برخی زمینه‌ها که بی‌اطلاع است، اطلاعات نامعتبر بدهد و نظرهای مفید در نطفه خفه شوند.

در عوض، رهبران اثربخش می‌دانند که نقششان گرفتن پاسخ‌های لازم از دیگران است. آن‌ها در راستای تحقق این هدف، به‌طور شفاف و به‌صراحت به دنبال همکاری، به چالش کشیدن و مشارکت افرادی‌اند که زیر نظرشان کار می‌کنند و از قدرت خود برای پیشبرد فرآیند تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند؛ نه برای سلطه گری. هرقدر که این فرآیند به‌صورت مشارکتی‌تر و به‌دوراز سیاست انجام گیرد، رهبر کمتر منزوی بوده و احتمال موفقیت راهبرد تجاری آن‌ها بیشتر خواهد بود.

پیام چهارم: مدیریت زمان

هر مدیری کمبود زمان را احساس می‌کند. برگزارکنندگان رویدادها، کلاس‌های مدیریت زمان و دستیاران مدیر، نبود زمان را مرتب به ما یادآور می‌شوند. مدیرانی که همه‌ی فکر و ذکرشان مهلت نهایی تحویل کارهاست، برای مقابله با این محدودیت، سعی می‌کنند که کارها را فشرده و سریع‌تر انجام دهند و ساعات محدود روز را تحت کنترل داشته باشند. وقتی مدیرعاملی این پیام را به کارکنانش می‌فرستد که زمان، رئیس ماست، ذهنیت فهرست کارهایی که باید انجام شوند، به‌ راحتی می‌تواند به اولویت‌بندی اهداف مهم منجر شود.

مدیرعاملی می‌تواند اثربخش‌تر باشد که به کارکنان شرکتش نشان دهد نباید به‌طور فشرده و به هر قیمتی که شده از زمان استفاده کنند؛ بلکه باید به‌صورت راهبردی، از آن استفاده کرد. این موضوع، وجه تمایزی نامحسوس، ولی مهم است. رهبری که نگران محدودیت زمانی باشد و نفس مدیران خود را ببرد، با این هدف که بیشترین فعالیت را در مدت‌زمان مقرر داشته باشند، می‌تواند شرکت را آشفته و ناکارآمد سازد؛ اما رهبری که بگوید وقت تنگ است، بهتر است کارهای کمتری را با کیفیت بیشتری انجام دهیم، به مدیران اعتمادبه‌نفس می‌دهد که از این منبع گران‌بها بهترین استفاده را داشته باشند. در این صورت، تمامی افرادی که درگیر کارند در چارچوب زمانی تائید شده، کارهایی را که لازم است انجام خواهند داد.

پیام پنجم: فرهنگ‌سازمانی

فرهنگ‌سازمانی چیست و چرا انتقال دقیق و شفاف آن حائز اهمیت است؟ فرهنگ، با یک اعلامیه ایجاد نمی‌شود، بلکه از روی انتظاراتی که از یک فرهنگ وجود دارند، شکل می‌گیرد. فرهنگی که افراد را به داشتن عملکرد بالا تشویق کند، فقط زمانی شکل می‌گیرد که افراد مناسبی را استخدام کنید و از آن‌ها بخواهید رفتارشان به‌گونه‌ای باشد که باارزش‌های شرکت مطابقت داشته باشد و طوری فعالیت کنند که شرکت بتواند در بازار پیروز شود.

در شرکت‌های دارای فرهنگ سالم، کارمندان در تاریکی به سر نمی‌برند. بلکه عقیده دارند که بخشی از یک آینده‌ی هیجان‌انگیزند. آن‌ها با آتشی در درون خود به کار مشغول می‌شوند که نتیجه‌ی یک رهبری شفاف و نیز روش‌های کاری است که همه به‌روشنی درک می‌کنند. تمام افراد شرکت می‌دانند که چگونه در رقم زدن آینده‌ی شرکت شریک باشند. رهبران با درک تأثیر ارتباطات شفاف و مستقیم و درخواست بازخورد از سایر افراد تیم، به‌جای سو استفاده، قدرتشان را در راه مدیریت صحیح به کار می‌برند.

درنهایت، قدرت ارتباطات شفاف در حکم بازی استفاده از اهرم قدرت است. مدیرعاملی که با دقت و صراحت با ۱۰ نیروی کاری که مستقیم که زیر نظرش کار می‌کنند، ارتباط برقرار می‌کند و هرکدام از این ۱۰ نفر با همان دقت با ۴۰ کارمند مستعد دیگر در ارتباط‌اند، تعهد و انرژی سازمان را با توجه به چشم‌انداز مشترک واضح سازمان از اهداف، اولویت‌ها و فرصت‌های واقعی شرکت تنظیم می‌کند. در وقت، پول و منابع شرکت صرفه‌جویی می‌کند و بستر وقوع اتفاق‌های فوق‌العاده را آماده می‌سازد.

دانلود PDF مقاله

برچسب ها

سید وحید مرتضوی

مسئول تیم محتوایی اکوموتیو، دانشجوی کارشناسی ارشد دانشگاه صنعتی امیرکبیر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *