در ابتدا اگر هنوز اطلاعی ازینکه دفتر کار مجازی و منشی مجازی چیست ندارید به شما توصیه می کنیم حتما سری به مطلب ما که در این مورد نوشته شده است بزنید و با مفهوم دفتر کار مجازی به طور کامل آشنا شوید.
دفتر کار مجازی چیست و منشی مجازی چگونه عمل می‌کند؟
دفتر شما، شرکتی دانش‌بنیان در زمینه‌ی فناوری اطلاعات و ارتباطات است و در زمینه‌ی‌ارائه‌‌ی خدمات دفترکار مجازی و مرکز تماس آنلاین در ایران با سابقه‌ای بیش از ۴ سال، فعالیت دارد. مجموعه‌ی دفتر شما با سه نفر شروع به کار کرده و هم‌اکنون بیست نفر نیروی انسانی در این تیم، مشغول به کار هستند. «علی دشتی» مدیریت این مجموعه را بر عهده دارد.
دفتر کار مجازی، مجموعه خدمات نوینی برای کسب‌وکارهاست که در بیست سال اخیر در دنیا رواج پیدا کرده است. این خدمت در ابتدا در پاسخ به نیاز کسب و کارها، به استفاده از فضای کار اشتراکی شکل گرفت و به مرور زمان به تمامی خدمات اداری و شرکتی گسترش پیدا کرد. به نحوی که کسب و کارهای امروزی می‌توانند به راحتی بر ایده‌پردازی و توسعه‌ی‌کسب و کار خود متمرکز شده و اکثر خدمات دفتری را برون‌سپاری کند.
مشتریان اصلی خدمات دفتر کار مجازی، از جمله تلفن گویا و منشی مجازی، استارتاپ‌ها، صاحبان کسب و کارهای کوچک، خانگی، شرکت‌های مستقر در شهرستان‌ها و موسساتی هستند که سامان‌دهی تماس‌ها و حضور در بازار پایتخت با کمترین هزینه، نیاز اساسی آن‌ها است.
خدمات اصلی دفتر شما عبارتند از:
- تلفن گویا: «دفتر شما» یک خط ثابت تهران به همراه کلیه امکانات ارتباطی سیستم تلفن گویا را برای شما فراهم می‌کند. سرویس تلفن گویا بر بستر خطوط دیجیتال مخابرات با پیش شماره ۲ تهران ارائه می‌شود.
- منشی مجازی: اپراتوری بصورت دورکار و بدون حضور در دفتر کار، تماس‌های شا را پاسخ داده و تماس‌های لازم را به شما وصل می‌کند. این منشی، قرارهای ملاقات شما را نیز می‌تواند هماهنگ کرده، با مشتریان شما تماس گرفته یا فکس بفرستد و تمام این امور را در لحظه به شما گزارش دهد.
- مرکز تماس: این سرویس می‌تواند تماس‌های دائمی یا مقطعیِ انبوهِ شما را مدیریت کند. از مهم‌ترین مزیت‌های این سرویس می‌توان به عدم وجود هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تماس از قبیل خریداری، نگه‌داری، به‌روزرسانی و … و نیز عدم وجود هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش اپراتورها اشاره کرد.
از دیگر مزایای استفاده از دفتر کار مجازی، می‌توان موارد زیر را برشمرد:
- داشتن شماره تلفن ثابت، تلفن گویا و یک منشی خوش برخورد، یک هویت سمعی مناسب از شما در ذهن مخاطب می‌سازد.
- هزینه‌ها تا حد بسیار زیادی کاهش پیدا کرده و سرعت در ارائه‌ی خدمات افزایش می‌یابد.
- به دلیل تعامل صحیح با مشتریان و استفاده از اصول حرفه‌ای در پاسخگویی و مشتری مداری، بیشینه رضایت مشتریان فراهم می‌شود
- به علت پاسخگویی حرفه‌ای و عدم از دست دادن تماس‌ها، مشتریان بیشتری جذب شده و بهره‌وری آن‌ها بالا می‌رود.
برای مدیریت دفتر کار خود، داشبوردی در اختیار شما قرار می‌گیرد که شامل لیست تلفن‌ها و تماس‌ها و همچنین تنظیمات مربوط به منشی و تلفن است.
از ویژگی‌ها و خدمات دفتر شما، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شماره تلفن اختصاصی ثابت، به تعداد مورد نیاز مشتری، به ایشان واگذار می‌گردد.
- شماره فکس و صندوق صوتی اختصاصی نیز در اختیار مشتری قرار می‌گیرد.
- مدیریت آنلاین حساب کاربری از راه داشبورد امکان‌پذیر است.
- می‌توان پاسخگویی مشتری را به سرویس منشی مجازی سپرد.
- شرح گزارش تماس‌ها در داشبورد وجود داشته و امکان ایمیل و پیامک آن نیز در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
- تماس‌ها با توجه به درخواست کاربر، به هر شماره‌ای وصل می‌شوند.
- منشی، هر تعداد تماس که بخواهید براس شما برقرار کرده و به شما وصل می‌کند.
- ثبت و پیگیری سفارش‌ها را نیز می‌توانید به منشی بسپارید.
عالی بود