ابزارهای مدیریتی

ابزار ماتریس بازخورد

استفاده موثر از بازخورد برای دستیابی به تغییر مثبت و چشمگیر

ماتریس بازخورد ابزاری است که شما را به بررسی جنبه های مثبت و منفی بازخورد تشویق می کند. این ماتریس شما را به چالش می کشد تا نظرات را به دانسته های قبلی در مورد خودتان و مواردی را که نمی دانید و نیاز به جستجوی کامل تر دارید متصل کنید.

چگونه به بازخورد پاسخ می‌دهید؟

افراد هنگام دریافت بازخورد به یکی از این چهار روش زیر واکنش نشان می‌دهند:

1. گروه اول بخش منفی بازخورد را می‌پذیرند، اما سعی می‌کنند آن را توضیح دهند، آن را توجیه کنند یا دیگران را برای این مشکل سرزنش کنند. آن‌ها ممکن است رسیدگی به انتقاد را دشوار تصور کنند، یا تمایلی ندارند که در قبال اقدامات خود پاسخگو باشند.

2. گروه دوم روی قسمت مثبت تمرکز می‌کنند و از آن برای تقویت آنچه پیش از این درست می‌دانسته اند استفاده می‌کنند. این واکنش ممکن است نشانگر مقاومت در برابر تغییر یا مهارت ضعیف گوش دادن باشد.

3. اگر بازخورد منفی باشد، گروه سوم شخصی که بازخورد را ارائه می‌دهد را در اشتباه تصور می‌کنند و نظرات او را کلا رد می‌کنند. این افراد می‌توانند مستعد تکبر یا اعتماد به نفس بیش از حد باشند.

4. اگر بازخورد کاملاً مثبت باشد، گروه چهارم فرض می‌کنند که کسی که بازخورد می‌دهد مؤدب است، و نمی‌توانند بپذیرند که این یک ستایش واقعی است. این ممکن است به دلیل عدم اعتماد به نفس یا عزت نفس (تواضع) یا مشکوک بودن به خود باشد.

در هر حالت، واکنش به بازخورد احتمالاً در رسیدن به نتیجه مطلوب ناکام خواهد بود. مردم به جای تلاش برای فهمیدن چگونگی تغییر رفتار یا عملکرد خود یا آنچه می‌توانند برای تقویت نقاط قوت خود انجام دهند، می‌خواهند به کارهایی که قبلاً انجام می‌دادند، بدون هیچ گونه اصلاح و تعدیل اساسی، ادامه دهند.

نحوه استفاده از ماتریس بازخورد

ماتریس بازخورد ابزاری برای غلبه بر پاسخ‌های هیجانی شما در مورد بازخورد است، به گونه ای که می‌توانید از آن استفاده کنید و تغییرات مثبتی در عملکرد یا رفتار خود ایجاد کنید. این ماتریس دارای چهار ربع است که هر یک مربوط به انواع مختلف بازخوردی است که شما دریافت می‌کنید. این چهار ربع عبارتند از: مثبت/ منتظره، منفی/ منتظره، مثبت/ غیر منتظره و منفی/ غیر منتظره. بیشتر بازخوردها در یکی از این دسته‌ها قرار می‌گیرند.

چگونه به بازخورد پاسخ می‌دهید؟

مثبت/ منتظره

ما اغلب نظر مثبتی راجع به آنچه انجام می‌دهیم داریم زیرا تمایل داریم به طور مرتب بازخورد مثبت در مورد این کارها دریافت کنیم. اما به جای اینکه فقط این ستایش آشنا را بشنوید و کاری با آن انجام ندهید، این سوالات را از خود بپرسید:

  • چگونه می‌توانم این جنبه از خودم را جشن بگیرم؟
  • چگونه می‌توانم از این مهارت برای افزایش بهره وری یا رضایت شغلی استفاده کنم؟
  • چگونه می‌توانم از این مهارت برای کمک به دیگران که در این زمینه قدرت ندارند، استفاده کنم؟

منفی/ منتظره

اگر با خودمان صادق باشیم، اغلب از بعضی از زمینه‌های کار خود آگاه هستیم که نیاز به پیشرفت دارند. اگر رئیس درخواست جلسه کند، احتمالاً ما می‌دانیم و انتظار داریم چه چیزی مورد بحث قرار خواهد گرفت. در حقیقت، ما اغلب به خودمان نسبت به سایرین بسیار منتقدتر هستیم، اما فقط نمی‌دانیم که چگونه بدون کمک بتوانیم پیشرفت کنیم.

برای استفاده از این بازخورد منتظره و ایجاد یک تغییر مثبت، این سوالات را از خود بپرسید:

  • من قبلاً برای رفع این نگرانی چه اقداماتی انجام داده ام؟
  • این اقدامات چقدر موفق بودند؟
  • برای رسیدن به نتایجی که می‌خواهم، چه چیز دیگری را باید بررسی و یا تغییر دهم؟
  • اگر من این تغییرات را ایجاد نکنم، چه تاثیری در شغل و زندگی من خواهد گذاشت؟

مثبت/ غیر منتظره

دریافت بازخورد مثبتی که انتظارش را نداشتیم مانند یک جشن تولد غافل گیر کننده است و این کار احساس فوق العاده‌ای به ما می‌دهد وقتی چیزی مثبت درباره خودمان می‌آموزیم که کاملاً غیر منتظره است.

اما بعد از خوشحالی اولیه، مهم است که این بازخورد را با پرسیدن این سوالات از خودتان بیشتر بررسی کنید:

  • چرا از شنیدن این بازخورد شگفت زده شدم؟
  • چه تجربیات قبلی ممکن است باعث شود من این قدرت یا توانایی را فراموش یا از بین ببرم؟
  • چگونه می‌توانم این مهارت تازه کشف شده را جشن بگیرم؟
  • چگونه می‌توانم از این مهارت برای بهبود زندگی خود استفاده کنم؟

منفی/ غیر منتظره

شنیدن و درک این بازخورد دشوارترین کار است. اما اگر شما نسبت به بازخورد باز باشید این زمینه نیز می‌تواند منبع کشف بسیاری چیزها باشد. بازخورد غیر منتظره اغلب از مناطقی ناشی می‌شود که ما نمی‌خواهیم آن‌ها را بپذیریم، یا آمادگی لازم برای روبرو شدن با آن‌ها را نداریم و ممکن است باعث شود ما کمی تدافعی شویم یا احساسات قوی دیگری را تجربه کنیم. با این حال، هنگامی که یاد می‌گیریم با آن مقابله کنیم، می‌توانیم در سفر خود به خود گام‌های بلندی برداریم.

برخی سؤالات برای کشف عبارتند از:

  • برای ایجاد بازخورد به چه اطلاعات دیگری نیاز دارم؟
  • برای مقابله با پیامدها به چه پشتیبانی، آموزش یا مربیگری نیاز دارم؟
  • آیا می‌توانم از این بازخورد برای کشف بیشتر درباره خودم استفاده کنم؟
  • چگونه بهبود این امر بر سایر مناطق کار یا زندگی من تأثیر خواهد گذاشت؟

اگر شما یک مدیر هستید، می‌توانید هنگام ارائه بازخورد به اعضای تیم خود از این ماتریس نیز استفاده کنید. می‌توانید بحث کنید که آیا آنچه گفته اید در دسته‌های آن قرار می‌گیرد یا خیر.

کاربرگ مربوط به این ابزار را میتوانید از این لینک دریافت کنید.

به این مطلب چه امتیازی می دهید ؟
[Total: 0 Average: 0]

سید وحید مرتضوی

مدیر محتوای اکوموتیو، کارشناسی ارشد بهینه سازی از دانشگاه صنعتی امیرکبیر

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا
بستن