تصور کنید که شرکت شما طی ۱۲ ماه گذشته به سرعت در حال توسعه یافتن بوده است. فروش ۵۰ درصد بالا رفته، اما خرج ها و هزینه های سربار هم افزایش یافته اند، بنابراین سود کار شما کاهش یافته است. به سرعت تصمیماتی باید گرفته شوند اما اول باید گزینه‌هایتان را در نظر بگیرید.
ما هر روز تصمیماتی می‌گیریم که برخی از تصمیمات ساده، و بقیه پیچیده‌ترند. برخی از تصمیمات شما آنقدر عادی هستند که بدون نیاز به فکر چندانی، گرفته می‌شوند. اما تصمیمات سخت یا چالش‌برانگیز نیاز به دقت بیشتری دارند. این‌ها از آن نوع تصمیماتی هستند که این موارد را دربرمی‌گیرند:
- تردید – بسیاری از واقعیت‌ها ناشناخته‌اند.
- پیچیدگی – عوامل زیاد و درهم‌تنیده‌ای وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند.
- عواقب خطرناک – پیامد تصمیم قابل‌توجه باشد.
- گزینه‌ها – گزینه‌های مختلفی وجود داشته باشد که هریک تردیدها و پیامدهای خودشان را داشته باشند.
- مسائل میان‌فردی – باید پیش‌بینی کنید که افراد متفاوت چه واکنشی نشان خواهند داد.
وقتی تصمیمی می‌گیرید، این تصمیم مسائل پیچیده‌ای از این دست را شامل می‌شود، به‌علاوه باید مهارتهای حل مسئله و تصمیم گیری خود را هم به کار ببرید. بهتر است در چنین شرایطی از یک فرآیند مؤثر و قوی استفاده کنید تا علاوه بر افزایش کیفیت تصمیمات خود، همواره به نتایج خوب برسید.
این مقاله به یکی از این فرآیندها جهت ترکیب کردن راهبردهای حل مسئله و تصمیم گیری، در هنگام گرفتن تصمیمات پیچیده در موقعیت‌های چالش‌برانگیز می‌پردازد.
رویکردی نظام‌مند برای تصمیم گیری
در موقعیت‌های مم کاری زندگی واقعی، تصمیمات اغلبکن است شکست بخورند چون بهترین گزینه‌ها در ابتدا واضح نیستند، یا برخی از عوامل کلیدی در این فرآیند لحاظ نمی‌شوند. جهت جلوگیری از وقوع این حالت، باید راهبردهای حل مسئله و تصمیم گیری را در کنار هم قرار دهید تا به درک روشنی برسید.
یک فرآیند منطقی و منظم می‌تواند با تضمین اینکه به تمام عناصر مهم و ضروری برای رسیدن به نتیجه موفقیت‌آمیز پرداخته‌اید، شما را در انجام این کار یاری کند.
طی کردن نظام‌مند این فرآیند، احتمال نادیده گرفتن عوامل مهم را کاهش خواهد داد. رویکرد هفت مرحله‌ای ما، شامل مراحل زیر است:
- محیط سازنده‌ای ایجاد کنید.
- موقعیت را دقیقاً بررسی کنید.
- گزینه‌های خوبی مطرح کنید.
- گزینه‌هایتان را بررسی نمایید.
- بهترین راه‌حل را انتخاب کنید.
- برنامه‌ی خود را ارزیابی کنید.
- تصمیم خود را به دیگران منتقل نموده و اقدام کنید.
حال بیایید نگاه دقیق‌تری به هریک از این مراحل بیاندازیم.
۱. محیطی سازنده ایجاد کنید
وقتی تصمیمات بر افراد دیگری تأثیر گذاشته یا آنها را درگیر می‌کنند، شاید پیچیده شوند، بنابراین ایجاد محیطی سازنده برای بررسی موقعیت و ارزیابی گزینه‌ها، مفید خواهد بود.
اغلب وقتی مسئولیت تصمیم گیری را بر عهده دارید، باید برای اجرای آن به دیگران تکیه کنید، بنابراین بهتر است حمایت آنها را جلب نمایید. برای جلب تعهد سایرین، اطمینان حاصل نمایید که افراد ذینفع در گروه تصمیم گیری شما (که در حالت آرمانی از پنج تا هفت نفر تشکیل شده) به خوبی نماینده دیگران هستند.
برای جلوگیری از تفکر گروهی، افراد را ترغیب کنید تا بدون ترس از رد شدن ایده‌هایشان از طرف دیگر شرکت‌کننده‌ها، در گفتگوها، بحث‌ها و تحلیل‌ها شرکت کنند. مطمئن شوید که همه تشخیص می‌دهند که هدف، گرفتن بهترین تصمیم ممکن در این شرایط است چرا که وقت آن نیست که افراد بخواهند گزینه مورد نظر خوشان را تبلیغ کنند.
۲. موقعیت را دقیقاً بررسی کنید
قبل از اینکه شروع به تصمیم گیری کنید، باید مطمئن شوید که موقعیت را کاملاً درک کرده‌اید. شاید هدف شما به صورت مجزا قابل حصول باشد، اما به احتمال بیشتر چند عامل به هم پیوسته وجود دارد که باید لحاظ شوند. مثلاً تغییرات رخ‌داده در یک بخش ممکن است بر جای دیگر اثرات حذفی داشته و تغییر را معکوس و نامطلوب کنند.
ابتدا تصمیم را در بستر مسئله‌ای که قرار است به آن بپردازید در نظر بگیرید. از تکنیک «۵ چرا» استفاده کنید تا معلوم شود که آیا مسئله مطرح‌شده، مسئله اصلی است، یا فقط نشانه‌ای از وجود چیزی عمیق‌تر است. هم‌چنین می‌توانید از تحلیل علت ریشه ای برای رسیدن به منشأ یک مسئله استفاده کنید.
وقتی علت ریشه‌ای آن آشکار شد، مسئله را با استفاده از ارزیابی تعریف کنید تا بیشترین حجم اطلاعات ممکن را از آنچه می‌دانید استخراج نمایید و از استدلال استقرایی جهت رسیدن به نتیجه‌گیری‌های درست بهره بگیرید. به‌علاوه می‌توانید از فرآیند تعریف مسئله به‌منظور رسیدن به درک بهتری از جریانات استفاده کنید.
۳. گزینه‌های خوبی مطرح کنید
هر چه گزینه‌های مورد بررسی شما گسترده‌تر باشند، احتمالاً انتخاب نهایی شما بهتر خواهد بود. شاید در ابتدا به نظر برسد که مطرح کردن چند گزینه متفاوت تصمیم گیری را پیچیده‌تر می‌کند، اما اقدام برای رسیدن به چند گزینه، شما را وادار به کند و کاو عمیق‌تر مسئله و دیدن آن از زوایای مختلف می‌نماید.
در اینجاست که به کارگیری تکنیک‌های متنوع تفکر خلاق به کار آمده و به شما کمک می‌کند تا از الگوهای معمول تفکر خود خارج شده و به چند راه‌حل واقعاً نوآورانه برسید.
طوفان فکری احتمالاً محبوب‌ترین شیوه مطرح کردن ایده‌هاست، درعین‌حال طوفان فکری معکوس به شیوه‌ای مشابه عمل می‌کند و با پرسیدن این سؤال آغاز می‌شود که چگونه می‌توانید به نتیجه‌ای مخالف نتیجه مطلوب رسیده و بعد راه‌حل را به عکسش تبدیل کنید.
فراموش نکنید که باید نحوه اثرگذاری افراد خارج از گروه بر تصمیمتان، یا اثرپذیری آنها را هم در نظر بگیرید. می‌توانید این کار را با استفاده از ابزارهایی مثل ماتریس چارچوب بندی انجام دهید که از چهار P (محصول/ product، برنامه‌ریزی/ Planning، قابلیت/ Potential، و مردم/ People) به عنوان راهی برای گرد هم آوردن دیدگاه‌های گوناگون استفاده می‌کند. هم‌چنین می‌توانید از افراد بیرونی بخواهید به بحث‌ها ملحق شوند، یا از تکنیک «جایگاه‌های ادراکی » برای ترغیب شرکت‌کنندگان موجود به اتخاذ دیدگاه‌های کارکردی مختلف استفاده کنید (مثلاً، از بازاریاب بخواهید از زاویه دید مدیر مالی صحبت کند.)
۴. گزینه‌هایتان را بررسی کنید
وقتی از اینکه انتخاب خوبی از میان گزینه‌های واقع‌بینانه داشته‌اید، راضی بودید، وقت آن رسیده که امکان‌پذیری، مخاطرات و دلالت‌های هر کدام را ارزیابی کنید.
تقریباً هر تصمیمی میزانی خطر را در بردارد. از تحلیل خطر استفاده کرده و تصمیمتان را با اتخاذ رویکردی سازمان‌یافته نسبت به ارزیابی تهدیدها و تعیین احتمال وقوع رویدادهای معکوس اقدام کنید و اینکه مدیریت آنها چه هزینه‌ای می‌تواند داشته باشد را در نظر بگیرید. سپس، خطراتی را که شناسایی کرده‌اید اولویت‌بندی نمایید تا بتوانید بر آنهایی که احتمال وقوعشان بیشتر است متمرکز شوید.
۵. بهترین راه‌حل را انتخاب کنید
به محض اینکه گزینه‌ها را ارزیابی کردید، قدم بعدی تصمیم گیری است. وقتی یک گزینه خاص به روشنی بهتر از بقیه است، انتخاب شما واضح خواهد بود. با این وجود، اگر هنوز چند گزینه رقیب دارید، ابزارهای فراوانی وجود دارند که به شما در تصمیم گیری میان آنها کمک خواهند کرد.
درخت‌های تصمیم گیری هنگام انتخاب میان گزینه‌های مالی مختلف به درد می‌خورند. آنها کمک می‌کنند گزینه‌ها را به روشنی منظم کرده و احتمال موفقیت یا شکست پروژه خود را در فرآیند تصمیم گیری لحاظ کنید.
اگر تصمیم شما در گروه گرفته می‌شود، ابزارها و تکنیک‌های فراوانی برای کمک به شما جهت رسیدن به تصمیم گروهی وجود دارد.
وقتی گم‌نامی اهمیت دارد، تصمیم‌گیرندگان از یکدیگر بیزارند، یا افراد خاصی هستند که می‌خواهند بر این فرآیند مسلط شوند، از تکنیک دلفی به‌منظور رسیدن به یک تصمیم منصفانه و بی‌طرف استفاده کنید. این روش، از چرخه‌های بحث و استدلال مکتوب و گمنام با مدیریت یک واسطه بهره می‌گیرد. شرکت‌کنندگان ملاقاتی با هم نداشته و گاهاً نمی‌دانند چه افراد دیگری در تصمیم گیری نقش دارند.
۶. برنامه خود را ارزیابی کنید
بعد از تمام تلاش‌ها و کارهای سختی که تا اینجا صرف ارزیابی و انتخاب گزینه‌ها کرده‌اید، رفتن به سراغ این مرحله می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. اما حالا، بیش از هر زمانی، وقت بررسی تصمیمتان است. با این وجود، بازنگری برای شناخت علت اشتباهات، کار خوبی است، اما در وهله اول برای جلوگیری از وقوع اشتباهات، بسیار بهتر است!
قبل از اینکه شروع به اجرای تصمیمتان بکنید، نگاهی طولانی و بی‌غرض به آن بیاندازید تا مطمئن شوید که کامل و دقیق عمل کرده‌اید، و اشتباهات رایج به فرآیند تصمیم گیریتان نفوذ نکرده‌اند.
تصمیم نهایی شما تنها به خوبی واقعیت‌ها و تحقیقاتی است که قبلاً انجام داده‌اید. مطمئن شوید که اطلاعاتتان معتبر هستند و نهایت تلاش خود را برای گلچین نکردن داده‌ها انجام داده‌اید. این کار شما را از سوگیری اطلاعاتی باز خواهد داشت.
نتیجه‌گیری‌های اولیه خود را با اشخاص ذینفع مهم در میان بگذارید تا بتوانند نواقص را تشخیص داده، پیشنهادات خود را مطرح نمایند و از نتیجه‌گیری‌هایتان حمایت کنند. به ندای درونتان هم گوش فرا دهید، و به آرامی و به‌شکلی روش‌مند پیش‌فرض‌ها و تصمیماتتان را در برابر تجربیات خود بیازمایید. اگر ذره‌ای شک داشتید، آنها را کاملاً بررسی کنید تا معلوم شود چه چیزی شما را آزار می‌دهد.
۷. تصمیم خود را به دیگران منتقل کرده و اقدام کنید
به محض اینکه تصمیم گرفتید، باید آن را به شکلی تعهدآور و الهام‌بخش، با تمام کسانی که از این تصمیم متأثر می‌شوند در میان بگذارید.
با بحث درباره نحوه و چرایی رسیدن به این تصمیم، آنها را در اجرای راه‌حل درگیر کنید. هرچه اطلاعات بیشتری درباره خطرات و مزایای موردانتظار ارائه دهید، احتمال پشتیبانی دیگران از تصمیمتان بیشتر خواهد شد.
اگر سایرین به نقصی در فرآیند تصمیم گیری شما به عنوان یک نتیجه اشاره کردند، با تواضع نظرات آنها را پذیرفته و برنامه‌های خود را به‌شکل مناسبی بازبینی کنید. خیلی بهتر است که این کار را، همین حالا و به ارزانی انجام دهید تا اینکه در صورت شکست برنامه‌هایتان، به قیمتی گزاف (و به شکلی خجالت‌آور) چنین کاری بکنید.
نکات کلیدی
هر چند حل مسئله و تصمیم گیری، فرآیندهای متفاوتی هستند، اغلب لازم است آنها را برای گرفتن یک تصمیم پیچیده با هم ترکیب کنید. یکپارچه کردن نظام‌مند ابزارهای حل مسئله و تصمیم گیری می‌تواند شما را در گرفتن تصمیمات کاملاً آگاهانه یاری دهد، چه به‌صورت فردی و چه به‌عنوان عضوی از یک گروه. راهبرد هفت مرحله‌ای از این قرار است:
- محیط سازنده‌ای ایجاد کنید.
- موقعیت را دقیقاً بررسی کنید.
- گزینه‌های خوبی مطرح کنید.
- گزینه‌هایتان را بررسی نمایید.
- بهترین راه‌حل را انتخاب کنید.
- برنامه‌ی خود را ارزیابی کنید.
- تصمیم خود را به دیگران منتقل نموده و اقدام کنید.
فکر کنید در آینده باید تصمیمی بگیرید. فرآیند هفت مرحله‌ای بالا چطور می‌تواند شما را در سازمان‌دهی فرآیند تصمیم گیری خودتان یاری کند؟
دفعه بعدی که تیمتان باید تصمیم بگیرد، از این رویکرد هفت مرحله‌ای جهت تسهیل این فرآیند استفاده کنید.
بسیار عالی