ابزار دیلو یا مطالعه یک روز در زندگی (Day In the Life Of)، بینش ما را به کارهایی که ارزش کار روزانه را افزایش می‌دهد، بیشتر کرده و وظایفی را که ارزش افزوده ایجاد می‌کنند، فراهم می‌کند. شناسایی این موارد و سپس حذف آن ها کار شما را به طور موثری بهبود می‌بخشد. رویکرد یک روز در زندگی یک روش مدیریت زمان است که در سال ۱۹۹۴ طراحی شده است. با روش دیلو، کارکنان و تیم ها روش کار خود و وظایفی که در آن زمان زیادی را برای بهره وری در نظر می گیرند، درک می کنند.
ابزار دیلو چیست؟
ابزار دیلو مشاهده یک فرد در حین انجام کار عادی و روزمره خود است. ناظر هر فعالیتی را که فرد انجام می‌دهد، به صورت کتبی ثبت می‌کند. علاوه بر این، ناظر موظف است که نقل قول‌ها، نظرات و هر داده دیگری را نیز ثبت کند.
ابزار دیلو بینشی در مورد وظایفی که در کار روزانه ارزش می‌افزایند و کارهایی که ارزش افزوده ندارند را برجسته می‌کند. شناسایی این موارد و سپس حذف موارد بدون ارزش افزوده، به طور مؤثری باعث بهبود کار می‌شود.
دو نوع اولیه DILO عبارتند از:
- DILO عملیاتی: یعنی فردی که فعالیت‌های عملیاتی را انجام می‌دهد.
- DILO نظارتی: یعنی فرد یک مدیر است.
ابزار دیلو چه زمانی قابل اجرا است؟
ابزار دیلو یا مطالعه یک روز از زندگی، بهترین کاربرد را برای مشاغلی مانند اپراتورهای تولید یا تعمیر و نگهداری، مدیران فروش، نمایندگان پشتیبانی مشتری، حسابداران و همچنین مدیران آنها دارد. می‌توان گفت وظایف عملیاتی این مشاغل تقریبا تکراری است.
ابزار دیلو همچنین برای مشاغلی که تا حدی تکراری هستند، مانند مشاغل نمایندگان فروش نیز کاربرد دارد. از روش مطالعه یک روز از زندگی برای مشاغل بسیار پیچیده و مشاغلی که تکراری نیستند، مانند تحقیق و توسعه، بازاریابی، مدیریت قانونی یا سطح بالا، استفاده نمی‌شود. برای این فعالیت‌ها، روش تحلیل عملکردی مناسب‌تر است.
روش تشخیص
دیلو یک تکنیک است که به شناسایی و اثربخشی کار انجام شده در یک سازمان کمک می‌کند. این روش می‌تواند برای کارکنان فردی و همچنین برای گروهی از افراد یا تیمی استفاده شود که تقریبا همان کار را انجام می‌دهند. پیش از این نیز به راحتی می‌توان گفت که یک تیم تقریبا چه زمانی صرف می‌کند.
این روش اجازه می‌دهد که کل فرآیند کار به طور دقیق دنبال شود، بعد از آن هر کس در داخل تیم، بینش خود را از بهره وری خود در محل کار به دست می‌آورد. سپس می‌تواند کارآیی تیم را افزایش داده و بهبود بخشد. به عنوان یک روش تشخیص، ابزار دیلو می‌تواند به یک سازمان کمک کند تا بینش خود را با گرایش خود به دست آورد و به آن ها اجازه می‌دهد تا از درون خود را بهبود ببخشند. وقتی تیم‌ها به طور موثری کار می‌کنند، تاثیر مثبتی بر محیط زیست و مشتریانشان خواهند داشت.
با ارزش افزوده و بدون ارزش افزوده
یک ناظر بیرونی در طول یک روز کاری بینش‌های مختلفی را ارائه می‌دهد. در عیم حال فرد دیگری به کار به صورت عینی نگاه می‌کند و سؤال می‌کند که چرا اقدامات خاصی انجام می‌شود و حتی ممکن است متوجه شود که برخی از وظایف زمان زیادی را صرف می‌کنند یا غیر ضروری هستند. آنها ممکن است پیشنهاداتی برای رویکرد جایگزین ارائه دهند. در نهایت روش کار دقیق تر می‌تواند به کار گرفته شود، این ایده اصلی روش دیلو است.
امروزه روش یک روز در زندگی (دیلو) عمدتا به منظور ارائه بینش به فعالیت ها و تشخیص اینکه چه کسانی آنها را انجام می‌دهند و چه چیزی ارزش سازمان را ندارند، استفاده می شود. وظایف VA برای “ارزش افزوده” است یعنی وظایفی که به محصول نهایی اضافه می‌کنند و از این رو برای مشتری ارزش دارند.
وظایف NVA برای “بدون ارزش افزوده” است یعنی وظایفی که به محصول نهایی کمک نمی‌کند. وظایف NVA را می‌توان به وظایف NVAU و NVAA تقسیم کرد. NVAU برای “اجتناب ناپذیر” و NVAA برای “قابل اجتناب”. وظایف اجتناب ناپذیر ممکن است کمک کنند، اما لازم است که در فرآیند کار انجام شود. وظایف اجتناب ناپذیر، به کار خود ادامه نمی‌دهند و ارزش کار خود را نیز ندارند و تنها گزینه، حذف این وظایف از روند است.
یک روز در زندگی
روش یک روز در زندگی (دیلو) وقت گیر است اما ارزش سرمایه گذاری را دارد. یک روز در زندگی (دیلو) بینش سازمان را به فعالیت های روزانه ارائه می‌دهد. بسیاری از روزهای کاری با وظایف معمول انجام می‌شود و هیچ کس به یاد نمی‌آورد که چرا در وهله اول انجام می‌شود. روش یک روز در زندگی تمرکز خود را بر سازمان گذاشته و منجر به افزایش ساختاری زمان صرف شده برای وظایف ارزش افزوده می‌شود.
مراحل زیر یک راه ساده برای اعمال تحلیل یک روز در زندگی (دیلو) می‌باشد:
۱. تعیین دامنه
اولا مهم است که تصمیم بگیرید کدام گروه یا کدام بخش بیشتر از تحلیل دیلو استفاده خواهد کرد. کدام فرآیندها، فعالیت‌ها، اهداف و سایر توابع در بخش مربوط به موضوع مورد نظر قرار می‌گیرد؟ در این مرحله، ما تعیین می‌کنیم که کدام کارکنان در تحلیل شرکت خواهند کرد. همچنین زمان بندی دیلو مهم است.
۲. بیان اهداف
قبل از شروع تحلیل یک روز در زندگی، شما باید برای اعضای تیم را هدف را توضیح دهید. این امر باعث نادیده گرفتن سوء ظن و اضطراب احتمالی در میان کارکنان می‌شود و به آنها اجازه می‌دهد که به صورت شفاف با هم همکاری کنند.
۳. شناسایی فعالیت های اصلی
پیش از این، شما باید مجموعه ای از فعالیت‌های اصلی را که کارمندان اعمال می‌کنند شناسایی کنید. این مبنایی است که تحلیل دیلو می‌تواند نتایج خود را به دست آورد. با طبقه بندی فعالیت‌های اصلی در پیشبرد، می‌توانید اولویت ها را روشن کنید. این وظایف را می‌توان به وظایف شغلی معمول، جلسات، سفر و زمان انتظار و غیره طبقه بندی کرد.
۴. شناسایی وظایف
شرکت کنندگان یک روز در زندگی (دیلو) را برای یک روز یا هفته مورد توافق پر می‌کنند. آنها سپس یک دسته (همانطور که در مرحله ۳ مشخص شده است) به هر یک از کارها اضافه می‌کنند. آنها باید در طول تحلیل بسیار ماهرانه باشند و هر فعالیت ارزش افزوده یا غیر ارزش افزوده را برچسب گذاری کنند. این بهترین کار است که شامل زمان صرف شده در هر فعالیت می‌شود.
۵. تحلیل وظایف
پس از آن، تحلیل همه کارکنان جمع آوری و بررسی می‌شود. فعالیت‌های غیر ارزش افزوده به اجتناب ناپذیر یا اجتناب پذیر تقسیم می‌شوند. این اجازه می‌دهد تا لیستی از پیشرفت ها ساخته شود. به طور خاص، وظایف اجتناب پذیر ارزش اضافه نمی‌کنند، بنابراین آنها باید در نهایت متوقف شوند.
۶. تنظیم برنامه برای بهبود
هدف اصلی از یک روز در زندگی (دیلو) تحلیل افزایش بهره وری از محیط کار است. توصیه می‌شود که اطلاعات را با اعضای تیم در زمانی که تحلیل تکمیل شده است به اشتراک بگذارید. به خصوص کارمندان اغلب راه حل های خوب، روش‌های جدید کار و افزایش بهره وری را ارائه می‌دهند. آگاهی از عادت‌های کاری ریشه دار افزایش خواهد یافت و بینش های جدید بیشتر به طور گسترده ای پشتیبانی خواهد شد.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
