ابزارهای مدیریتی

ابزار مدیریت مشکل

مقابله با مشکلات و اتفاقات غیر منتظره در چرخه حیات پروژه

در چرخه حیات هر پروژه، همیشه مشکلات و سوالات غیرمنتظره ای ایجاد می شود. هنگامی که این مسائل بوجود می آیند، شما باید برای مقابله با آن ها آماده باشید چرا که آن ها می توانند به طور بالقوه نتیجه پروژه را تحت تاثیر قرار دهند. ابزار مدیریت مشکل در این موارد مفید فایده خواهد بود.

از آنجایی که اکثر مشکلات، به طور طبیعی غیرمنتظره هستند، چگونه می توانید مطمئن شوید که می توانید با آن ها سریع و موثر مقابله کنید؟ در حالت ایده آل، قبل از اینکه پروژه خود را شروع کنید، باید قبل از شروع و مدیریت پروژه، یک فرایند حل مسئله ای داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که در برنامه باقی می مانید و اهداف خود را برآورده می کنید.

مدیریت مشکل فرایند شناسایی و حل مشکلات است. مشکلات کارکنان یا تامین کنندگان، مشکلات فنی، کمبود مواد و… ممکن است تاثیر منفی بر پروژه شما داشته باشند. اگر این مشکل حل نشده بماند، شما در معرض ایجاد اختلافات غیر ضروری، تاخیر و یا حتی ناتوانی در تولید محصولات خود هستید.

مشکلات در برابر خطرها

مشکلات و خطرات کاملا یکسان نیستند. با این حال، ماهیت دقیق هر دو تا حد زیادی قبل از شروع ناشناخته است. با خطرات، معمولا یک پیش فرض کلی وجود دارد و یک علت برای نگرانی وجود دارد. در عوض مشکل کمتر قابل پیش بینی است؛ مشکل می‌تواند بدون هشدار ظاهر شود. به عنوان مثال، عدم توانایی یافتن کارکنان واجد شرایط یک خطر قابل شناسایی است. با این حال، هنگامی که یکی از کارکنان شما تصادف می‌کند و برای سه هفته در بیمارستان بستری شده است، به مشکل تبدیل می‌شود!

مهم است قبل از آغاز پروژه، خطرات را شناسایی کنید. سپس شما می‌توانید یک برنامه برای مدیریت این خطرات را به طور فعال با راه حل‌هایی که قبلا از طریق آن پیش بینی کرده اید و پیش از آن طراحی کرده اید، ایجاد کنید. با این حال، هنگامی که با مشکلات رو به رو می‌شوید، شما باید با آن‌ها برخورد کنید. بنابراين، ابزار مديريت مشکل يک فرآيند برنامه ريزی برای مقابله با يک مشکل غير منتظره است.

کارنامه مشکلات

مشکلات به عنوان شکاف‌ها، ناسازگاری‌ها، و یا درگیری‌ها شناخته می‌شود و باید در هنگام وقوع ثبت شوند. هنگامی که یک کارنامه از مشکلات را ایجاد می‌کنید، ابزاری برای گزارش دادن و ارتباط با اتفاقات پروژه فراهم می‌کنید. این باعث می‌شود که اطمینان حاصل کنید که مشکلات در واقع افزایش یافته اند و سپس به سرعت و به طور موثر بررسی و حل می‌شوند. بدون یک فرآیند تعریف شده، می‌توانید مسائل را نادیده بگیرید یا آن‌ها را تا زمانی که خیلی دیر شود تا با آن ها مقابله کنید به اندازه کافی جدی نگیرید.

یک کارنامه مشکلات به شما اجازه می‌دهد تا موارد زیر را انجام دهید:

  • یک روش ایمن و قابل اعتماد برای تیم برای رفع مشکلات وجود دارد.
  • مسئولیت به افراد خاص برای هر مشکل پیگیری و اختصاص داده می‌شود.
  • مشکلات را به راحتی تجزیه و تحلیل و اولویت بندی کنید.
  • راه حل مشکل برای مرجع آینده و یادگیری پروژه را ثبت کنید.
  • بر سلامت کلی و وضعیت پروژه نظارت کنید.

اطلاعات موجود در کارنامه مشکل

نوع مشکل
: آن دسته از مشکلاتی که احتمالا با آن‌ها مواجه هستید را تعریف کنید. این به شما کمک می‌کند مسائل را ردیابی کنید و افرادی را برای حل آن‌ها تعیین کنید. انواع مشکلات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

  • فنی: مربوط به یک مشکل فنی در پروژه است.
  • فرآیند کسب و کار: مرتبط با طراحی پروژه است.
  • مدیریت تغییر: مرتبط با تغییرات کسب و کار، مشتری یا محیط زیست است.
  • منابع: مربوط به مشکلات تجهیزات، مواد و یا افراد است.
  • شخص ثالث: به مسائل مربوط به فروشندگان، تامین کنندگان یا یکی دیگر از طرفین خارجی است.

چارچوب مدیریت مشکلات

شناسایی کننده
: کسی که مشکل را کشف کرده شناسایی و ثبت کنید.

زمان بندی
: زمانی که مشکل شناسایی شده را تعیین کنید.

شرح
: جزئیات بیشتر در مورد آنچه رخ داده است، و تاثیر بالقوه ارائه دهید. اگر مشکل حل نشده باقی بماند، مشخص کنید که کدام بخش از پروژه تحت تأثیر قرار خواهد گرفت.

اولویت
: رتبه بندی اولویت را به مشکل اختصاص دهید.

  • اولویت بالا: یک مشکل حیاتی که تأثیر زیادی در موفقیت پروژه دارد و می‌تواند پروژه را به طور کامل متوقف کند.
  • اولویت متوسط: مشکلی است که تأثیر قابل توجهی خواهد داشت اما پروژه را متوقف نخواهد کرد.
  • اولویت کم: مشکلی است که بر فعالیت‌های مربوط به مسیر بحرانی تأثیر نمی‌گذارد و احتمالا در برخی مواقع تاثیر زیادی خواهد گذاشت.

واگذاری/ مالک
: مسئول حل مسئله را تعیین کنید. این شخص ممکن است یک راه حل را در اختیار داشته باشد. با این حال، او مسئول پیگیری آن است و حصول اطمینان از آن مطابق با اولویت آن است.

تاریخ حل اهداف
: مهلت حل مسئله را تعیین کنید.

وضعیت
: پیشرفت راه حل را با یک برچسب پیگیری کنید و وضعیت کلی مشکل را مشخص کنید.

شرح عمل/ راه حل
: وضعیت مشکل و آنچه انجام شده است برای یافتن و اجرای یک راه حل را شرح دهید به طوری که تاریخ هر اقدام را شامل شود.

راه حل نهایی
: شامل توضیح مختصری از آنچه که برای رسیدگی به این مشکل انجام شده است.

چارچوب مدیریت مشکلات

کارنامه مشکلات خود را با یک چارچوب یا فرایند تکمیل کنید. این چارچوب به تیم پروژه کمک می کند تا پس از شناسایی و ورود به سیستم، با مشکلات مربوط به آن ها آشنا شوید.

یکی از چالش های اساسی مدیریت مشکلات این است که مشکل را به سرعت و با کمترین تاثیر ممکن بر روی پروژه حل کند. این ابزار برای تصمیم گیری در هنگام ایجاد مشکلات، ساختاری فراهم می‌کند. همچنان که چارچوب را توسعه می‌دهید، به یاد داشته باشید که نیازهای تیم خود را در نظر بگیرید.

همچنین لازم است مطمئن شوید که تمام مشکلات مربوط به بررسی پیاده سازی خود را پوشش داده اید. این جایی است که شما درس‌هایی را برای پروژه‌های آینده یاد می‌گیرید. هرچه بیشتر در مورد مشکلات خود یاد بگیرید، بهتر است برای پروژه بعدی آماده شوید. بعضی از مسائل ممکن است دوباره رخ دهد، بنابراین با ثبت آنچه که از پروژه‌های قبلی آموخته اید، تیم‌های بعدی پروژه را برای شناسایی مشکلات آسان تر و موفقیت‌آمیزتر کمک می‌کنید. مشکلات دیگر ممکن است بخشی از یک الگوی خطر که شما می‌توانید با ارزیابی خطر اولیه شناسایی و مدیریت کنید باشند.

کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.

به این مطلب چه امتیازی می دهید ؟
[Total: 0 Average: 0]

سید وحید مرتضوی

مدیر محتوای اکوموتیو، کارشناسی ارشد بهینه سازی از دانشگاه صنعتی امیرکبیر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا
بستن