معرفی بهترین نرم افزار‌های مدیریت پروژه رایگان برای استارتاپ‌ها

مطمئنا با نرم افزار مدیریت پروژه آشنا هستید، به طور خلاصه این نرم افزار برای برنامه‌ریزی پروژه، پیشبرد فرآیندها، تعیین مسئولیت‌های هر بخش از پروژه و… به کار می‌رود. به صورت کلی می‌توان گفت نرم افزارهای مدیریت پروژه یا همان برنامه‌های Project Management به صورت مخفف PM قابلیت مدیریت بخش‌های مختلف پروژه را به شما می‌دهند.

 قبل از استفاده از نرم‌ افزار مدیریت پروژه چه سوالاتی را باید پاسخ دهیم؟

راه‌حل و کارکردهای نرم‌ افزار مدیریت پروژه به طور قطع جزو ابزاری محسوب می‌شوند که، صرف نظر از ارزش سازمانی شناخته شده خود، می‌توانند استارتاپ شما را به طور حرفه‌ای ارتقا دهند.

• آیا خرید سیستم مدیریت پروژه شناخته شده و مشهور برای یک شرکت کوچک یا متوسط سرمایه گذاری منطقی محسوب می‌شود؟

برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط خرید سیستم‌های مدیریت پروژه شناخته شده در ابتدای کار توصیه نمی‌شود بلکه پیشنهاد می‌شود ابتدا با نرم افزارهای مدیریت پروژه آشنا شوند و بعد از استفاده‌ی کاربردی از آن‌ها با افزایش تعداد پروژه‌ها سرمایه‌گذاری لازم را برای خرید سیستم‌های مدیریت پروژه در نظر بگیرند.

از دلایل سرمایه گذاری برای خرید نرم افزارهای مدیریت پروژه که گامی هوشمندانه برای شرکت‌های کوچک محسوب می‌شود، این است که به کارگیری آن‌ها برای این کسب و کارها در حقیقت منجر به کاهش اشتباهات، مشکلات مربوط به پروژه‌های سازمان و هزینه‌ها می‌شوند.

• آیا نرم افزار مدیریت پروژه رایگان می‌تواند فعالیت‌های گسترده را برای شما مدیریت کند؟

پس از استفاده و تجزیه و تحلیل نرم افزارهای پروژه‌ رایگانِ متفاوت با جرات می توانیم بگوییم، برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت و اجرایی شدن پروژه‌ها امکانات رایگان را در اختیار مخاطبان قرار دهند. برنامه های PM رایگان دیگر به صورت آن صفحات اکسلی که در ذهن داشته و داریم، نیستند. بلکه، کاملا متحول شده و به سیستم های آنلاین قدرتمند همکاری تبدیل شده اند که پیشرفت آنها به آسانی برای همه قابل فهم و رویت است. در سیستم‌های مدیریت پروژه و برنامه‌های PM امکانات بسیاری وجود دارد که قادر به ذخیره داده‌های ارزشمند، ردگیری زمان و هزینه، کمک به ایجاد محتوای مربوط به پروژه و البته هدایت کاربران به سطحی جدید از بودجه‌بندی هوشمندانه، هستند.

مراحل راه اندازی استارتاپ

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه رایگان در سال ۲۰۱۸ کدام است؟

نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای انجام فعالیت‌های آنلاین کسب و کارها جهت مدیریت پروژه‌ها و هماهنگی بهتر و کارآمد بین اعضا قابل استفاده می‌باشند. در زیر نمونه‌هایی از پرکاربردترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین رایگان را در سال ۲۰۱۸ معرفی می‌نماییم :

• ترلو Trello
• آسانا Asana
• پی گیر Peygir
• تسکولو Taskulu
• گانت پروجکت Gantt Project

ترلو Trello

نرم افزار مدیریت پروژه Trello در سال ۲۰۱۱ توسط شرکت فاگ کریک ساخته شد که بخش اصلی خدمات و امکانات آن به جز بخش Trello Business class رایگان می‌باشد. ترلو یک نرم افزار تحت وب است و به دلیلی پشتیبانی کامل زبان فارسی، و محیط ساده و قابل فهم، یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان محبوب و پرکاربرد در بین ایرانیان می‌باشد که از آن در سطح وسیعی، برای اجرایی نمودن پروژه‌ها، استفاده می‌شود. ترلو به صورت اپلیکیشن موبایل و تبلت برای تمامی سیستم عامل‌ها طراحی شده است.

اساس کار Trello

نرم افزار مدیریت پروژه ترلو از سه بخش Board، List ، Card تشکیل شده است.

Board

بستر مدیریت پروژه‌ها که هدف اصلی و کلی شماست بورد نام دارد، بورد در واقع همان تخته وایت برد شماست اما در قالب دیجیتال و تحت وب. از ویژگی‌های بارز بورد پویا بودن آن است به این معنا که قابلیت گسترش و تغییر را در تمام بخش‌های مدیریت پروژه دارا است.

List

بخش های ترلو به صورت زیرمجموعه‌ای هستند و هر بخش تکمیل کننده‌ی بخش‌های دیگر است، لیست‌ها بخشی از بورد هستند که شما می‌توانید برای مدیریت و اجرایی نمودن پروژه‌های کوچک و بزرگ کلیه وظایف خود را در آن‌ها ثبت و طبقه‌ بندی نمایید.

Card

کارت‌ها تکمیل کننده‌ی بخش لیست در ترلو هستند در کارت‌ها وظایف هر یک از اعضای تیم ثبت می‌شود، کارت‌ها از قابلیت جابجایی بین لیست‌ها برخوردارند.

با ترلو می‌توانید مراحل انجام پروژه را در سه بخش To do، Doing، Done تقسیم و برنامه ریزی کرده و به انجام پروژه نظم خاصی بدهید. To do شامل تمامی مراحل پروژه است که قصد انجام آن را دارید، Doing شامل بخش‌هایی از پروژه یا وظایف اعضای تیم است که در مراحل انجام قرار دارند.

Done نیز کلیه بخش‌ها و وظایفی از پروژه را شامل می‌شود که به پایان رسیده است.

Trello Business Class

ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمند با سطح امنیت بالا است اما یکی از امکانات جدید ترلو که به قدرت امنیت ترلو افزوده است Trello Business Class می‌باشد. استفاده از این بخش رایگان نیست و هر یک از اعضای تیم باید به صورت ماهانه اشتراکی را خریداری نمایند.

از مهمترین ویژگی‌های این بخش علاوه بر امنیت بالا در حفظ و نگهداری اطلاعات پروژه‌ها می‌توان به دسترسی مدیر پروژه به تمام مراحل اجرایی توسط اعضای تیم، پشتیبانی و در اولویت قراردادن مشتریان از طریق دریافت ایمیل، محدود کردن دسترسی اعضا از طریق ایمیل و اضافه نمودن اعضا از طریق Google Apps و…. اشاره نمود.

مزایای ترلو

• ترلو یک نرم افزار منعطف، سریع و در عین حال ساده، برای مدیریت پروژه‌های شرکت می‌باشد. با استفاده از ترلو می‌توانید آماری دقیق و شفاف از کلی‌ترین تا جزئی‌ترین بخش‌های انجام پروژه را آماده و بایگانی نمایید.
• از دیگر ویژگی‌های ترلو مدیریت زمان می‌باشد. هنگامی که انجام پروژه‌ای را شروع می‌کنید به صورت خودکار زمان ثبت شده، مدت زمان سپری شده، زمان باقی مانده که برای پایان بخش‌های مختلف پروژه لازم است را به شما یادآوری می‌کند.
• عضویت در بوردهای ترلو نامحدود است، برای طرح مسائل مهم میان تیم پروژه می‌توانید تمام افراد مدنظرتان را به بورد ترلو اضافه نمایید و به بحث و تبادل نظر در جهت مدیریت و اجرایی نمودن پروژه بپردازید.

لیست فضاهای کار اشتراکی

آسانا Asana

یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت پروژه تحت وب  Asana  است، این نرم افزار در سال ۲۰۰۸ به بازار آمد و می‌توان آن را به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای تیم های IT معرفی نمود. نسخه ی معمولی و پایه این نرم افزار کاملا رایگان است، اما استفاده از نسخه کلود از طریق خرید اشتراک ماهانه یا سالانه ممکن است.

این نرم افزار بر روی تمامی سیستم عامل‌های موبایل قابل استفاده است و به پنج زبان انگلیسی، فرانسوی، پرتغالی، آلمانی و اسپانیایی منتشر شده است.

هدف آسانا توانمند ساختن کسب وکارها برای پیشبرد اهداف به صورت برنامه ریزی شده در جهت رشد و پیشرفت بشریت است.

با Asana هر تیم می‌تواند یک فضای کاری ایجاد کند. فضاهای کاری شامل پروژه‌ها و پروژه‌ها شامل وظایف است. در هر فضا، کاربران می‌توانند یادداشت‌ها، نظرات، پیوست‌ها و برچسب‌ها را اضافه کنند. کاربران می‌توانند پروژه‌ها و وظایف را دنبال کنند، و هنگامی که وضعیت یک پروژه یا کار تغییر می‌کند، به کلیه به روزرسانی‌ها در مراحل مختلف پروژه دسترسی داشته باشند.

دسته بندی استارتاپ های ایرانی

پی‌گیر Peygir

Peygir یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین ایرانی‌ست که فعالیت خود را از سال ۱۳۹۳، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز کرده است. با پی‌گیر می‌توانید مجموعه‌ی مختلفی از فعالیت‌ها را براساس تخصص به افراد تیم‌تان بسپارید، از زمان صرف شده در هر کار با جزئیات کامل آن آگاه شوید و آن را مدیریت کنید.

در مقایسه با سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه‌ی ایرانی، پی‌گیر امکانات کامل‌تری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از انعطاف چشمگیری برخوردار است و به شما اجازه می‌دهد که بتوانید کلیه فرآیندهای کسب و کارتان را در آن پیاده‌سازی نمایید. علاوه بر این، محیط کاربری آن برای تمام فارسی زبانان کاملا کاربرپسند است. در این نرم‌افزار از لحظه‌ی شروع به کار، تقویم فارسی (جلالی) برای کاربران قابل استفاده است.

پی‌گیر همواره با توجه به نیاز کاربران در حال توسعه و افزایش کارایی است و به صورت مستمر افزونه‌هایی ارائه می‌دهد که امکانات بیشتری را برای کاربران فراهم می‌نماید، از این رو می‌توان گفت در پی‌گیر، نقطه‌ی توقفی وجود ندارد و هیچ‌کاری غیرممکن نیست.

نسخه جدید پی‌گیر در بهمن ماه ۹۶ منتشر شد که در این نسخه واسط کاربری بهبود قابل‌توجهی یافته است. در این نسخه افزونه‌هایی براساس نیاز کاربران نیز ارائه شده است :

• سامانه اطلاع‌رسانی پیامکی
• سامانه ارتباط ایمیلی
• مدیریت حضور و غیاب
• مدیریت اسناد
• ارتباط با پیام‌رسان تلگرام

تسکولو Taskulu

در پاییز ۹۲ نرم افزار تحت وب ایرانی Taskulu فعالیت خود را آغاز کرد، Taskulu از دو واژه Task به معنی کار یا وظیفه و kulu در اصل واژه ای نشات گرفته از زبان آفریقایی با نوشتار zulu است به معنی عظیم و بزرگ است در اصل تسکولو به معنی کار بزرگ می باشد. در پاییز ۹۳ اولین نسخه این نرم افزار با زبان انگلیسی و با هدف بازارهای بین المللی منتشر شد. این نرم افزار زبان‌های انگلیسی و اسپانیایی را همراه با تقویم جلالی پشتیبانی میکند. تسکولو به صورت اپلیکیشن برروی تمامی سیستم عامل های موبایل قابل استفاده است.

در اجرای یک پروژه با استفاده از Taskulu می‌توان به راحتی فهرست وظایف ایجاد و آن‌ها را مدیریت کرد و در سه بخش To do ،Doing ،Done قرار داد. وجود این مراحل، پیگیری وضعیت انجام فعالیت‌ها توسط اعضای تیم را سریع‌تر و آسان‌تر کرده و از دوباره کاری در مراحل اجرایی پروژه جلوگیری می‌نماید. به طور کلی تسکولو به عنوان یک نرم افزار مدیریت پروژه کارآمد با توانایی ارتباط تیمی گامی مهم برای انجام و مدیریت پروژه‌های شرکت شما می‌باشد.

با تسکولو می‌توانید لحظه به لحظه با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و زمانی که صرف انجام پروژه می‌شود را ثبت و براساس آن گزارش‌های کاری دقیقی برای خود تهیه کنید.

از دیگر قابلیت‌های تسکولو پیوست کردن و به اشتراک‌گذاری فایل‌های کاری لازم برای اجرای پروژه بین اعضای تیم، ثبت دیدگاه، و منشن کردن اعضا و گفتگوهای گروهی و خصوصی می‌باشد.

استفاده از تسکولو و عضویت در آن ابتدا برای کلیه کسب و کارها رایگان و بعد از مدتی استفاده از آن برای سطوح مختلف دسترسی نیازمند پرداخت هزینه است.

امروزه سطوح مختلفی برای استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو در نظر گرفته شده که سطح پایه آن برای کسب و کارهای نوپا و کوچک که دارای ۱۰ کاربر یا کمتر هستند کاملا رایگان است.

سطوح تجاری، حرفه‌ای و اختصاصی تسکولو که استفاده از آن نیازمند پرداخت هزینه به دو صورت ماهانه و سالانه است براساس نوع نیاز سازمان‌ها مشخص شده است.

گانت پروجکت Gantt Project

Gantt Project یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان ست که یکی از دلایل انتخاب آن ۵ زبانه بودن این برنامه می‌باشد.

Gantt Project یک برنامه دسکتاپ برای کاربران ویندوز، osx و لینوکس است که به صورت رایگان قابل دانلود است. این نرم افزار با پیروی از مثال پروژه MS، با ایده اصلی فراهم آوردن تخصیص منابع یکسان و قابلیت گانت برای کاربران کسب وکارهای مبتنی بر بودجه، طراحی شده است. همچنین با ایجاد امکان سازماندهی کار به شیوه‌ی شخصی، وارد کردن تعداد زیادی داده و خروجی گرفتن از آن‌ها، یا استفاده از هر قالب پلتفرم رایگان برای صرفه جویی در زمان، توانسته انتظارات گروه­‌های بزرگ و غیر مرتبط را پاسخ دهد.

قابلیت اصلی این سیستم، بیشتر به دلیل جدول‌بندی آن است، با این رویکرد که کاربران را قادر سازد کار را در ساختار تفکیک شده مورد نظر سازماندهی کنند، و وظایف و فعالیت‌ها و راه‌حل مطلوب آن­‌ها را به همان صورت که در زمان کار با خدمات پروژه MS انجام می‌دادند، ایجاد کنند. شیوه عملکرد نیز نسبتا مشابه است،که بدین معناست که کاربران می‌توانند وظایف را اولویت‌بندی، هزینه­‌ها راپیگیری، یادداشت‌برداری و همچنین قالب‌ها را با موضوعات سفارشی، شخصی‌سازی کنند. گانت پروجکت همچنین امکان جداسازی و اجرای مستقل وظایف را فراهم می‌کند و خطوط اصلی را ترسیم می‌کنند که در آن می‌توان دستیابی به هدف را در هر یک از  طرح‌ها  مقایسه کرد.

یکی از بزرگترین مزایای نمودارهای گانت چارت توانایی مجسم کردن راحت پروژه است. برای یک پروژه‌ی بزرگ کاری می‌توان از نمودار گانت چارت برای تجسم حالت کلی پروژه استفاده کرد.

مخاطب گانت پروجکت چه کسی است‌؟

گروه‌های متنوع (ازجمله گروه‌های بین المللی) که در جستجوی مدیریت پروژه‌های نیمه تجاری، با ویژگی‌های پروژه MS، هستند.

چه امکاناتی به صورت رایگان در دسترس هستند؟

 گانت پروجکت یک برنامه کاملا رایگان است که هیچ طرح سازمانی را به کاربران تجاری عرضه نمی‌کند. از وب سایت رسمی آن‌­ها برای دانلود این برنامه می‌توانید بازدید کنید، خواهید دید که تمامی قابلیت‌ها برای استفاده، در دسترس خواهند بود.

در این مقاله چند مورد از کاربردی‌ترین انواع نرم افزار مدیریت پروژه رایگان معرفی شدند، استفاده از این نرم افزارها سبب می شود در زمان و هزینه‌های کسب و کار خود صرفه‌جویی کنید. کار کردن با نرم افزارهای مدیریت پروژه ذکر شده در بالا به هیچ وجه پروسه‌ی سخت و دشواری ندارد، از همین امروز شروع کنید.

منبع: وبسایت beloved marketing