یک گزارش حقایق مربوط به یک رویداد یا موضوع خاص را ارائه داده و یا خلاصه می‌کند. هدف مراحل گزارش نویسی این است که افرادی که با این موضوع آشنایی ندارند، می‌توانند هر آنچه را که نیاز دارند از یک گزارش خوب متوجه شوند. گزارش‌ها به راحتی می‌توانند به سرعت به یک موضوع توجه کنند، اما در واقع نوشتن گزارش هر چیزی آسان نیست.
گزارش کار چیست؟
از نظر فنی، تعریف گزارش بسیار مبهم است: هر گونه گزارش، گفتاری یا نوشتاری، از موضوعات، نتایج و تفاسیر مربوط به یک موضوع خاص یک گزارش کار است. این مورد می‌تواند به هر چیزی از شهادت دادگاه گرفته تا گزارش کتاب یک دانش آموز اشاره داشته باشد.
گزارش در لغت به معنی اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است. گزارش کار در اصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند و گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل سالم نویسی و ساده نویسی استوار باشد.
در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان، طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد. مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
وقتی مردم در مورد «گزارش‌ها» صحبت می‌کنند، در اکثر موارد به اسناد رسمی اشاره دارند که حقایق یک موضوع را مشخص می‌کند و معمولاً توسط یک متخصص در مورد موضوع یا شخصی که برای بررسی آن تعیین شده و نوشته شده است. انواع مختلفی از گزارش ها وجود دارد که با این توضیحات مطابقت دارند: چه نوع اطلاعاتی در گزارش ها به اشتراک گذاشته می‌شود؟ اگرچه از همه حقایق استقبال می‌شود، اما گزارش‌ها به طور ویژه تمایل دارند محتوای خاصی را بیان کنند.
گزارش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها
- تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در اینصورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد.
- ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان
- بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی
- توصیه شما در مورد اقدامات آتی
- نتیجه‌گیری
اهمیت گزارش نویسی در چیست؟
بسیاری افراد نوشتن گزارش کار اداری را کاری وقت گیر، بیهوده، سخت و همراه با صرف انرژی زیادی می‌دانند و فکر می‌کنند حجم کارها و فعالیت‌های روزانه آنقدر بالاست که زمانی برای نوشتن گزارش باقی نمی‌ماند و از ثبت آن سر باز می‌زنند. عده ای از کارمندان میانی هم هستند که گزارش کار اداری می‌نویسند؛ اما گزارش آن ها به دلیل عدم رعایت برخی اصول و قواعد، چنگی به دل نمی‌زند و چندان کاربردی و مثمر ثمر نمی‌باشد. در صورت رعایت اصول گزارش نویسی می‌توانید عملکرد خود را بالا برده و بهبود بخشید.
با گزارش نویسی، ذهن‌تان به مرور نظم گرفته، سرعتتان بالا رفته و قطعا بازدهی و پیشرفت بیشتری پیدا می‌کنید. احتمالا برخی از همکاران شما هم در محیط کار هستند که با وجود فعالیت کم‌تر، به علت تسلط بر شیوه گزارش کردن فعالیت‌ها می‌توانند مهم و اثرگذار جلوه کنند و به این شیوه، پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی کنند.
گزارش‌ها ارتباط نزدیکی با مقاله نویسی دارند، اگرچه برخی از تمایزات به شکل واضح وجود دارد. هم مقالات و هم گزارش‌ها بر حقایق تکیه می‌کنند، اما مقالات نظرات و استدلال‌های شخصی نویسندگان را اضافه می‌کنند در حالی که گزارش‌ها معمولاً فقط به حقایق می‌چسبند، اگرچه ممکن است برخی از تفسیرهای نویسنده نیز در گزارش به خصوص در بخش نتیجه‌گیری ذکر شود. علاوه بر این، گزارش‌ها به‌شدت سازمان‌دهی شده‌اند، معمولاً با فهرست مطالب و عناوین و زیرعنوان‌های فراوان. این امر بررسی گزارش‌ها را برای دستیابی به اطلاعات مورد نظر توسط خوانندگان آسان‌تر می‌کند.
آشنایی با نحوه گزارش نویسی و ساختار یک گزارش
ساختار یک گزارش به نوع گزارش و الزامات تکلیف بستگی دارد. در حالی که گزارش‌ها می‌توانند از ساختار منحصر به فرد خود استفاده کنند، اکثر آنها از الگوی اساسی زیر پیروی می‌کنند.
خلاصه جامع
درست مانند یک چکیده در یک مقاله دانشگاهی، خلاصه اجرایی یک بخش مستقل است که یافته‌های گزارش شما را خلاصه می‌کند تا خوانندگان بدانند چه انتظاری از گزارش داشته باشند. این مورد بیشتر برای گزارش‌های رسمی استفاده می‌شود.
مقدمه
با تنظیم بدنه گزارش، مقدمه شما موضوع کلی را که می‌خواهید درباره آن بحث کنید و هرگونه اطلاعات لازم برای دانستن پیش‌زمینه قبل از ورود به یافته‌های خود توضیح می‌دهد.
بدنه
بدنه گزارش تمام اکتشافات اصلی شما را توضیح می‌دهد که به سرفصل‌ها و زیرعنوان‌ها تقسیم شده‌اند. بدن اکثریت کل گزارش را تشکیل می‌دهد. در حالی که مقدمه و نتیجه هر کدام فقط چند پاراگراف هستند، بدنه می‌تواند چندین صفحه باشد.
نتیجه گیری
نتیجه گیری بخشی است که شما تمام اطلاعات گزارش خود را گرد هم می‌آورید و به تفسیر یا قضاوت قطعی می‌رسید. در این قسمت معمولا نویسنده نظرات یا استنباط‌های شخصی خود را وارد می‌کند.
انواع گزارش
گزارش تحقیقی
این گزارش بر مبنای تحقیق خالص آماده می‌شود یعنی انگیزه دانشجو یا هنرجوی محقق در تهیه گزارش، ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشکل موردنظر بوده و به منظور بالا بردن سطح اطلاعات و معلومات در زمینه موضوع مورد تحقیق و مطالعه می‌باشد. طرح تحقیقاتی زمانی کامل محسوب می‌شود که گزارش نهایی آن نوشته شده باشد. بسیاری از تحقیقات هرگز به اطلاع سایرین نرسیده است زیرا محققین نتوانسته‌اند نتایج آنها را به صورت نوشته منتشر کنند. حتی اگر قرار باشد نتیجه یک طرح به صورت شفاهی ارائه گردد، لازم است به غیر از آن، گزارش‌نهایی (جامع) تحقیق به صورت کامل نوشته شود.
گزارش کاری
اگر کارمند سازمان یا شرکتی هستید، احتمالا باید برای ثبت فعالیت‌ها و برنامه‌هایی که انجام می‌دهید، گزارش کار اداری بنویسید. مثلا به ماموریتی رفته یا به عنوان نماینده مجموعه خود از مکانی بازدید کرده اید؛ یا با افرادی جلسه گذاشته اید. در هر شرایط لازم است خلاصه ای از فعالیتی که انجام داده اید را در قالب گزارش کار اداری مکتوب کرده و به مدیر خود ارائه دهید. یکی از رایج‌ترین شیوه‌های ارتباط رسمی و کاربردی با مدیران و ارائه عملکرد درون سازمانی و یا برون سازمانی گزارش کار است. بنا به دلایل مختلف شیوه‌های مدیریتی در برخی از سازمان‌ها و موسسات، در گزارش نویسی از روش مشخصی پیروی می‌شود.
بنابراین اگر می‌خواهید گزارش کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. در این سازمان‌ها، دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه گزارش به مقامات مافوق دارند وجود دارد که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد. آموزش کارکنان سازمان ها یکی از مهمترین عوامل در نظم بخشیدن به این مهم، با هدف ایجاد یکنواختی در بکارگیری اصول صحیح نگارش و رعایت سلسله مراتب اداری است.
گزارش‌ها را می‌توان بر اساس نحوه نگارش به دسته‌های بیشتری تقسیم کرد. به عنوان مثال، یک گزارش می‌تواند رسمی یا غیر رسمی، کوتاه یا طولانی، و داخلی یا خارجی باشد. در تجارت، یک گزارش سلسله مراتبی، اطلاعات را با افراد در سطوح مختلف سلسله مراتب به اشتراک می‌گذارد (یعنی افرادی که بالاتر از شما و پایین‌تر از شما کار می کنند)، در حالی که یک گزارش جانبی برای افرادی در همان سطح نویسنده، اما در بخش‌های مختلف است.
ویژگی‌های یک گزارش کار کامل و کاربردی
فهرست
برای گزارش‌های چند صفحه‌ای و طولانی حتما فهرستی از عناوین تهیه کنید. این کار دسترسی به بخش‌های مختلف گزارش را برای مخاطب ساده‌تر کرده و به او کمک می‌کند، روی محتوای گزارش نیز مرور کلی داشته باشد. از طرفی فهرست‌نویسی، گزارش کار اداری شما را ساختاریافته و حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد.
هدف گزارش نویسی
کاربرد و هدف مورد نظر برای ثبت گزارش بسیار حائز اهمیت است. این اهداف می‌تواند نتیجه گیری، زمان اختصاصی برای هر کار، روند پیشرفت کاری، تعیین میزان تاثیر هر عامل با توجه به نتایجی که در آینده به دست می‌آید، کاربردی کردن هر عمل و عدم تکرار آن در صورت نیاز و… باشد.
مقدمه نویسی
مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید به چه چیزی بپردازید و خلاصه‌ای از برنامه‌هایی که باید انجام شود را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره کوتاهی هم به نتیجه مورد نظر داشته باشد.
شناخت مخاطب
چگونگی تنظیم گزارش، مهم ترین عامل در تنظیم آن است. قبل از هر چیز باید مخاطب یا مخاطبان خود را در گزارش بشناسید؛ منظور از شناخت این است که برای آنها دقیقا چه چیزهایی اهمیت دارد که شما باید در گزارش خود به آن اشاره کنید. باید بدانید که مخاطب شما دقیقا به چه اطلاعاتی نیاز دارد و دانستن چه مواردی برای او مهم است؟ در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد.
شکل صحیح کلمات
اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید به شکل درست ثبت آن توجه داشته باشید. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که هیچ نکته اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود.
بدنه اصلی گزارش
بدنه اصلی باید به دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید. برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.
توجه به عنوان و سرتیتر
در گزارش نویسی سعی کنید مواردی که در زمینه کاری مربوط به هم هستند را جدا کرده و عنوان مناسبی برای آن انتخاب کنید. این باعث منظم بودن، قابل فهم بودن و کاربردی بودن گزارش شما می‌شود. باید توجه داشته باشید که مخاطب در آغاز از موضوع و هدف آگاهی نداشته و یا آن را فراموش کرده است. در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول گزارش خود بیاورید. عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری می‌توانید از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده کنید.
رعایت قواعد دستوری
به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی(در اندازه متعادل) واژگان، دقت شود و حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند. در نگارش باید کوشید مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.
هدفمند بنویسید
در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد. جمله باید شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد و هیچ نکته اضافی و غیرضروری در جمله گنجانده نشود.
قابل فهم بودن
از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که پس از گذشت زمان نه تنها برای خودتان بلکه دیگران نیز قابل فهم باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از برخی از مخففات و نشانه‌های مختص خود اجتناب کنید.
رعایت ترتیب
کاربرد و هدفی که برای گزارش نویسی دارید تعیین کننده اصول ترتیبی است که باید حین ثبت گزارش رعایت کنید. به طور مثال اگر زمان در گزارش شما مهم است باید عملکردتان را به ترتیب زمان مشخص کنید و یا اگر ارزش و نتایج کارها مورد نظر است باید عمکردتان را بر اساس الویتی که دارند ثبت کنید.
مجموعه بندی
در گزارش، پاراگراف به معنای مجموعه جمله‌هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می‌کنند. استفاده از پاراگراف باعث شکستن یکنواختی متن، کمک به درک تقسیم بندی موضوع، آسان کردن رجوع به هر مطلب و جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی می‌شود.
بازبینی و اصلاح
آخرین بخش تهیه گزارش، بازبینی و در صورت نیاز اصلاح آن است. ممکن است در حین ثبت گزارش به دلیل مشغله فکری و کاری، خطایی داشته باشید که باعث غیرقابل فهم بودن و یا کج فهمی شود. در این بخش از کار، گزارشگر باید تمام مطالب را یک بار دیگر بازبینی، و ایرادهای آن را اصلاح کند. در آخر حتما از خودتان سوال کنید: «آیا گزارش من در راستای هدف مورد نظر آماده شده است؟» فقط در صورتی که پاسخ مثبت بود، می‌توانید آن را به مخاطب مورد نظر ارسال کنید.
تاکید بر نکته‌های مهم
هر قدر نکته ای در گزارش مهم‌تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده شود. همچنین زبان تاکید و به کار بردن عبارت‌هایی همچون: مهم ترین عامل، نکته ی اساسی و … توجه خواننده را جلب می‌کند.
مستندات
گاهی در حین جمع‌آوری اطلاعات به مستنداتی برمی‌خوریم که باید آنها را نیز در گزارش ذکر کنیم؛ مانند عکس و فیلم، نامه، اسناد مالی و غیره. اگر چنین چیزهایی باعث طولانی‌شدن متن اصلی گزارش می‌شود، بهتر است آنها را به عنوان پیوست گزارش به مخاطب ارائه دهیم. مثلا می‌توان در متن گزارش مضمون کلی یک نامه اداری را شرح داد و اشاره کرد که تصویری از نامه در فایل پیوست شماره فلان در دسترس است.
نتیجه‌گیری
در این مرحله باید به جمع آوری اطلاعات و داده ها، تحلیل و تفسیر و نتیجه گیری بر اساس داده‌ها بپردازید.
