۴ نکته برای بهبود جلسات مجازی

جلسات مجازی ناجور: همه ما آن‌ها را تجربه کرده‌ایم.احتمالا ویدیوی منتشر شده از بی‌بی‌سی را دیده‌اید که توسط دو بچه روی آنتن رفته. شاید تصادفاً صدا‌های نامطلوب ایجاد کرده‌اید در حالی که فکر می‌کردید میکروفون خاموش است. ممکن است شما هم قربانی یک نقص فنی شده‌ باشید، مانند وکیل سرخورده‌ای که فیلتر گربه را در طول جلسه دادرسی مجازی روشن کرد و نمی‌توانست آن را خاموش کند. انکار خنده‌ دار بودن آن‌ها ممکن نیست، اما همچنین به ما یادآوری می‌کنند اگرچه نشست‌های مجازی به بخش عادی دنیای ما تبدیل شده‌اند، این راه ارتباطی مشکلات زیادی دارد. فیلتر‌های گربه راکه کنار بگذاریم، تکراری بودن، اثربخش نبودن و آسانی برگزارنشدن آن‌ها جزء اشکالات اساسی‌شان است.

در حالی که پلتفرم‌هایی مانند زوم می‌توانند به گرد هم‌آوری تیم‌‌های تجاری کمک کنند، اما به اندازه جلسات حضوری اثربخش نیستند. ماهیت این گردهمایی‌های مجازی باعث می‌شود اعضای تیم دائماً با رایانه خود کار کنند، تلفن‌‌های خود را چک کنند وهنگام گوش دادن به کار‌های مهم شرکت، تسلیم حواس‌پرتی‌ها شوند.

محققان در استنفورد ثابت کرده‌اند که «خستگی زوم» یک پدیده واقعی است. اشکالات صفحه نمایش، توقف تصویر و قطعی گهگاه صدا باعث اضطراب می‌شوند و شما را به این فکر می اندازد که:«آیا این امر عمدی است، یا دوباره اتصالم قطع شده است؟». حتی نگاه کردن به صورت خودمان در صفحه سیاه نمایش استرس‌زا است و این کاملاً منطقی است. زیرا در جلسات رو در رو ما نمی‌دانیم که یقه‌مان خراب است و مو‌هایمان به‌هم‌ریخته است؛ ما فقط فرض می‌کنیم که خوب به نظر می‌رسیم.

دکتر لیبی ساندر، استادیار رفتار سازمانی دانشگاه باند استرالیا، خستگی زوم را مطالعه کرده است. او می‌نویسد که یکی از دلایلی که جلسات آنلاین خسته‌کننده‌تر از جلسات حضوری هستند، تلاش بیشتر مردم برای نشان دادن مشارکت‌شان است. او می‌گوید:«در غیاب بسیاری از نشانه‌‌های غیرکلامی، تمرکز شدید روی کلمات و تماس چشمی مداوم ملال‌آور است».

موضوع دیگر «دید» است. در جلسه‌های دو تا ده نفره یا بیشتر، هیچ مشکلی برای دیدن همه افراد حاضر دراتاق وجود ندارد و تشخیص رفتار غیرمنتظره آسان است. در جلسات مجازی نمی‌توان با همان جزئیات «دیدن» را درصفحه‌های کوچک متعدد انجام داد.

در حالی که من متقاعد نشده‌ام که دنیای مجازی در دراز مدت جایگزین قابل‌قبولی برای برخورد‌‌های چهره‌به‌چهره باشد، این واقعیت کنونی جهان ما است. بنابراین، بیایید برای بردن بیشترین بهره از جلسات راه دور راهکار‌هایی را بررسی کنیم:

• یک میانجی داشته باشید. یک نفر باید مسئول هر جلسه باشد، تا مطمئن شود همه در حال انجام وظیفه‌اند و تمامی کار‌ها پوشش داده می‌شود. در جلسات شلوغ که در آن همه میان کلام یکدیگر صحبت می‌کنند، برخی افراد حواسشان پرت می شود یا اطلاعات مهم مورد توجه قرار نمی‌گیرند. این نوع جلسات به هیچکس سودی نمی‌رساند.
• باعث شوید همه مشارکت کنند. مجری باید همه را در گفتگو مشارکت دهد. در طول جلسات حضوری معمول است، دو یا سه نفر آدم با پشتکار و صاحب نظر اجازه صحبت کردن به دیگران را ندهند. این وضعیت می‌تواند در یک جلسه مجازی شدیدتر شود زیرا شرکت در مکالمات برای افراد درون‌گرا ممکن است ناخوشایندتر باشد. زبان بدن و حالات چهره اغلب می‌تواند به شما بگوید که فردی نظر متفاوتی دارد اما برای اشترا‌ک‌گذاری آن مردد است. درک این موضوع به صورت حضوری آسان‌تر است، بنابراین مجری باید به صفحه‌های نمایش توجه کرده و افراد را به گفتگو دعوت کند. نیازی نیست روی هر اختلاف نظری که احساس می‌کنید، حساسیت نشان دهید. فقط از آن‌‌ها بپرسید که آیا ایده‌ای برای به اشتراک گذاشتن دارند یا خیر.

• به یک دستورالعمل پایبند باشید. داشتن یک دستورالعمل برای یک جلسه مجازی و عدم انحراف از آن مهم است. مردم باید بدانند که زمان برگزاری جسله، چگونگی برگزاری و ترتیب سخنرانی‌ها چیست. این به جلوگیری از تغییر موضوع بحث نشست یا پرداختن به مسأله‌ای که باید در زمان دیگری به آن پرداخته شود، جلوگیری می‌کند. میانجی‌ها باید کسانی که سعی در تغییر موضوع بحث جلسه دارند را ساکت کرده و هر موضوع مانع پیشرفت را فهرست کنند.
• به وقت مردم احترام بگذارید. رعایت یک دستور کار سختگیرانه، به وقت اعضای تیم شما احترام می‌گذارد. آن‌ها می‌دانند که اگر بگویید به مدت یک ساعت در یک جلسه به آن‌ها نیاز دارید، دو ساعت بعد، نگرانی در مورد سررسید‌ها و زمان از دست رفته دچار اضطراب نمی‌شوند. اعضای تیم همچنین قدردان دستورالعمل‌هایی هستند که به حل مسأله ختم می‌شوند، زیرا اگر موضوعی را مطرح نکرده باشند یا بخشی از تصمیم‌گیری نباشند، اجازه دارند جلسه را ترک کنند و به فعالیت‌های دیگر بازگردند.

برای من،یکی دیگر از کاستی‌های مهم در کار و جلسات از راه دور، فرصت شناخت بهتر یکدیگر در تعامل حضوری  است. ما از طریق مکالمات بی‌نظیر در اتاق استراحت، جایی که هیچ برنامه تجاری ثابتی وجود ندارد، روابط تیمی ایجاد می‌کنیم.

متاسفانه در دنیای مجازی، تقلید آن لحظات بدون ساختار و در عین حال مهم تیم‌سازی، کار سختی است. اما با این نکات، امیدواریم بتوانیم برخی از ناکارآمدی‌ها و ناهنجاری‌ها را یک بار برای همیشه از بین ببریم.