چگونه می توانم یک داشبورد مدیریتی را راه اندازی کنم؟ نمونه داشبوردهای مدیریتی محبوب ۲۰۲۴

چگونه می توانم یک داشبورد مدیریتی را راه اندازی کنم؟ دلایل خرید داشبورد مدیریتی؟ کاربردها و مزایای یک نرم افزار داشبورد مدیریتی (گزارش ساز) نسبت به نرم افزارهای مشابه مانند نرم افزار مدیریت پروژه در چیست؟

با یک مثال، بحث را آغاز و شفاف تر می نماییم: تصور کنید مشتری شما می خواهد از روند پیشرفت پروژه اش توسط شما مطلع شود اما زمان بررسی ابزارهای مختلف مانند نرم افزار مدیریت پروژه ای که شما به طور مرتب در آنها اطلاعات (بودجه، زمانبندی، برنامه پروژه و غیره) را وارد می کنید برای او سخت یا غیر ممکن است.

همچنین کارفرمایان شما نیاز دارند تا یک دید یا تصویر کلی از پروژه داشته و خود را درگیر جزییات نکرده و نگران روند پروژه نباشند. در این مواقع، شرکت های تولید نرم افزارهای مدیریتی، دست به تولید و انتشار نرم افزار گزارش ساز (داشبورد مدیریت پروژه) زده اند.

کاربرد این نرم افزارهای مدیریتی فقط به تجسم داده‌های سطح بالا محدود نبوده و با تعریف معیارهای مختلف در آن، امکان پایش سلامت پروژه را فراهم می کنند که به عنوان یک قابلیت مهم، در زمان انتخاب یک نرم افزار داشبورد مدیریتی، باید به آن دقت کنیم.

از مهم ترین ویژگی های داشبورد مدیریتی، امکان ادغام با هر برنامه  مرتبط با مدیریت پروژه (اتوماسیون اداری، نرم افزار BPMS  و ….)است د تا ذینفعان امکان صدور و گزارش دهی اطلاعات دقیق تر را برای مشخص کردن وضعیت پروژه پیدا کنند.

اگرچه در این مرحله ممکن است انتخاب و راه اندازی یک داشبورد مدیریت پروژه سخت یا دلهره آور به نظر برسد اما تمامی زمان، تلاش و هزینه ای که برای ایجاد، بررسی و تجسم داده های پروژه صرف می کنید، مخصوصا در زمان مدیریت چندین پروژه، بسیار کارا و نتیجه بخش خواهد بود و تاثیرات ان را در آینده خواهید دید.

داشبورد مدیریت پروژه چیست؟

داشبورد مدیریت پروژه، ابزاری دیجیتالی است که روند چگونگی پیشرفت پروژه های شما را ثبت و بررسی می‌کند. وظیفه این داشبورد، ارائه داده‌های بلادرنگ و در لحظه در مورد پیشرفت پروژه است. مثال‌های زیر نمونه داشبوردهای تجسم داده ها است:

• نمودار گانت و جدول زمانی پروژه که شامل نقاط عطف و مسیر بحرانی است.
• وضعیت فعلی وظایف و فرایندهای پروژه برای تشخیص هر گونه مشکل یا وابستگی به شرایط خارجی که مانع ادامه کار می‌شوند.
• شناخت شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که اعضای تیم شما برای ارزیابی سلامت پروژه استفاده می‌کنند.

چگونه یک داشبورد مدیریت پروژه ایجاد کنیم

در حالی که در طراحی داشبورد مدیریت پروژه خود، باید بر اساس نیازهای خاص پروژه، قابلیت انعطاف داشته باشید و در مورد هر پروژه روندهای مختلفی ممکن است اتخاذ شود ولی به طور کلی، فرایند ایجاد داشبورد مدیریتی در پنج مرحله صورت می پذیرد:

۱.تعیین معیارها

تعیین معیار و روش اندازه گیری میزان موفقیت پروژه، اولین مرحله است. به طور ایده آل در فاز برنامه ریزی پروژه، شما با تعیین معیارها، ردیابی وضعیت پروژه خود می توانید پیدا کنید.

دقت کنید که بخشی از  انتخاب شما در تعیین معیارها باید دقت به میزان سهولت ردیابی آنها باشد. شما نباید معیارهایی را انتخاب کنید که جمع آوری آنها بسیار وقت‌گیر یا بی‌معنا باشد. انتخاب معیارهای همه جانبه و جلوگیری از جمع آوری معیارهای زیاد، از اقدامات هوشمندانه در مرحله تعیین KPI است.

خواندن مقاله زیر در یادگیری بیشتر این موضوع به شما کمک خواهد کرد :

KPI معروف در طراحی داشبورد هوش تجاری

۲. جمع آوری داده‌ها

داده های تمیز و دسته بندی شده، قسمت مهم و قلب پروژه هستند. پیدا کردن و به دست آوردن داده های خوب می تواند در رسیدن به نرخ کلیک و نرخ پرش (bounce rate)، درآمد و هزینه تمام شده و میزان پیشرفت تأثیر مثبتی داشته باشد. یک مثال از این مورد، تصمیم سازمان شما در پیاده سازی یک فناوری جدید است. اگر هدف سازمان شما، رسیدن به نرخ پذیرش کارکنان به مقدار ۶۰ درصد باشد، برای سنجش این میزان، همزمان با پیشرفت پروژه، عملکرد تیم پیاده سازی را از ابعاد مختلف با داده های مختلفی که در این مرحله بدست می آوردید می توانید نظارت کنید و در صورت عدم پیشرفت پروژه، رویکرد خود را بر این اساس تغییر داده و تنظیم کنید.

.طراحی رابط کاربری

پس از اینکه مجموعه ای از پارامترهایی که با آنها قصد نظارت بر پروژه را دارید، تعیین کردید، زمان طراحی کارآمدترین چیدمان برای داشبورد است. بررسی کنید آیا داده های شما در قالب یک نمودار دایره ای گویاتر است یا نمودار میله ای؟ آیا رابط گرافیکی شما به خوبی توسط سایر اعضای تیم، قابل درک است؟ فراموش نکنید که در تمام نمودارهای خود از مقیاس ثابت استفاده کنید.

۴.مونتاژ عناصر داشبورد

آخرین مرحله برای ساخت داشبورد مدیریت پروژه، قرارگرفتن عناصر در یک الگوی منسجم است. این عناصر باید در یک نگاه، قابل یادگیری، جذاب و قابل درک باشند. برای اینکه داشبورد شما پاسخگو ذینفعان باشد، باید به راحتی با کشیدن و رها کردن (drag and drop) بتوانید با آنها کار کنید.

۵.پایش سلامت پروژه

هنگامی که داشبوردهای مدیریتی خود را برای ارائه خدمات هوش تجاری طراحی کردید، از قابلیت دسترسی توسط ذی‌نفعان مطمئن شوید. فراموش نکنید داشبوردها ابزارهای مهم مدیریت پروژه برای ردیابی پروژه و پیام رسانی به ذی‌نفعان هستند که باید بتوانند به طور منظم از آنها استفاده کنند.

۶. جزء کلیدی داشبوردهای مدیریت پروژه

تمامی داشبوردهای مدیریت پروژه، باید قابل تنظیم باشند. نوع و اندازه داده‌هایی که برای ارائه گزارش انتخاب می کنید به موارد زیر بستگی دارد:

• اندازه و پیچیدگی پروژه یا پرتفوی
• اهداف و مقاصد مشخص شده در برنامه پروژه
• ترجیحات ذینفعان
• هر گونه بینشی (vision) که شما به عنوان مدیر پروژه می خواهید منتقل کنید

نمونه داشبوردهای مدیریتی محبوب

در اینجا چند نوع داشبورد مدیریت پروژه محبوب وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید:

داشبورد درآمد و مشتری

این داشبورد، برای نمایش درآمد و  نقش هر مشتری در درآمد یک پروژه یا کسب و کار را نشان می دهد، به همراه تجزیه ای از اینکه  نقش هر مشتری در آن چگونه است. با استفاده از این داشبورد و نمای کلی آن، میانگین درآمد هر مشتری، تعداد مشتریان اخیر و هزینه جذب هر مشتری جدید را می توانید مشاهده کنید. این نوع داشبوردها به خصوص هنگام برنامه ریزی برای بازاریابی بسیار مفید است زیرا بر اساس آن می دانید که چقدر برای جذب مشتریان جدید سرمایه گذاری کنید.

داشبورد رضایت مشتری

اجزای داشبورد رضایت مشتری، نحوه احساس مشتریان در مورد خدمات شما و همچنین میزان احتمال مشتری ماندن آنها را ردیابی می کند. این مکان خوبی برای گزارش نتایج تحقیقات بازار و نظرسنجی های مشتری است. این اعداد، نرخ حفظ و تکرار کسب و کار را نشان می دهد و اینکه چقدر احتمال دارد مشتری شما را به دیگران توصیه کند.

داشبورد عملکرد فروش

نمودارهای عملکرد فروش با نمودارهای داده‌های مالی دقیق در یک قالب ساده و قابل درک به شما کمک می‌کنند تا ارزش طول عمر مشتریان، هزینه‌های جذب مشتری و رشد فروش را نظارت کنید. همچنین می‌توانید از این اطلاعات برای بررسی تأثیر کمپین های بازاریابی خود بر میزان فروش محصولات استفاده کنید.

داشبورد مدیریت نقدینگی و امور مالی

مدیران مالی برای کنترل جریان نقدینگی و میزان دریافتی و پرداختی ها از داده های داشبورد مدیریت وجوه استفاده می کنند. این نوع داشبورد می تواند تراز نقدی متحرک را به صورت هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه برای نظارت بر روندهای کوتاه مدت تا بلندمدت استفاده  گردد. در این نوع داشبوردها، به جای جدول، می توان آمار را به صورت گرافیکی نمایش داد تا جذابیت بصری آن را افزایش دهید.

داشبورد استخدام و جذب نیرو

پروژه‌هایی که شامل گسترش نیروی کار شما هستند نیاز به بازخورد و تجزیه و تحلیل خوبی دارند تا به شما امکان دهند منابع خود را در جایی با بیشترین کارایی قرار دهید. داده‌های استخدام در داشبورد پروژه به شما نشان می‌دهد پولی که برای استخدام صرف کرده‌اید باعث استخدام‌ چه تعداد جدیدی شده‌است. همچنین می توانید روندهای بلندمدت مانند آمار نگهداری نیروی کار را کنترل کنید.

داشبورد تجزیه و تحلیل وب

اگر یک کمپین رسانه اجتماعی یا کمپین های بازاریابی یک وبسایت را مدیریت می کنید، داشبوردهای تجزیه و تحلیل می تواند در نشان دادن بازدیدهای صفحه، جزئیات گسترش، نرخ پرش و نرخ تبدیل هدف به شما کمک کند. همچنین اطلاعاتی دقیق‌تر مانند اینکه بازدیدکنندگان وب‌سایت شما از کجا می‌آیند، چقدر در سایت می‌مانند و چگونه در صفحات شما پیمایش می‌کنند، از این داشبوردها قابل استنتاج است.

داشبورد تدارکات

داده های تدارکات، برای بررسی تعداد و هزینه تامین کنندگان مختلف را به کار می آید تا بتوانید ریسک خود را ارزیابی کرده و برنامه های اضطراری را برای زمانی که مشکلی در زنجیره تامین رخ می دهد، توسعه دهید. این جزء داشبورد از یک سیستم رتبه بندی وضعیت برای گروه بندی تامین کنندگان بر اساس قیمت، قابلیت اطمینان و ارتباط استفاده می کند.

امیدواریم این مقاله توانسته باشد، مجهولات و ابهامات شما در خرید و انتخاب نرم افزار داشبورد مدیریتی را تا حد زیادی برطرف نماید.

اطلاعات بیشتر در این زمینه را در مقاله زیر می توانید دنبال کنید:

لیست ۱۲ نرم افزار داشبورد ساز رایگان خارجی