نظام پیشنهادات امکانی را برای کارمندان و کارکنان یک شرکت به وجود می آورد تا در تنظیم خط مشی های سازمان تاثیرگذار باشند. در واقع این سیستم را می توان ارتباطی قوی بین کارفرمایان و کارمندان دانست که از طریق آن به پیشرفت سازمان کمک می شود.
نظام پیشنهادات یک فرآیند سیستماتیک است که در آن کارمندان تشویق می شوند تا ایده های خود را برای حل مشکلات بخش های مختلف سازمان، چون تولید محصول، توسعه برند و … با مدیران خود طرح نمایند. در این کانال ارتباطی ۲ طرفه، مدیران قادر به دریافت، پذیرش یا رد پیشنهادات کارمندان خود در مورد موضوعی خاص هستند. در برخی موارد حتی کارمندان می توانند نسبت به طرح انتقاد داشته باشند و نظر خود را راحت مطرح کنند.
در دوره کوچینگ مدیران و دوره های آموزش رهبری به اهمیت نظام پیشنهادات برای پیشرفت همه جانبه سازمان اهمیت زیادی داده می شود. در واقع گاهی کارمندان نقاط کوری را می بینند که با رفع آنها می توان به پیشرفت های زیادی دست یافت. مدیران می توانند با نظام پیشنهادات این نقاط کور را بشناسند و در مسیر حرکت شرکت آنها را رفع کنند.
نظام پیشنهادات چیست؟
نظام پیشنهادات به سیستمی گفته می شود که طبق آن کارمندان تشویق می شوند تا ایده های بکر خود را در حوزه های مختلف مثل رفع مشکلات، تولید محصولات جدید یا پیشرفت در زمینه ای خاص با مدیران در میان بگذارند. در واقع این نظام را می توان یک سامانه سیستماتیک به شمار آورد که کارکنان را مشتاق به مشارکت می کند. از طریق این سیستم کارمندان احساس تاثیرگذاری بیشتری در بهبود سازمان خود دارند و با انرژی بیشتری به توسعه آن کمک خواهند کرد.
به کمک نظام پیشنهادات کارمندان احساس کارآمدی و غرور می کنند، چون پیشنهادات آنها در سازمان ارزشمند شناخته می شود؛ در این صورت کارمندان تمایل بیشتری برای انجام فعالیت کارهای مختلف خود خواهند داشت.
طی مراحل نظام پیشنهادات ایده ها از بین کارکنان جمع آوری می شوند و مورد ارزیابی قرار می گیرند. حالا به صاحبان ایده های بکر پاداش هایی از سوی مدیران اهدا می شود. در واقع در این سیستم کارکنان هم در کنار مدیران قرار می گیرند تا با ارتباطات باز راه حل های نوآورانه ای برای مشکلات مختلف شرکت بیابند.
شاید مدیران و تیم تحقیقاتی آنها با وجود صرف زمان زیاد نتوانند در مورد چگونگی برآورده کردن اهداف سازمان تصمیم بگیرند؛ در صورتی که کارمندان به دلیل فعالیت های مختلف در حوزه کاری شرکت به خوبی با پیچ و خم های آن آشنا هستند و بهترین راه ها برای رسیدن به اهداف را می شناسند. حالا این افراد می توانند به کمک مدیران بیایند و ایده های خود را با آنها در میان بگذارند. با ایده های بکر کارمندان گاهی می توان مسیر موفقیت را خیلی سریعتر طی کرد.
گاهی سازمان ها با شنیدن پیشنهادات کارمندان می توانند به مشکلات پنهان مجموعه خود هم پی ببرند و روش های مناسب برای رفع آنها را شناسایی کنند.
اهداف نظام پیشنهادات چیست؟
از جمله مهمترین اهداف نظام پیشنهادات می توان به این موارد اشاره کرد:
- بهبود کارآیی شرکت از طریق ایده های کارمندان برای کاهش اتلاف و بهبود روش های کاری
- تشویق کردن کارمندان به منظور ارائه شکایت یا درخواست از مدیران
- افزایش روحیه کارمندان از طریق بیان ایده های آنها
- توسعه مهارت ها و عملکردها در حین فعالیت های کاری
پیش نیازهای ایجاد نظام پیشنهادات در شرکت ها چیست؟
کوچینگ در روانشناسی نقش مهمی دارد و به مدیران در پیشبرد اهداف شرکت کمک می کند. مدیران باید در دوره های کوچینگ و روانشناسی شرکت کنند و مهارت های لازم برای توسعه ویژگی های شخصیتی خود را به دست بیاورند. حالا با این ویژگی ها می توانند تبدیل به یک رهبر بالقوه شوند و اقداماتی مثل راه اندازی نظام پیشنهادات انجام دهند. البته به منظور ایجاد نظام پیشنهادات باید برخی پیش نیازهای دیگر هم وجود داشته باشد که از جمله آنها عبارتند از:
- اقدامات فرهنگی مختلف به منظور آماده سازی ذهنی کارمندان
- ایجاد فضایی امن و مناسب برای کارمندان منتقد
- ایجاد روحیه درک نظرات و پیشنهادپذیری در مدیران
- شایسته سالاری در انتصاب مدیران
- اهمیت دادن به پیشنهادهای مالی یا رفاهی کارکنان
- پرداخت هزینه به منظور انجام تحقیقات موردی
- پرداخت پاداش در ازای ایده های بکر به کارمندان
- انجام پیش بینی های لازم به منظور عملی کردن ایده
ویژگی های مدیریت مشارکتی موفق
از جمله مهمترین ویژگی های نظام پیشنهادات می توان به این موارد اشاره کرد:
- شرکت دادن همه کارمندان در این سیستم
- ایجاد راهکاری مناسب برای ارائه پیشنهادات از طرف کارمندان
- ایجاد سهولت در روش های ارزیابی و تعیین پاداش برای کارمندان
- داشتن آیین نامه های مشخص و دستورالعمل های مناسب جهت پرداخت پاداش
- امکان ارائه پیشنهادات از طرف کارمندان در همه زمینه ها
- ارائه جواب مناسب به پیشنهاد دهنده ها
- مشارکت کارمندان و صاحبین ایده ها در اجرای پیشنهادها
- همسو بودن پیشنهادات با زمینه کاری شرکت یا فعالیت های پیشنهاد دهنده
مزایای نظام پیشنهادات چیست؟
از جمله مهمترین مزیت های نظام پیشنهادات عبارت هستند از:
بهبود در طولانی مدت
ایده های کارمندان نتایج مثمرثمری در طولانی مدت یا کوتاه مدت دارد. در واقع هر یک از این ایده ها بر اساس پیچیدگی ها، ابزارهای در دسترس و بودجه موردنیاز به صورت زود بازده یا دیر بازده هستند؛ اما هر کدام از آنها می توانند به نحوی روی بهبود عملکرد شرکت تاثیر مثبت بگذارند.
کاهش هزینه ها و افزایش درآمد
کارمندان با بسیاری از ویژگی های کسب و کار آشنا هستند، بنابراین می توانند ایده هایی ارائه دهند که هزینه های سازمان را به شکل قابل توجه ای کاهش دهد. آنها همچنین گاهی ایده هایی را به اشتراک می گذارند که موجب بهبود فعالیت های شرکت می شود و درآمدهای بیشتری را برای سازمان رقم می زند.
ارتباط ساده بین مدیران و کارمندان
کارمندان یک شرکت نباید احساس کنند که فاصله زیادی بین آنها و مدیران وجود دارد. در واقع گاهی در برخی شرکت ها سلسله مراتبی تعیین شده که به واسطه آنها ارتباط بین کارمندان و مدیران کمتر است. همین موجب بی انگیزگی کارمندان و عدم اشتیاق آنها به منظور پیشبرد اهداف شرکت می شود. با نظام پیشنهادات می توان ارتباط ساده ای بین کارمندان و مدیران به وجود آورد و به این ارتباط تداوم بخشید.
افزایش رضایت مشتری
در برخی از حوزه های کاری، ارتباط کارمندان با مشتری ها بیشتر است، بنابراین کارمندان درخواست ها و نیازهای آنها را بهتر متوجه می شوند. با وجود نظام پیشنهادات کارمندان می توانند نظرات و درخواست های مشتریان را به گوش مدیران برسانند و از این طریق برند شرکت را توسعه دهند.
نظام پیشنهادات، راه حلی برای پیشرفت سازمان
با علم بر اینکه نظام پیشنهادات چیست، شما از این سیستم می توانید به منظور ارتقاء سطح کیفیت خدمات و محصولات شرکت خود استفاده کنید و خیلی زود به پیشرفت های چشمگیر برسید. کارمندان در هر مجموعه نقش به سزایی در پیشرفت آن دارند و حالا اگر شما کارمندان را در تصمیم گیری های شرکت دخالت دهید، آنها می توانند به خوبی نقاط ضعف کسب و کار را به شما بگویند و نقش راه مناسبی را برای پیشرفت ترسیم کنند. حالا کافیست تا طبق این نقشه راه پیش بروید تا به بسیاری از موفقیت ها برسید.
