در انتخاب بهترین تلفن ابری (Cloud Phone) برای کسب‌وکارها، باید ویژگی‌های کلیدی را بررسی کنید که به بهبود ارتباطات، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند. استفاده از تلفن ابری، تا میزان قابل توجهی، هزینه‌های ارتباطات را کاهش می‌دهد؛ اما اگر به درستی انتخاب شود، علاوه بر کاهش هزینه‌ها، رضایت مشتریان افزایش می‌یابد و میزان فروش بالاتر می‌رود.
تلفن‌های ابری، با ارائه امکانات پیشرفته، جایگزین مناسبی برای سیستم‌های سنتی تلفن هستند. در این مقاله، به بررسی ویژگی‌های مهم یک تلفن ابری خوب می‌پردازیم و نکاتی برای انتخاب بهترین گزینه برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهیم.
تلفن ابری چیست؟ بهترین تلفن ابری چه ویژگی‌هایی دارد؟
ظهور اینترنت باعث ایجاد تحول در تمام جنبه‌های زندگی شده است و ارتباطات تلفنی نیز از این قاعده خارج نیستند. تلفن ابری، تکنولوژی است که به جای انتقال داده‌های تماس صوتی از طریق سیم‌ها و به صورت آنالوگ، داده‌ها را از طریق اینترنت جابجا می‌کند.
یک تلفن ابری برای برآورده‌سازی نیازهای سازمان لازم است که امکانات و ویژگی‌هایی را داشته باشد. در این بخش این ویژگی‌ها را بیان می‌کنیم و امیدواریم در زمان خرید، بهترین تلفن ابری را انتخاب کنید.
مقیاس‌پذیری (Scalability) تلفن ابری
تلفن ابری باید به شما امکان دهد که به راحتی خطوط و داخلی جدید اضافه کنید یا امکانات را توسعه دهید. کسب‌وکارهایی که در حال رشد هستند، به سیستمی نیاز دارند که با افزایش نیازهایشان، بدون نیاز به سخت‌افزار اضافی، به راحتی گسترش یابد. مقیاس‌پذیری یکی از مهم‌ترین مزایای تلفن‌های ابری است که با استفاده از آن می‌توانید به سرعت تیم خود را گسترش دهید.
قابلیت پاسخگویی در هر مکان (Mobility) با تلفن ابری
یکی از ویژگی‌های برتر تلفن ابری، قابلیت پاسخگویی به تماس‌ها از هر نقطه جغرافیایی است. با این ویژگی، شما و کارمندان‌تان می‌توانید حتی زمانی که در دفتر نیستید، به تماس‌های مشتریان پاسخ دهید. این انعطاف‌پذیری به ویژه برای کسب‌وکارهایی که تیم‌های دورکار یا دفاتر مختلف در شهرها یا کشورهای مختلف دارند، بسیار حیاتی است.
تلفن گویا و سیستم‌های خودکار (IVR and Auto Attendant)
سیستم تلفن گویا یا IVR به مشتریان کمک می‌کند تا به راحتی به بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما متصل شوند. همچنین امکان برقراری ارتباط تلفنی بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. این ویژگی به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند و مشتریان را به سرعت به فرد یا بخش مربوطه راهنمایی می‌کند. به علاوه، از تلفن گویا برای ارائه اطلاعات مهم به مشتریان نیز، مانند ساعات کاری یا راهنمایی‌های دیگر می‌توان استفاده کرد.
پشتیبانی از فکس اینترنتی (Internet Fax)
بهترین سیستم تلفن ابری باید از امکان دریافت و ارسال فکس اینترنتی پشتیبانی کند. با این ویژگی، شما می‌توانید فکس‌ها را مستقیماً به ایمیل خود دریافت کنید و نیازی به استفاده از دستگاه فکس سنتی نخواهید داشت. این ویژگی هم در کاهش هزینه‌ها موثر است و هم کاربری ساده‌تری را برای شما فراهم می‌کند.
گزارش‌دهی و مانیتورینگ تماس‌ها در بهترین تلفن ابری
سیستم‌های تلفن ابری به شما امکان می‌دهند تا به‌طور دقیق تماس‌های ورودی و خروجی را ردیابی کنید. این گزارش‌ها می‌توانند شامل اطلاعاتی درباره تعداد تماس‌ها، مدت زمان تماس‌ها و حتی بازخوردهای مشتریان باشند. با استفاده از این داده‌ها، شما می‌توانید استراتژی‌های ارتباطی خود را بهبود ببخشید و کیفیت خدمات را افزایش دهید.
امنیت بالای تلفن ابری
امنیت در ارتباطات تلفنی از اهمیت بالایی برخوردار است. یک تلفن ابری خوب باید دارای سیستم‌های رمزگذاری و محافظت قوی باشد تا اطلاعات حساس شما و مشتریان‌تان محافظت شود. بررسی ویژگی‌های امنیتی در هنگام انتخاب سیستم تلفن ابری بسیار حیاتی است.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش تلفن ابری
حتماً بررسی کنید که ارائه‌دهنده سرویس تلفن ابری، پشتیبانی قوی و سریع داشته باشد. شما باید در صورت بروز مشکلات فنی، به سرعت به تیم پشتیبانی دسترسی داشته باشید تا بتوانید مشکلات خود را حل کنید. به علاوه، سیستم تلفن ابری باید آموزش‌های کافی برای کارکنان و کاربرانی که از آن استفاده می‌کنند، فراهم کند.
چگونه بهترین تلفن ابری را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب بهترین تلفن ابری برای کسب‌وکار خود، چندین فاکتور کلیدی وجود دارد که باید به آن‌ها توجه کنید:
نیازهای ارتباطی کسب‌وکار خود را تحلیل کنید
قبل از انتخاب یک سیستم تلفن ابری، نیازهای ارتباطی کسب‌وکار خود را به دقت بررسی کنید. آیا تیم شما نیاز به قابلیت دورکاری دارد؟ آیا تماس‌های بین‌المللی زیادی دارید؟ آیا نیاز به سیستم‌های خودکار مانند IVR دارید؟ این سؤالات به شما کمک می‌کنند تا بفهمید کدام ویژگی‌ها برای کسب‌وکار شما ضروری هستند.
تعیین بودجه و هزینه‌ها
یکی از اصلی‌ترین مزایای تلفن ابری، کاهش هزینه‌های مربوط به تجهیزات و نگهداری است. با این حال، بسته به نیازهای شما، هزینه‌های ماهانه می‌تواند متغیر باشد. بهتر است قبل از انتخاب، قیمت‌ها را با دقت بررسی کنید و مطمئن شوید که سیستم انتخابی شما با بودجه‌تان سازگار است.
بررسی نظرات و تجربه کاربران تلفن ابری
نظرات و بازخوردهای سایر کاربران می‌تواند به شما کمک کند تا انتخاب بهتری داشته باشید. بررسی کنید که دیگر کسب‌وکارها چه تجربه‌ای از استفاده از سیستم تلفن ابری مورد نظر شما داشته‌اند و چه نقاط قوت و ضعفی را گزارش کرده‌اند.
امکان استفاده رایگان تلفن ابری
برخی از ارائه‌دهندگان خدمات تلفن ابری، از جمله مجموعه «دفترشما»،دوره‌های آزمایشی رایگان ارائه می‌دهند. بهتر است از این دوره‌های آزمایشی استفاده کنید تا عملکرد سیستم را در عمل بررسی کنید و مطمئن شوید که سیستم انتخابی با نیازهای شما همخوانی دارد.
امنیت تلفن ابری و اطلاعات
اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده تلفن ابری شما از جدیدترین تکنولوژی‌های امنیتی استفاده می‌کند. همچنین، بررسی کنید که سیستم پایداری بالایی دارد و در صورت بروز مشکلات فنی، خدمات بدون وقفه ادامه خواهد داشت.
چرا تلفن ابری دفترشما، بهترین تلفن ابری است؟
«دفتر شما» شرکتی دانش‌بنیان است که بیشتر از ۱۱ سال است سرویس‌هایی در زمینه دفتر کار مجازی ارائه می‌دهد. یکی از سرویس‌های آن تلفن گویا است که هزاران مشترک فعال دارد و به عنوان بهترین تلفن ابری در ایران فعالیت می‌کند. دفترشما، از جدیدترین تکنولوژی و زیرساخت‌ها استفاده می‌کند تا ارتباطات تلفنی پایداری را برای سازمان‌ها فراهم کند و کیفیت مدیریت تماس‌ها را افزایش دهد. از جمله دلایلی که باعث شده است تلفن ابری دفتر شما، انتخاب کسب و کارها باشد موارد زیر است:
- اختصاص خط تلفن ثابت تهران به انتخاب مشترک
- امکان برقراری تماس ورودی و خروجی همزمان و نامحدود
- ارائه بسته‌های تلفن گویا متنوع از ماهانه ۳۰۰هزار متناسب با نیاز کسب و کار
- مشاهده گزارش کامل تماس‌ها و همکاران در پرتال آنلاین
- تعریف نامحدود داخلی و همکار (مقیاس‌پذیر)
- امنیت بالای اطلاعات
- انتقال و دایورت رایگان تماس به تلفن ثابت و همراه
- امکان انتقال تماس در حین مکالمه
- امکان ضبط مکالمات داخلی و خارجی
- امکان فعال‌سازی فکس اینترنتی
- استفاده از صندوق صوتی
- تعریف صف انتظار تماس
- شخصی‌سازی پیام خوش‌آمدگویی صندوق صوتی و تلفن گویا
- امکان استفاده از تلفن ابری رایگان به مدت ۱۵ روز
- مدیریت حرفه‌ای تماس‌ها با انجام تنظیمات مختلف در پرتال دفترشما
امکاناتی نظیر تعریف صف تماس، صندوق صوتی و ضبط مکالمات سبب می‌شود همواره پاسخگوی مشتریان باشید و هیچ تماسی را از دست ندهید، فرایند جوابگویی را بهبود دهید تا رضایت مشتریان و فروش بالاتر برود.
سخن پایانی
انتخاب بهترین تلفن ابری نیازمند بررسی دقیق نیازهای کسب‌وکار و امکانات مختلف ارائه‌دهندگان خدمات است. با توجه به نکات گفته شده، می‌توانید بهترین تلفن ابری را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید. برای اطلاع از خدمات دفتر شما و استفاده از سرویس‌های تلفن گویا، منشی دورکار، فکس اینترنتی یا تماس خروجی با شماره ۰۲۱۲۸۴۲۰ تماس بگیرید.
