حسابهای پرداختنی (AP)
حسابهای پرداختنی (AP) چه هستند؟
«حسابهای پرداختنی (AP)» به حسابی در دفتر کل اشاره دارند که شامل تعهد شرکت برای پرداخت بدهی کوتاه‌مدت به طلبکاران یا تامین‌کنندگان است. از AP همچنین برای اشاره به قسمت یا بخش تجاری مسئول پرداخت بدهی‌های شرکت به تامین‌کنندگان و سایر طلبکاران نیز استفاده می‌شود.
نکات کلیدی
- حسابهای پرداختنی (AP) شامل مبالغ بدهی به فروشندگان یا تامین‌کنندگان از بابت کالاها یا خدمات دریافت شده‌ای است که هزینۀ مرتبط با آن‌ها هنوز پرداخت نشده است.
- مجموع کل مبالغ معوق بدهی به فروشندگان به‌عنوان «مانده حسابهای پرداختنی» در ترازنامه شرکت نشان داده می‌شود.
- افزایش یا کاهش کل AP از دوره قبل در صورت جریان نقدی نشان داده می‌شود.
- مدیریت می‌تواند برای بهبود جریان نقدی، صورتحساب‌های معوق خود را تا حد امکان نزدیک به سررسید آن‌ها بپردازد.
آشنایی با حسابهای پرداختنی (AP)
کل موجودی حسابهای پرداختنی شرکت در یک مقطع زمانی خاص در ترازنامه شرکت با عنوان «بخش بدهی‌های جاری» بیان می‌شوند. حسابهای پرداختنی شامل بدهی‌هایی هستند که برای جلوگیری از نکول باید در یک دوره معین پرداخت شوند. AP در سطح شرکتی به موعد پرداخت بدهی‌های کوتاه‌مدت به تامین‌کنندگان اشاره دارد. مبلغ قابل پرداخت درواقع یک IOU کوتاه‌مدت از کسبوکار به شرکت یا نهادی دیگر است. طرف دیگر این معامله را به‌عنوان افزایش حسابهای دریافتنی خود به همان مبلغ ثبت می‌کند.
AP از ازقام مهم در ترازنامه شرکت است. افزایش AP در یکی از دوره‌های قبلی به این معناست که شرکت کالاها یا خدمات را به جای پرداخت پول نقد به‌صورت اعتباری خریده است. کاهش AP شرکت به این معناست که شرکت بدهی‌های دوره قبل زودتر از موعد پرداخت کرده است. مدیریت حسابهای پرداختنی برای مدیریت جریان نقدی کسب‌وکارها حیاتی است.
به هنگام استفاده از روش غیرمستقیم برای تهیه صورت جریان نقدی افزایش یا کاهش خالص AP از دوره قبل در قسمت بالا تحت جریان نقدی حاصل از فعالیت‌های عملیاتی قرار می‌گیرد. مدیریت می‌تواند تا حد معینی از AP برای دستکاری جریان نقدی شرکت استفاده کند. به‌عنوان مثال، اگر مدیریت قصد افزایش ذخایر نقدی برای یک دوره معین را داشته باشد، می‌تواند مدت زمان پرداخت تمام حسابهای معوق در AP را تمدید کند. بااین‌حال، میزان انعطاف‌پذیری برای پرداخت با تاخیر باید بر اساس روابط مستمر شرکت با فروشندگانش سنجیده شود. پرداخت به‌موقع صورتحساب‌ها به نفع واحد تجاری است.
ثبت حسابهای پرداختنی
حسابداری دوطرفه صحیح مستلزم این است که همیشه یک بدهی و بستانکاری جبرانی برای همه ورودی‌های موجود در دفتر کل وجود داشته باشد. حسابدار حسابهای پرداختنی را هنگام دریافت صورتحساب یا فاکتور در ستون «بستانکاری» ثبت می‌کند. تعدیل بدهی برای این ورودی معمولاً به حساب هزینه کالا یا خدماتی می‌رود که به‌صورت اعتباری خریداری شده‌اند. درصورتی‌که کالای خریداری شده دارایی قابل سرمایه‌گذاری باشد، بدهی می‌تواند به حساب دارایی نیز ثبت شود. حسابدار پس از پرداخت صورتحساب برای کاهش مانده بدهی حسابهای پرداختنی را به ستون «بدهکار» منتقل می‌کند. اعتبار تعدیل شده به حساب نقدی تعلق می‌گیرد و این باعث کاهش ماندۀ نقدی نیز می‌شود.
به‌عنوان مثال، تصور کنید کسب‌وکاری یک فاکتور ۵۰۰ دلاری برای لوازم اداری دریافت می‌کند. هنگامی‌که بخش AP فاکتور را دریافت می‌کند، یک اعتبار ۵۰۰ دلاری در حسابهای پرداختنی و ۵۰۰ دلار بدهی برای هزینه لوازم اداری ثبت می‌شود. هزینۀ ۵۰۰ دلاری بدهی لوازم اداری در این مرحله وارد صورت سود و زیان می‌شود. شرکت صورت معامله خرید را به این صورت ثبت می‌کند، حتی اگر پول نقدی پرداخت نشده باشد. این امر مطابق حسابداری تعهدی است که در آن هزینه‌ها نه هنگام انتقال وجه نقد بلکه در زمان وقوع معامله ثبت می‌شوند. سپس شرکت صورتحساب را پرداخت کرده و حسابدار یک اعتبار ۵۰۰ دلاری به حساب نقدی و بدهی ۵۰۰ دلاری به حسابهای پرداختنی وارد می‌کند.
شرکت‌ها ممکن است در هر زمان پرداخت‌های باز و معوق زیادی به فروشندگان داشته باشند. کلیه پرداخت‌های معوق به فروشندگان در حسابهای پرداختنی ثبت می‌شوند. درنتیجه، اگر کسی به ماندۀ حسابهای پرداختنی نگاه کند، کل مبلغی را مشاهده خواهد کرد که کسبوکار به همۀ فروشندگان و وام‌دهندگان کوتاه‌مدت بدهکار است. این مبلغ کل در ترازنامه وارد می‌شود. به‌عنوان مثال، اگر کسبوکار فوق فاکتوری به مبلغ ۵۰ دلار برای خدمات مراقبت از چمن دریافت کرده باشد، مجموع هر دو ورودی در حسابهای پرداختنی قبل از پرداخت این بدهی‌ها توسط شرکت برابر با ۵۵۰ دلار خواهد بود.
تفاوت حسابهای پرداختنی و پرداختنی‌های تجاری
گرچه برخی افراد از عبارات «حسابهای پرداختنی» و «پرداختنی‌های تجاری» به جای یکدیگر استفاده می‌کنند، این عبارات به موقعیت‌های مشابه اما تاحدی متفاوت اشاره دارند. پرداختنی تجاری شامل مبلغی است که شرکت از بابت کالاهای مرتبط با موجودی، مانند لوازم تجاری یا موادی که بخشی از موجودی هستند، به فروشندگان خود بدهکار است. حسابهای پرداختنی شامل کلیه بدهی‌ها یا تعهدات کوتاه‌مدت شرکت است.
به‌عنوان مثال، اگر رستورانی به یک شرکت مواد غذایی یا نوشیدنی بدهکار باشد، آن اقلام بخشی از موجودی کالا و درنتیجه بخشی از پرداختنی‌های تجاری آن هستند. در ضمن، تعهدات نسبت به سایر شرکت‌ها، مانند شرکت شستشوی لباس کارکنان رستوران، در دسته حسابهای پرداختنی قرار می‌گیرند. هر دوی این دسته‌بندی‌ها در دسته‌بندی گسترده‌تر حسابهای پرداختنی جای می‌گیرند. بسیاری از شرکت‌ها هر دو را تحت عنوان «حسابهای پرداختنی» با هم ترکیب می‌کنند.
تفاوت حسابهای پرداختنی و حسابهای دریافتنی
اساساً حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی متضاد یکدیگرند. حسابهای پرداختنی شامل مبالغی هستند که شرکت به فروشندگان خود بدهکار است. حسابهای دریافتنی نیز شامل مبالغی هستند که معمولاً مشتریان به شرکت بدهکار هستند. هنگامی‌که یک شرکت به‌صورت اعتباری با شرکت دیگری معامله می‌کند، یکی از آن‌ها یک ورودی در حسابهای پرداختنی و دیگری یک ورودی در حسابهای دریافتنی دفاترش ثبت می‌کند.
نمونه‌هایی از مطالبات پرداختنی
«مطالبات پرداختنی» وقتی ایجاد می‌شوند که شرکت مبلغی را در ازای خدمات یا محصولاتی بدهکار می‌شود که هنوز هزینه‌های آن‌ها را پرداخت نکرده است. این مطالبات می‌توانند به دلیل خرید اعتباری از یک فروشنده یا پرداخت اشتراکی یا اقساطی باشند که موعدشان پس از دریافت کالا یا خدمات است.
حسابهای پرداختنی شرکت را از کجا می‌توان مشاهده کرد؟
حسابهای پرداختنی در ترازنامه شرکت ذکر می‌شوند و از آنجا که نشان‌دهندۀ وجوه بدهکاری به دیگران هستند، به‌عنوان «بدهی جاری» ثبت می‌شوند.
مطالبات دریافتنی چه تفاوتی با حسابهای دریافتنی دارند؟
«مطالبات دریافتنی» بیانگر وجوهی هستند که شرکت بابت خدمات ارائه شده طلبکار است و به‌عنوان دارایی ثبت می‌شوند. از طرف دیگر، حسابهای پرداختنی وجوهی هستند که شرکت به دیگران بدهکار است. پرداختنی‌ها نیز همانند بدهی به تامین‌کنندگان یا طلبکاران به‌عنوان «بدهی» ثبت می‌شوند.
آیا حسابهای پرداختنی جزو هزینه‌های تجاری هستند؟
خیر. برخی افراد به اشتباه فکر می‌کنند که حسابهای پرداختنی اشاره به هزینه‌های معمول عملیات اصلی شرکت دارند، بااین‌حال، این تفسیر نادرستی از این اصطلاح است. هزینه‌ها در صورت سود و زیان شرکت وارد می‌شوند، درحالی‌که مطالبات پرداختنی به‌عنوان بدهی در ترازنامه ثبت می‌شوند.