چگونه نرم افزار فرم ساز، انقلابی در گردش کار فرم ها در سازمان شما ایجاد می کند؟

در دنیای دیجیتال و پرسرعت امروزی، مدیریت جریان اطلاعات و گردش داده‌ها و فرم‌های اداری یکی از چالش‌های اصلی سازمان‌ها محسوب می‌شود؛ فرم‌ها یکی از ابزارهای اصلی برای انتقال اطلاعات به صورت ساختار یافته در سازمان هستند و مدیریت دستی جریان اطلاعات به کمک فرم‌ها، کاری زمان‌بر و نسبتا پرهزینه محسوب می‌گردد.

یکی از بهترین راهکارها برای مقابله با این چالش، استفاده از نرم افزار فرم ساز بر بستر اتوماسیون اداری است؛ به‌طور کلی نرم افزار فرم ساز به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد تا جریان اطلاعاتی که توسط فرم‌ها ثبت می‌شوند و به گردش در می‌آیند را در قالب گردش کار فرم ها به صورت مکانیزه، دیجیتال و خودکار مدیریت نمایند. در این مقاله به بررسی کاربردهای نرم افزار فرم ساز در گردش کار فرم ها در سازمان و همچنین مزایایی که به همراه دارد، خواهیم پرداخت.

مکانیزه کردن گردش کار فرم ها چه سودی برای سازمان ها دارد؟

گردش کار فرم ها در سازمان از مراحل مختلفی مانند طراحی فرم، ایجاد فرم، تکمیل و ارسال فرم، بررسی و تایید، ذخیره‌سازی اطلاعات فرم و… تشکیل شده است، که انجام آن‌ها به شیوه سنتی و دستی، به زمان نسبتا زیادی نیاز دارد و از طرفی با چالش‌هایی همچون بروز خطای انسانی، عدم امکان پیگیری دقیق، مصرف زیاد کاغذ، هدر رفت زمان و… روبه‌رو است؛ اما مکانیزه کردن و خودکارسازی گردش کار فرم ها در سازمان، علاوه بر مقابله با این چالش‌ها، مزایای مختلفی نیز به همراه می‌آورد. برخی از مهم‌ترین مزایای مکانیزه کردن گردش کار فرم در سازمان عبارت‌اند از:

• افزایش سرعت و بهره‌وری فرایندهای دستی و الکترونیکی کردن فعالیت‌ها.
• حذف کاغذ و کاهش هزینه با حذف فرم‌های دستی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی.
• افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری با امکان پیگیری و ردیابی دقیق مسیر جریان گردش فرم ها در سازمان.
• تسهیل فرایند تحلیل و گزارش‌گیری با ثبت ساختاریافته داده‌ها و تجمیع اطلاعات.
• افزایش دسترسی به اطلاعات با امکان جستجوی سریع و دسته‌بندی فرم‌ها و اطلاعات.

نرم افزار فرم ساز چه نقشی در گردش کار فرم ها دارد؟

همان‌طور که مطالعه کردیم، استفاده از نرم افزار فرم ساز در بستر اتوماسیون اداری جهت گردش کار فرم ها و مدیریت آن‌ها، مزایای مختلفی با خود به همراه دارد، اما این زیرسیستم چه راهکارهایی برای مدیریت و بهبود گردش کار فرم ها در سازمان ارائه می‌کند؟

طراحی و گردش فرم ها در قالب نامه

اولین کاربرد و راهکار فرم ساز برای گردش کار فرم ها، امکان طراحی انواع فرم‌ها و استفاده از آن‌ها به عنوان بدنه نامه است؛ با استفاده از این قابلیت، سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌های اداری را با Drag&Drop فیلدهای متنوع در نرم افزار فرم ساز، به صورت گرافیکی و با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی، طراحی نمایند و در اتوماسیون اداری در قالب نامه تکمیل نموده و از طریق کارتابل مکاتبات به گردش بیاندازند. در این راهکار، گردش کار فرم‌ها مکانیزه و الکترونیکی می‌شود، نه خودکار؛ زیرا هنوز برخی از مراحل گردش کار مانند انتخاب گیرنده، ارسال فرم، پیگیری و… به صورت دستی در اتوماسیون اداری انجام می‌شوند.

استفاده از فرم ها در فرایندها

یکی دیگر از راهکارها، طراحی فرم‌ها و استفاده از آن‌ها در فرایندها است؛ برای این کار ابتدا فرایندها با استفاده از ابزار مدلسازی و مدیریت فرایندها (BPMS) تعریف می‌شوند و سپس فرم ها در مراحل مختلف فرایند – معمولا در ابتدای فرایند و نقطه آغازین آن – مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این راهکار، دیگر کاربران به انتخاب قالب نامه، تعیین گیرنده و پیگیری دستی آن نیاز ندارند و تنها کافیست فرم موجود در فرایند مد نظر خود – مانند درخواست مرخصی، درخواست اضافه کار، درخواست خرید کالا و… – را تکمیل و ارسال نمایند، تا فرم مذکور به صورت خودکار و طبق مسیر تعریف شده برای آن در فرایند، در سازمان به گردش دربیاید و مراحل مختلف گردش کار را طی کند.

تجمیع داده ها با استفاده از فرم های الکترونیکی

راهکار سوم، یکی از راهکارهای تخصصی در اتوماسیون اداری محسوب می‌شود و تنها برخی از سامانه‌های اتوماسیون اداری در کشورمان – مانند اتوماسیون اداری شرکت فراگستر – از این قابلیت و راهکار پشتیبانی می‌کنند. در دو روش قبل، فرم‌ها به صورت پراکنده در کارتابل اتوماسیون فرد مسئول دریافت می‌شوند و با افزایش تعداد فرم‌ها در موقعیت‌های خاص – مانند برگزاری نظرسنجی، جمع‌آوری اطلاعات آماری و… – تعداد این فرم‌های دریافتی افزایش می‌یابد و تجمیع داده‌ها و مدیریت جریان اطلاعات را کمی دشوار می‌کند.

با استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر، سازمان‌ها می‌توانند انواع مختلفی از فرم‌ها – مانند انتقادات و پیشنهادات، گزارش کار، رزرو غذا، نظرسنجی، آزمون، پرسش و پاسخ و… – را همانند فرمسازهای عمومی و مطرح – مانند Google Forms – طراحی نمایند و در محیط اتوماسیون اداری اجرا کنند، تا کاربران بدون دغدغه انتخاب گیرنده و قالب نامه و…، اطلاعات خود را درون فرم ها وارد نمایند؛ در مرحله بعد این داده‌ها به صورت تجمیع شده و ساختاریافته درون سیستم ثبت می‌شوند و فرد مسئول می‌تواند به جای بررسی جداگانه فرم‌های دریافت شده، آن‌ها را هم در محیط اتوماسیون و هم در قالب فایل اکسل، به صورت ساختاریافته و تجمیع شده بررسی کند. با استفاده از این راهکار، صحت اطلاعات و سهولت استفاده از آن‌ها در گردش کار فرم ها بیشتر می‌شود و بروز خطای انسانی در هر کدام از مراحل گردش کار فرم، کاهش می‌یابد.

به طور کلی، گردش کار فرم ها با استفاده از زیرسیستم فرم ساز، موجب بهبود مدیریت جریان اطلاعات در سازمان و ردیابی و نظارت بر گردش کار فرم‌ها می‌گردد؛ همچنین اتوماسیون گردش کار فرم ها می‌تواند به طور قابل توجهی به بهبود کارایی، اثربخشی و رضایت کارکنان سازمان‌ها کمک کند و در کنار کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش دهد.