آیین‌نامه شرکت (Company By-Laws)
تعریف
آیین نامه شرکت مجموعه قوانینی است که نحوه اداره یک شرکت را تعیین می کند و یکی از اولین مواردی است که در زمان تاسیس شرکت توسط هیئت مدیره وضع می شود. آیین نامه ها اساسا اسناد منحصر به فردی هستند که شامل استانداردهایی که شرکت باید از آن ها پیروی کند و عملیاتی که در طی دوران فعالیت خود انجام خواهد داد، می شوند.
تفاوت آیین نامه و شرکتنامه
شرکتنامه برای این که یک سازمان به طور قانونی ایجاد شده و جزو واحدهای تجاری مستقل محسوب شود، ضروری است. شرکتنامه شامل ابتدایی ترین اطلاعات در مورد شرکت و تشریح روند کاری آن بوده و پس از تدوین، در سازمان دولتی که مسئول ثبت کسب و کارهاست، ثبت می شود.
تدوین آیین نامه معمولا اولین اقدام هیئت مدیره به عنوان یک نهاد تجاری تلقی می شود. آیین نامه شرکت نسبت به شرکتنامه دارای جزئیات بیشتری است.
اجزای آیین نامه شرکت
آیین نامه شرکت باید بخش های زیر را شامل شود:
- هیئت مدیره
از آن جا که هیئت مدیره سازمان را می گرداند، آیین نامه باید حاوی اطلاعاتی در مورد این بخش باشد، از جمله وظایف و اختیارات آن. این اطلاعات مواردی مانند تعداد سال هایی که یک عضو می تواند در هیئت مدیره بماند و تعداد اعضای مورد نیاز برای تشکیل حد نصاب را مشخص می کند. آیین نامه همچنین روندی را که باید هنگام تعویض یک عضو یا مدیر شرکت رعایت شود را تعیین می کند.
- بیانیه هدف شرکت
بیانیه هدف شرکت مسیری را که شرکت باید طی کند تعیین می کند و بنابراین برای هیئت مدیره بسیار مفید است. این بیانیه علت تشکیل شرکت در وهله اول را بیان می کند. با وجود چنین بیانیه ای، حتی تغییر در مدیریت هم تاثیری بر ماهیت عملیات شرکت نخواهد گذاشت زیرا اهداف آن از قبل مشخص شده اند. همچنین می تواند به جذب سرمایه گذاران نیز کمک کند چون آن ها از طریق این بیانیه می توانند به راحتی متوجه اهداف شرکت شوند.
- ساختار مدیریت
تغییر در مدیریت در هر سازمانی اجتناب ناپذیر است، اما ساختار مدیریتی آن از قبل در آیین نامه تعریف شده است. آیین نامه همچنین روش پر کردن موقعیت های خالی بالاتر را به نحوی که در رهبری شرکت خللی ایجاد نشود، مشخص می کنند.
- اطلاعات در مورد شرکت
یکی از اساسی ترین بخش های آیین نامه، اطلاعات شاخص شرکت است. این شامل مواردی مانند نام و آدرس ثبت شده آن و این که آیا شرکت خصوصی است یا عمومی می شود.
- جلسات سهامداران و هیئت مدیره
آیین نامه باید زمان برگزاری جلسات سهامداران و نحوه اطلاع رسانی این جلسات به هر سهامدار را مشخص کند. همچنین باید مشخص شود که جلسات هیئت مدیره هر چند وقت و در کجا برگزار می شود.
- تعیین جلسات دیگر
آیین نامه قوانینی را در مورد نحوه تعیین و برنامهریزی جلسات و همچنین نحوه برگزاری آن ها مشخص می کند. بدین طریق هیئت مدیره می تواند در مورد وضعیت شرکت به روز بماند و به مسائل مربوط به سازمان رسیدگی کند.
- تاییدیه‌های قرارداد و وام
شرکت همچنین باید مجموعه ای از قوانین را برای تایید قراردادها و وام ها و سایر فرآیندهایی که ممکن است در آن شرکت کند، وضع کند.
ایجاد تغییر در آیین نامه شرکت
یکی از مقررات موجود در آیین نامه شرکت، انجام اصلاحاتی در خود آیین نامه در مواقع ضروری می باشد. این روند می تواند با طرح موضوع اصلاح آیین نامه توسط یکی از اعضای هیئت مدیره آغاز شود.
مدت زمان اعمال تغییرات تا حد زیادی به هیئت مدیره بستگی دارد و ممکن است تکمیل شدنشان تا بیش از دو جلسه هم طول بکشد. این تغییرات به منظور قانونی شدن و کسب مشروعیت، ابتدا باید قبل از تصویب، تایید و ثبت شوند.