دفتر کار مجازی یک سرویس برای کسب و کار هایی است که به دنبال یک آدرس و نشانی پستی و شماره تلفن حقیقی برای کسب و کارشان هستند در حالی که خودشان امکانات یا بودجه‌ی راه انداری دفتر حقیقی را برای استارتاپ ندارند. فرض کنید شما در خانه از طریق اینترنت در حال اداره‌ی کسب و کارتان هستید و از طرفی در شهرهای مختلف دفاتر کاری ای دارید که مشتریان شما می‌توانند به آنجا مراجعه نمایند یا با دفتر مد نظرشان تماس حاصل کنند.
دفتر کار مجازی چیست؟
یک دفتر مجازی به کسب و کارهای کوچک و متوسط اجازه می‌دهد تا از تمام مزایای یک آدرس معتبر، شماره تلفن ثابت و پشتیبانی تیم بدون تعهد، به فضای اداری اختصاصی بهره‌مند شوند. با استفاده از دفتر کار مجازی، هزینه‌های اداری به حداقل می‌رسد در حالی که کسب و کار تصور یک دفتر و زیرساخت سنتی پر‌هزینه را حفظ می کند. حرفه‌ای‌ها می توانند از خانه یا دفاتر حومه شهر کار کنند و همچنان شهرتی داشته باشند که فقط یک آدرس مرکز شهر می‌تواند به ارمغان بیاورد.
بسیاری از کارآفرینان و متخصصان این اشتباه را مرتکب می‌شوند که برای تماس با مخاطبین خود به شماره موبایل اکتفا می‌کنند. امروزه بیشتر تماس‌گیرندگان پیامی در پست صوتی نمی‌گذارند و در صورت اشغال بودن شماره، تماس نمی‌گیرند. یک دفتر مجازی می‌تواند شامل یک شماره تلفن ثابت باشد که توسط یک شخص واقعی و نه یک دستگاه پاسخ داده می‌شود. این شماره تلفن می‌تواند پیامی را دریافت کند یا تماس را در صورت لزوم فوروارد کند. یک دفتر مجازی به مشاغل اجازه می‌دهد تا با حداقل هزینه بازار خود را در شهرهای دیگر گسترش دهند.
خدمات دفتر کار مجازی
از جمله خدماتی که دفتر کار مجازی ارائه می‌دهد می‌توان به سرویس‌های زیر اشاره کرد:
-
سرویس منشی مجازی (Virtual Secretary)
همانطور که می‌دانید برای استخدام منشی در ابتدای امر باید یک دفتر کار حقیقی داشته باشید و سپس به سراغ استخدام منشی بروید که پروسه استخدام به خودی خود هزینه‌های زیادی دارد؛ و حتی بعد از استخدام نیز هزینه‌هایی همچون بیمه، پاداش، مزایا و … نیز بر دوش کسب و کارتان سنگینی خواهد کرد، برای جلوگیری از تمام این هزینه‌ها سرویس منشی مجازی که اپراتوری انسانی و حرفه‌ای است پاسخگوی تماسهایتان خواهد بود با این تفاوت که نه تنها نیازی به حضور فیزیکی ندارد که هزینه‌ی بسیار کمتری را نیز در پی دارد.
-
مرکز تماس (Call Center)
مرکز تماس یکی از مهمترین بخشهای کسب و کار های در حال توسعه و بزرگ می‌باشد، اگر بخواهیم به تعریف آن بپردازیم می‌توان آن را مرکز تماس نقطه مرکزی مدیریت ارتباط با مشتریان در سازمان دانست. دفتر کار مجازی می تواند برای شما بدون اینکه کسب و کارتان هزینه‌های زیادی را تقبل کند مرکز تماس فراهم سازد.
-
تلفن گویا (IVR)
تلفن گویا یک فناوری مبتنی بر سانترال ( مجموعه مخابراتی که خطوط شهری را در خود جمع‌آوری می‌کند و متناسب با نوع تنظیمات به کاربران امکانات می‌دهد ) است که برای مدیریت تماس‌ها به کار می‌رود، متاسفانه برای داشتن تلفن گویا علاوه بر هزینه‌های اجاره دفتر و خرید خط تلفن، باید هزینه نصب و راه اندازی سانترال را نیز تقبل کنید و اگر روزی محل کسب و کارتان را عوض کنید درگیر هزینه‌های جدیدی نیز خواهید شد.
-
شماره تلفن ابری (Virtual Number)
همانطور که می‌دانید سیستم تلفن ثابت محدود به مکان است و تنها در صورتی می‌توانید از آن استفاده کنید که در مکان مدنظر باشید، از آنجایی که این محدودیت با کسب و کار های امروزی همخوانی ندارد می‌توانید از سیستم شماره تلفن ابری استفاده نمایید که این سیستم قابلیت تماس همزمان با انبوهی از مشتریانتان را فراهم می‌کند.
دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهایی به کار می‌رود که تازه شکل گرفته اند؛ البته لازم به ذکر است گاها مشتریانی با حجم تماس انبوه که سعی بر برون سپاری تماس‌هایشان دارند نیز از این سرویس استفاده می‌کنند. همچنین ذکر این مطلب ضروری است که دفتر کار مجازی با ” سوئیت‌های اداری ” تفاوت‌های بسیاری دارد، از آن جهت که سوئیت اداری فضایی فیزیکی است که معمولا برای کنفرانس‌ها یا مذاکرات در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.
اکثر سرویس‌های منشی مجازی بدون آدرس فیزیکی اداره می‌شوند و ارتباطشان با کسب و کارهایی که از آن‌ها سرویس می‌گیرند را از طریق اینترنت حفظ می‌کنند. معمولا یک سرویس منشی مجازی نیاز به همکاری با تمام کارکنان به صورت ارتباط از راه دور دارد و اکثر کارها و وظایفش را از طریق اینترنت، اپلیکیشن‌ها و یا سایر ابزارهای ارتباط سازمانی انجام می‌دهد ، از جمله این ابزارها می‌توان به ترلو، آسانا، تسکولو ، پیگیر و …. اشاره کرد.
اگر به دنبال بهترین نرم افزارهای رایگان مدیریت پروژه برای استارتاپتان هستید توصیه میکنم مطلبی را که در این مورد چندی پیش در سایت قرار دادیم مطالعه کنید :
در ادامه مطلب به بررسی سرویس‌های دفتر کار مجازی در ایران و سپس در سایر کشورها می‌پردازیم:
در سال‌های اخیر در ایران هم دفتر کار مجازی ایجاد شده است و چندین شرکت خدمات دفتر مجازی را ارائه می‌دهند که عموما شامل خدمات تلفن گویا ، مرکز تماس و منشی مجازی می‌باشند. در این بین شرکت‌هایی که خدماتشان را به صورت آنلاین و ابری ارائه می‌نمایند از محبوبیت بیشتری برخوردارند.
از جمله برترین سرویس‌های دفتر مجازی معتبر در دنیا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
به جرات می‌توان سروکورپ را بهترین سرویس دفتر کار مجازی برای کسب و کارهای کوچک نامید، از آن جهت که دارای پلن‌های مختلف ماهانه با ویژگی‌های مختلف می‌باشد و کسب و کار ها می‌توانند همزمان با روند رشدشان پلن خود را عوض کنند. همچنین سروکروپ ماه اول خدماتش را به صورت رایگان ارائه می‌کند.
شرکت سروکروپ از سال ۱۹۸۷ در سیدنی استرالیا شروع به کار کرد و تا کنون حدود ۱۵۵ شعبه در ۵۴ کشور در ۲۲ شهر دارد. از جمله کشورهایی که سروکروپ در آن‌ها فعالیت می‌کند می توان به استرالیا، نیوزلند، ژاپن، چین، آمریکا و …. اشاره کرد. دفاتر سروکورپ و زیر ساخت‌های آی تی در آن به شرکت‌ها در هر سطح و اندازه‌ای این امکان را می‌دهد که از سیستم‌های پیشرفته آی تی و خدمات اداری در سطح بین المللی استفاده نمایند.
این شرکت از سال ۲۰۰۶ توسط ویلیام گردنیک و مارتین سن در آمریکا شروع به فعالیت کرد و امروزه بیش از ۲۰۰ کارمند دارد. از مهمترین ویژگی‌های این شرکت نسبت به سایر رقبایش می‌توان به هزینه‌ی پایین آن اشاره کرد هرچند این هزینه پایین ناشی از امکانات محدودی می‌باشد که ارائه می‌دهند.
بر خلاف سروکروپ که ماه اول سرویس را به صورت رایگان در اختیار مشتری قرار می‌داد DAVINCI هزینه راه اندازی ۱۵۰ دلاری را برای کسب و کار ها در پی دارد که اگر از آن چشم پوشی کنیم سایر هزینه‌هایش نسبت به رقبایش کمتر می‌باشد، به طور مثال هزینه دریافت آدرس پستی توسط سروکروپ ماهیانه ۲۲۴ دلار است در حالی که این شرکت تنها با ۱۴۹ دلار این خدمات را انجام می‌دهد.
اگر به دنبال آن هستید که کسب و کارتان را در کشورها و شهرهای زیادی معرفی کنید و در تمام آن شهرها آدرس پستی و شماره تلفن خاص خودتان را داشته باشید ما به شما رگوس را پیشنهاد می‌دهیم. این شرکت که از ۱۹۸۹ در بلژیک کسب و کارش را شروع کرد هم اکنون در بیش از ۱۲۰ کشور از جمله ایران دارای ۳۰۰۰ شعبه است.
این شرکت قیمت‌هایش را در وبسایتش لیست نکرده است و اطلاع از قیمت‌ها صرفا از طریق پرسش از سایت امکان پذیر است. ولی طبق قیمت‌هایی که از این کسب و کار در سایت‌های دیگر اطلاع رسانی شده است هزینه راه اندازی این شرکت نیز مانند سروکروپ رایگان است اما سایر خدمات آن هزینه به نسبت بیشتری از دو سرویس دیگری که معرفی شده اند را در پی دارد.
دفتر مجازی در تهران
با کاهش هزینه‌ها، در مورد جزئیات مهم عقب نمانید. با یک آدرس و یک شماره تلفن مطمئن هستید که مشتریان بالقوه توجهی را که شایسته آن هستید به شما خواهند داد. این که شما تازه وارد یک بازار شده‌اید به این معنی نیست که باید به دلیل کمبود زیرساخت و پشتیبانی در مضیقه باشید. دفتر مجازی نه تنها یک آدرس و شماره تلفن، بلکه پشتیبانی تیم و فناوری اطلاعات را در صورت نیاز، به ارمغان می‌آورد.
ویژگی‌های دفتر مجازی
ویژگی‌ها و خدماتی که توسط این سه شرکت ارائه می‌شود تا حد زیادی یکسان می‌باشد و تفاوت اصلی در قیمت‌ها و همچنین تعداد شعبی است که می‌توانند در اختیار کسب و کارهایشان قرار دهند.
از جمله خدمات این شرکت‌ها می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- آدرس و شماره تماس تجاری حرفه‌ای
- دریافت و ارسال ایمیل
- امکان پاسخگویی و فوروارد تماس با اپراتور
- امکان دسترسی به مکان فیزیکی واقعی جهت برگزاری کنفرانس و جلسات
- سرویس‌های مازاد تجاری در مکان فیزیکی مانند: اینترنت پر سرعت وای فای، پرینت و فکس، امکانات سخت افزاری صوتی و تصویری، امکانات پذیرایی از جمله قهوه و چای و …
علاوه بر سه دفتر کار مجازی که در بالا معرفی شد می‌توان به دو مورد دیگر از جمله Opus Virtual Offices و CEO Suite اشاره کرد که مورد دوم در میان کشورهای آسیایی از محوبیت خاصی برخوردار است.
چه کسانی می توانند از دفتر کار مجازی بهره ببرند؟
انعطاف پذیری و طیف وسیعی از مزایای یک دفتر مجازی به بسیاری از کسب و کارها اجازه می‌دهد تا فروش خود را افزایش دهند.
- افرادی که تازه شروع به کار کرده‌اند و نمی‌خواهند از آدرس خانه و شماره تلفن همراه خود در اسناد خود استفاده کنند.
- حرفه‌ای‌هایی که خارج از دفاتر کار می‌کنند اما هنوز باید هویت بازاریابی مستقلی داشته باشند.
- کسب و کارهایی که در شهرها یا کشورهای جدید گسترش می‌یابند.
- شرکت‌هایی که می‌توانند در مناطق جغرافیایی مختلف خدمت کنند.
- اپراتورهایی که نیاز به پذیرش یا پشتیبانی سرپرست دارند و نمی‌توانند ریسک، هزینه و دردسر استخدام کارمند را توجیه کنند
- تیم‌های فروش که بیشتر روز را در دفاتر مشتریان بالقوه می‌گذرانند اما برای کار در بین جلسات به فضایی امن و سازنده نیاز دارند.
- مسافران جهانی که در پویاترین شهرهای جهان به دفاتر عالی و پشتیبانی ثابت نیاز دارند.
- هر کسی که می خواهد یک شرکت ۵ ستاره بدون هزینه زیاد داشته باشد.
سخن پایانی
اگر به دنبال یافتن بهترین دفتر مجازی برای کسب و کارتان هستید سعی کنید در ابتدا تمام گزینه‌های مورد نظر را بررسی کنید و سپس به سراغ آن سرویسی بروید که قابلیت تغییر پذیری و انطباق بیشتری با کسب و کار شما داشته باشد.
اگر همچنان در این زمینه سوالاتی برایتان باقی مانده است یا به دنبال مشاوره در زمینه انتخاب بهترین دفتر مجازی برای کسب و کارتان هستید تیم رسانه‌ای اکوموتیو می‌تواند شما را یاری نماید.برای ارتباط با ما می توانید از طریق نظرات اقدام نمایید.
همچنین برای مشاهده لیست استارتاپ های فعال در این حوزه می توانید لینک زیر را مشاهده نمایید :
با آرزوی موفقیت روز افزون برای شما
