دفاتر کار مجازی ، حلقه گمشده در موفقیت کسب و کارهای نوپا

درگذشته نه چندان دور، کارهای اداری اغلب از طریق مراجعه حضوری یا تماس تلفنی پیش می‌رفت، با رشد صنعت ارتباطات بی سیم استفاده از تلفن ثابت کاهش پیدا کرد و همچنین با رشد اینترنت، روش های دیگر ارتباطی در حال جایگزین شدن شیوه‌های قدیمی است. این تغییر رفتار مردم، نیاز ها و فرصت های جدیدی را پدید آورده است. حالا دیگر با رشد تکنولوژی و افزایش امکانات ارتباطی، حضور فیزیکی از اهمیت کمتری برخوردار است که این پدیده سبب رشد دورکاری و تسهیل در فعالیت کسب و کارهای کوچک و خانگی  شده است.

دفتر کار مجازی چیست و منشی مجازی چگونه عمل می‌کند؟

کسب و کارهای کوچک و متوسط جهت ایجاد ارتباط موثر با مخاطبین خود نیازمند صرف هزینه زیادی هستند. چراکه توان و امکان ایجاد زیر ساختی با ظرفیت بالا (مخصوصا برای موارد خاص) مقرون به صرفه نیست. پس کسب و کارها نیازمند روشی هستند که بتوانند ارتباط با مخاطبین خود را بهبود ببخشند. عموم مردم هم خواستار روشی مطمئن جهت ارتباط با کسب و کار مد نظر خود هستند.

تلفن همراه امکان دریافت ورودی نامحدود را ندارد، برقراری ارتباط گفتاری از طریق اینترنت همچنان از پایداری کافی بر خوردار نیست، پس روش باقی ماننده استفاده از زیر ساخت مخابراتی می باشد که برای کسب و کار های کوچک و متوسط پرهزینه و بازدارنده می باشد. همچنین، تلفن ثابت به علت محدود بودن به یک مکان و عدم داشتن امکانات پیشرفته نیاز گروه زیادی از کسب و کار ها را برآورده نمی کند.

در نتیجه توسعه سافت سوئیچ هایی بر روی بسترهای مخابراتی تلفن ثابت که بتواند امکانات ارتباطی مورد نیاز کسب و کار های مختلف را تامین کند باعث ایجاد ارزش برای کسب و کارها خواهد شد. این امکانات بر روی شماره تلفن ثابت با توجه به ظرفیت ورودی بالا قابل پیاده سازی و توجیه پذیر است. در دنیا هم این مدل توسعه کمک بسزایی به رشد اقتصادی کرده است؛ شرکت های بزرگ مخابراتی با در قرار دادن زیرساخت خود به کسب و کارهای کوچک، امکان توسعه خدمات تلفنی گوناگون را فراهم کرده‌اند که باعث ایجاد درآمد، ارتباط راحت‌تر عموم مردم با کسب و کارها و در نهایت افزایش رفاه و رشد کسب و کارها خواهد شد.

دفتر کار مجازی، حرکت به سمت ارائه سرویس

در ایران مدتی است که کسب و کارهایی این خدمات را به نام “دفتر کار مجازی” به علت محدود نبودن استفاده کننده به مکانی خاص، ارائه می دهند. این کسب و کارها با ارائه خدمات بر روی خطوط ثابت ایجاد ارزش می‌کنند، البته فروش زیر ساخت تلفنی به تنهایی هیچ ارزش افزوده‌ای ایجاد نمی کند، در نتیجه شدیدا این شرکت ها به سمت ایجاد زیر ساخت و سامانه سافت سویچی هستند که بتواند همانند یک سانترال قدرتمند و مرکزی به کسب و کارها ارائه خدمت کند. در اینجا به برخی از این ویژگیهای یا سافت سوئیچ توجه بفرمایید:

بر روی هر خط می توان امکانات زیر را استفاده کرد:

۱- پخش پیام خوشامدگویی به صورت نوشتاری یا بارگذاری فایل صوتی
۲- مشخص کردن لیست از شماره تلفن کارشناسان جهت انتقال تماس ها به صورت صف انتظار، گروهی و غیره
۳- تعیین زمانبندی جهت انتقال تماس های ورودی (مثال: اداری، غیر اداری و مناسبات)
۴- تنظیم منو اصلی و زیر منو ها در کنار داخلی جهت هدایت تماس گیرنده
۵- دریافت گزارش آنی هر تماس در پنل و به صورت پیامک
۶- کسر اعتبار و امکان افزایش آن به میزان استفاده
۷- دریافت فکس و پیام صوتی در پنل، از طریق ایمیل و شماره گیری
۸- تنظیم دستورالعمل و نحوه پاسخگویی برای اپراتورها (در محل و دورکار)
۹- دایورت تماس توسط اپراتورهای در محل و یا دورکار
۱۰- ضبط مکالمات جهت بالا بردن کیفیت و نظارت
۱۱- تبدیل گفتار به متن جهت بکارگیری هوش مصنوعی (در آینده)
۱۲- دریافت و ارسال اطلاعات از تماس گیرنده، حین و بعد از پایان تماس، جهت ارتباط موثر (مانند: نظرسنجی، پشتیبانی و …) از طریق تشخیص صدا و یا ورودی از شماره گیر تلفن
۱۳- امکان ایجاد تماس خروجی به صورت دستی و یا اتوماتیک از شماره ارائه داده شده
۱۴- اتصال به سامانه های امور مشترکین

فرصت مالی برای نهاد ارائه کننده زیرساخت مخابراتی

بیزنس مدل دفاتر کار مجازی عموما بر مبنای دقایق مصرفی و دایورت شده است پس گسترش آن به نفع نهادهای ارائه کننده زیرساخت مخابرات است. با در نظر گرفتن جمعیت بازار اولیه که حدود ۱۰۰ هزار کسب و کار می باشد، می توان انتظار درآمد ۳۰ میلیارد تومانی را در سال تنها برای دایورت مستقیم و غیر مستقیم تماس داشت. در حال حاضر تقریبا ۷۰ درصد از تماس ها دایورت می‌شوند و مابقی منتهی به تلفن گویا و یا صندوق صوتی می‌شوند و از امکانات اتوماتیک و هوشمند استفاده می کنند. با ارائه امکانات بهتر می‌توان هزینه ای جهت استفاده از زیر ساخت هم در نظر گرفت که در واقع محل سود این گونه سامانه ها می‌باشد. البته با پایین نگه داشتن قیمت برای شرکت های بزرگ و با حجم بالای تماس استفاده از یک سافت سویچ قدرتمند بسیار مقرون به صرفه تر از ایجاد آن خواهد بود.

چالش فعلی دفاتر کار مجازی

مشکلات کسب و کار های فعال در این حوزه و مسدود شدن خطوط آن‌ها به دفعات باعث عدم اطمینان دیگر کسب و کارها جهت فعالیت در این حوزه می شود. فقدان حضور کسب و کارها در توسعه این صنعت در ایران به علل مختلف جدا از هدر رفتن ظرفیت‌های زیر ساختی، باعث کندی رشد کسب و کار های نوپا می‌شود. امکان و ظرفیت بوجود آمده ممکن است با رشد سریع تکنولوژی در صنعت ارتباطات تا چند سال دیگر در دسترس نباشد، پس می‌بایست تا فرصت هست از این موقعیت کمال بهره را داشت. امید است با تنظیم و تسهیل قوانین راه ورود شرکت‌های دیگر جهت توسعه این اکوسیستم باز شود.

در حال حاضر چندین شرکت در ایران خدمات دفتر کار مجازی ارائه می‌دهند و هر کدام به میزان توان فنی خود خدماتی را بر روی خطوط ثابت ارائه می‌کنند. متاسفانه چندین بار به علل مختلف به طور مقطعی جلوی فعالیت این کسب و کارها گرفته شده است. با این حال نهادهای مربوط شامل سازمان تنظیم مقررات، مخابرات ایران و مخابرات تهران در سطوح مختلف با تلاش و همدلی فراوان در حال ایجاد فرایند های جدید جهت برطرف کردن موارد بالا هستند.

راه حل نهایی، سافت سوئیچ در مخابرات ایران

هر کسب و کاری با توجه به نیازش نحوه ارتباط با مشتری خود را تعیین می کند. عدم دسترسی کسب و کارها به یک راه حل جامع در عین حال ساده، به طور کلی جلوی پیشرفت آنها را می گیرد. ایجاد و بکارگیری زیر ساخت یک سافت سوئیچ حرفه ای که هر کسب و کاری بتواند با توجه به فرایندهای خود سناریوی پاسخگویی به تماس های خود را بسازد، روشی است که در دنیا توسط شرکت های بزرگ مخابراتی مانند تویلو اجرا شده است.

در این روش با توجه به زیر ساخت گسترده مخابرات کسب و کارها می توانند با توجه به نیاز جامعه هدف خود سناریوهای مختلفی را بر روی سافت سوئیچ مستقر در مخابرات ایجاد کنند و از محل کارکرد آن به ازای هر دقیقه هزینه پرداخت کنند. این پلتفرم این قابلیت را به جامعه می دهد که برای کسب و کارهای دیگر شروع به تولید روش های مختلف و خلاقانه ارتباطی کنند. در نتیجه زیر ساخت تلفنی مخابرات در کل کشور و با روشی نوین ایجاد درآمد و ارزش آفرینی خواهد کرد.

سخن پایانی، فرصت دفاتر کار مجازی از دست نرود!

دفتر کار مجازی یک فرصت است، فرصتی برای رشد کسب و کارها، باید با تعامل با بخش خصوصی کارآفرین زمینه را برای فعالیت آن‌ها فراهم کرد. در حالی که دفاتر کار مجازی امادگی پذیرش مقررات را دارند و پیشنهادهای مشخصی هم برای نحوه کار ارائه شده است، شایسته نیست که این فرصت طلایی برای کاهش هزینه های کسب و کارهای نوپا و متوسط در این روزگار سخت اقتصادی از دست برود و با خودتحریمی امکان پیشرفت و توسعه کسب و کارها سلب شود.