در تعاریف کلی روابط عمومی به چرخه اطلاعاتی بین یک سازمان و مخاطبان آن گفته می شود. در حقیقت دپارتمان روابط عمومی آن سازمان، وظیفه انتقال تجزیه و تحلیل نظرات و تفکرات مدیران و موسسان سازمان را بر عهده دارد. در حالت کلی و در سازمان های سنتی روابط عمومی به مجموعه اقدامات و کوشش های حساب شده ای گفته می شود که در استراتژی آن سازمان جهت برقراری ارتباطات موثر و هدفمند با گروه های مرتبط صورت می گیرد.
در حقیقت هر سازمانی از طریق روابط عمومی‌اش در خصوص فعالیت‌ها و منافع مشترکش با مخاطبانش رو به رو می‌شود. سازمان، ممکن است این امور را به وسیله برگزاری یا شرکت در همایش‌ها و کنگره‌های مربوط انجام دهد یا با همکاری مطبوعاتی و رسانه‌ای پیام‌هایش را به گوش مخاطبانش برساند.
فعالیت‌های روابط عمومی در ساختار سازمان‌های سنتی خیلی ملموس نیست و همین باعث تفکیک از تبلیغات یک سازمان می‌شود.
روابط عمومی می‌تواند جهت ساختن روابط خوب با کارکنان، مشتریان، شرکا، سرمایه گذاران ، مخاطبان و حتی عموم مردم به کار رود.
تا اینجا، هر چه تعریف کردیم، تعاریف کلی و سنتی دپارتمان روابط عمومی بودند. اما چنانچه بخواهیم با نگاهی جدیدتر و سیستماتیک‌تر روابط عمومی را در استارتاپ ها بررسی کنیم بهتر است هر استارتاپ را یک انسان با شخصیتی مستقل در نظر بگیریم.
در این حالت واحد فروش قلب استارتاپ، مدیریت و استراتژی مغز آن، لجستیک پاهای استارتاپ و روابط عمومی چهره و صدای آن شمرده می‌شود. استارتاپ برای رشد و بقای خود به این چهره و صدا احتیاج دارد چرا که بخشی از بقای استارتاپ، یا در واقع یکی از مهم‌ترین مباحث در بقای استارتاپ، ایجاد روابط و ارتباطات کلیدی با سایرین در اکوسیستم و در یک کلام «شبکه سازی» است.
در استارتاپ ها فعالیت‌های کلیدی دپارتمان روابط عمومی به سه بخش عمده تقسیم می‌شود:
- رویدادها
- کمپین‌ها
- رسانه‌ها
برگزاری رویدادها و شرکت در آنها دو مقوله‌ای است که به صورت جداگانه باید در استارتاپ ها به آن پرداخته شود تا ارتباطات با کسب و کارهای همکار، مخاطبان و … شکل بگیرد.
رسانه‌ها و تعامل با آنها و فعالیت در شبکه‌های اجتماعی از ملزومات وجودی واحد روابط عمومی یک استارتاپ است؛ چرا که مخاطبان از این طریق می‌فهمند در آن استارتاپ چه می‌گذرد و از آنجایی که خدمات و محصولات هر استارتاپ از ایده های جدید است فعالیت‌های رسانه‌ای روابط عمومی می‌تواند عموم مردم را با این خدمات و محصولات آشنا کند.
در کنار این مشخصات، روابط عمومی استارتاپی باید توأم با خلاقیت هم باشد، چرا که در دنیای امروزی تبلیغات و صداهای تبلیغاتی بسیاری روزانه در سراسر رسانه‌ها جریان دارد. خلاقیت در تدوین و انتقال پیام باعث می‌شود که صدای آن استارتاپ بهتر به گوش برسد و چهره ای متفاوت به خود بگیرد.
مشخصه مهم دیگری که روابط عمومی ها باید داشته باشند، مدیریت بحران است.
داستان مسافر بدحجاب اسنپ و بحران آن را اغلب در اکوسیستم استارتاپی ایران شنیده اید، این ماجرا باید در کوتاهترین زمان توسط دپارتمان روابط عمومی اسنپ حل می‌شد تا این شرکت بتواند به خوش‌نامی خود در بازار ادامه دهد.
در پایان این اتفاق که سر و صدای آن در فضای مجازی پیچید مسافر از راننده عذرخواهی کرد و اسنپ عکس‌های این واقعه را در فضای مجازی پخش کرد اما چهره دختر و حالات آن نه تنها نتوانست این بحران را مدیریت کند بلکه واکنش‌های منفی نسبت به این اتفاق دو چندان شد.
همه ما می‌دانیم که سیستم‌های تشویق همیشه بهتر از سیستم‌های تنبیه و اجبار به جواب می‌رسد.
بهتر بود روابط عمومی اسنپ با ارائه کدهای تخفیف به مسافران با حجاب این کمپین را با توجه به قوانین جمهوری اسلامی و سیستم تشویق به نحو بهتری برگزار کند. در این بحران‌ها نقش روابط عمومی بسیار به چشم می‌خورد و هر روز پر رنگ‌تر می‌شود.
کمپین هایی که توسط روابط عمومی طراحی و اجرا می‌شوند نقش بسیار تاثیرگذاری بر مخاطبان خواهند گذاشت. برای مثال تیم روابط عمومی بستر تامین مالی جمعی نیک استارتر که در زمینه کراودفاندینگ فعالیت می‌کند برای یکی از پروژه های خود (بازی رومیزی زار) یک رویداد در کافه برد گیم برگزار کرد.
بازی های رومیزی مخاطبان خاص خود را دارد و معمولا احتیاج به تجربه‌شدنِ بازی پیش از خرید دارند. روابط عمومی نیک استارتر همراه با تیم مارکتینگ زار با برگزاری این رویداد در مکان مناسب نه تنها توانست معرفی خوبی به جامعه هدف خود داشته باشد بلکه در پایان این رویداد توانست چند نسخه از بازی خود را به فروش برساند.
همچنین نیک استارتر جهت رسیدگی به تیم های استارتاپی که در مناطق کمتر مورد توجه کشور مستقر هستند طرحی با عنوان «طرح رویش» تدوین کرد که اولین فاز آن در خوزستان برگزار شد.
علت اصلی نام‌گذاری طرح رویش آن بود که نیک استارتر قرار بود بستری برای رویش ایده‌هایی شود که به هر دلیلی امکان دیده شدن نداشته‌اند. این کمپین موفق نیک استارتر در اولین دوره خود با حدود ۱۵۰ طرح ارسالی به دبیرخانه مواجه شد که از این تعداد ۳۵ طرح به دمودی رویش خوزستان راه پیدا کردند و در نهایت ۸ تیم برای کراودفاندینگ انتخاب شدند. طراحی و اجرای این کمپین یک استراتژی روابط عمومی برای گرفتن ایده های بیشتر و همچنین برندسازی بود که توانست موفق عمل کند.
در نهایت می توان به این نتیجه رسید که روابط عمومی حتی در استارتاپ ها نیز نقشی مهم و کلیدی است که می تواند مکمل واحد بازاریابی باشد. در استارتاپ های نوپا و کوچک نیز وظایف روابط عمومی را معمولا باید مدیر مجموعه برعهده بگیرد. به این منظور مدیر استارتاپ باید به مهارت‌های نرم تا حدی مسلط باشد؛ تا بتواند روابط اولیه کسب و کار را شکل دهد، ارتباطات موثر رسانه‌ای‌اش را بسازد، کمپین‌ها را طراحی و اجرا کند و در نهایت در رویدادها شرکت کند و پس از بزرگ شدن مدیر روابط عمومی را استخدام کند تا به اهداف خود دست یابد.
