آنچه که در ادامه مطالعه خواهید کرد شامل پیشنهادهایی برای ایجاد تیم هایی هماهنگ و موفق است. هدف از توصیه‌هایی همچون تفکر خلاق و تمرکز بر پیشرفت شغلی کارکنان، توانمندسازی رهبران در خلق تیم هایی قدرتمند است.
توصیه‌هایی که در ادامه آمده شامل بهترین اصول و مهارتهای ساخت تیم است و به کسب دانش در این زمینه کمک می‌کند.
این مقاله شامل موارد زیر است:
- نکاتی برای تشکیل تیم
- اصول کار تیمی
- شیوه‌های همکاری
لیست توصیه‌های تشکیل تیم
آیا به دنبال رازهایی برای تشکیل یک تیم قدرتمند هستید؟ در این مقاله ۱۰ مورد از بهترین نکات تشکیل تیم را به شما معرفی می‌کنیم.
- خارج از چارچوب فکر کنید.
بازی‌های قدیمی و سنتی که برای تمرین و تقویت روابط اعضای تیم به کار می‌رفتند، مثل بازی دو حقیقت و یک دروغ و فعالیتهایی مانند ردیف کردن افراد به ترتیب تاریخ تولد، در صورت تکرار زیاد به سرعت خسته‌کننده می‌شوند.
شما به فعالیتهای گروهی نیاز دارید که افراد به شرکت کردن در آن‌ها علاقه‌مند شده و به گونه‌ای در آن فعالیت درگیر شوند. ممکن است قبلاً ترفندهایی را برای باز کردن یخ بین اعضای تیم به کار برده باشید، اما میتوانید با خلق یک سری تجربیات جدید و جالب تأثیر بهتری بر روابط اعضای تیم بگذارید.
چند ایدۀ جالب و سرگرم‌کننده برای ایجاد صمیمیت و حس همکاری در بین اعضای گروه:
- کلاس‌های بداهه‌پردازی
- غذا خوردن در کنار هم
- گردش‌های دسته‌جمعی
- انجام فعالیتهای فنی و هنری
- چالش‌های ورزشی
با انتخاب فعالیتهایی که موقعیت جدیدی را ایجاد می‌کنند زمینۀ خلاقیت و نوآوری را برای تیم خود فراهم آورید.
در اینجا فهرستی از بازی‌های بداهه‌پردازی که میتوانید با تیم خود بازی کنید آورده شده است. این بازی‌ها فعالیتهای ترکیبی برای تیمهای حضوری و دورکاری را شامل می‌شود.
- زمینه‌ساز پیشرفت شغلی کارمندان‌تان باشید.
افراد برجسته و تأثیرگذار در جهان، همواره خواهان پیشرفت و توسعه در زندگی حرفهای خود هستند اما ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و حرفهای مهم است. پیشرفت حرفهای موجب ایجاد انگیزه در کارمندان می‌شود زیرا افراد در حین یادگیری و پیشرفت، دستمزدی دریافت می‌کنند که از طریق آن می‌توانند به زندگی شخصی خود هم بپردازند.
یک‌سوم کارمندانی که شغل خود را ترک کرده‌اند، نبود فرصت پیشرفت شغلی را دلیل این کار می‌دانند. هنگامی که اسباب رشد و توسعه را پیش روی کارکنان خود قرار می‌دهید، بهبود و پیشرفت برای‌شان مانند یک پروژۀ تیمی خواهد بود، نه تلاشی انفرادی.
پیشرفت شغلی را به یک فعالیت تیمی تبدیل کنید:
- به صورت گروهی در کلاس یا سمینارها شرکت کنید؛
- از یک کارشناس بخواهید برای ارائۀ سخنرانی یا میزبانی بحث در تیم شما شرکت کند؛
- مربیانی را برای آموزش کارمندان خود استخدام کنید.
راههای زیادی برای تقویت مهارتهای تیمی و بهبود ارتباطات اعضا وجود دارد.
- همه اعضای تیم را مشغول نگه دارید.
برخی از افراد به‌خودی‌خود اجتماعی و برون‌گرا هستند، در حالی که برخی دیگر به کمی تشویق نیاز دارند. هدف ساخت تیم مشارکت دادن همۀ افراد است. اگر یکی از اعضای تیم کنار بکشد و نتواند با بقیه ارتباط برقرار کند کل تیم مختل می‌شود.
شما باید به عنوان رهبر تیم، به همه فرصت مشارکت بدهید و برای ایجاد احساس مشارکت و کارآمدی در تمام اعضا، اطمینان حاصل کنید که تک‌تک افراد به گونه‌ای مشغول انجام وظیفه‌ای هستند.
توصیه‌هایی برای مشغول‌سازی اعضا:
- جلسات منظمی را برای انجام فعالیتهای حضوری و مجازی ترتیب دهید و حضور همۀ افراد را الزامی اعلام کنید؛
- اجازه ندهید سکان گفتگو فقط به دست چند نفر هدایت شود و از کارمندان منزوی خود بخواهید که آن‌ها نیز نظرات خود را بیان کنند؛
- به‌منظور باز کردن یخ گروه موضوعاتی را به میان آورید که همه را به بحث‌وگفتگو وادارد؛
- زمان و مکانی را برای گپ‌وگفت‌های غیرکاری اختصاص دهید. از موضوعات جالب برای ایجاد بحث استفاده کنید.
اگر تمام اعضای تیم با هم به گفتگو نپردازند، تیم شما پتانسیل خود را به حداکثر نمی‌رساند. در یک تیم ایده‌آل، همه با هم کار می‌کنند تا به نتیجه برسند. علاوه بر این، تحقیقات نشان داده است کارمندانی که احساس می‌کنند در کارها مشارکت داده می‌شوند عملکرد بهتری داشته و احتمال ترک کار در آن‌ها بسیار کمتر است.
- به نقاط قوت و علایق تیم خود اهمیت دهید.
همه سزاوار فرصتی برای درخشیدن هستند. به گزارش وب‌سایت ایندید، ۹۸ درصد از کارمندان زمانی که احساس اعتمادبه‌نفس داشته باشند، عملکرد بهتری دارند. شما نیز برای به حداکثر رساندن کارایی اعضای تیم، نقاط قوت آن‌ها را به کار بگیرید.
در کتاب ۱۷ اصل کار تیمی، جان سی ماکسول بیان می‌کند که «هر بازیکن جایگاهی دارد که در آن بیشترین ارزش را می‌آفریند». او این حقیقت را «قانون جایگاه» می‌نامد. هر عضو تیم یک جنبۀ برتر دارد. مسئولیت شما به عنوان مدیر این است که این جنبه‌ها را متوجه شوید.
مهارتهای تیم خود را شناسایی کرده و نقش‌ها را بر اساس توانایی و سابقۀ تخصصی هر فرد تعیین کنید. زمانی که کارمندان با مشکلی روبه‌رو می‌شوند به آن‌ها پیشنهاد راهنمایی دهید. به عملکرد خوب اعضا پاداش دهید و از تلاش‌های چشمگیرشان تقدیر کنید. این مورد یکی از نکات کلیدی کار گروهی است.
ممکن است این امور بسیار وقت‌گیر به نظر برسند اما نتیجه‌ای که به بار می‌آورند بسیار رضایت‌بخش خواهد بود. اگر بر نقاط قوت افراد تمرکز کنید میتوانید شور و اشتیاق آن‌ها را برانگیزید. کارمندی که برای انجام کار خود اشتیاق دارد، بدون نیاز به محرک بیرونی به خود انگیزه می‌دهد. بنابرین شما نیاز به پیگیری مکرر نخواهید داشت و در درازمدت در زمان شما صرفه‌جویی خواهد شد.
- از پاداش و تقدیر استفاده کنید.
طی صحنۀ فوق العاده‌ای در سریال «مردان دیوانه»، دیالوگ‌های زیر بین پگی اولسون (کارمند) و دان دریپر (رئیس) ردوبدل می‌شود:
دان: این کار توئه. من به تو پول می‌دم و تو به من ایده می‌دی.
پگی: شما هیچ‌وقت از من تشکر نمی‌کنید!
دان: خب پول برای همینه دیگه!
سیستم پاداش صرفاً پولی هم مانند موضوعات مشروب‌خواری و زن‌ستیزی که در این سریال به تصویر کشیده شده، منسوخ شده است. نتایج نظرسنجی انجمن روان‌شناسی آمریکا حاکی از آن است که احساس ارزشمندی در محل کار با نحوۀ عملکرد و سلامت روحی مرتبط است. کارمندان به دنبال چیزی والاتر از پاداش مادی هستند. کارمندی که از سوی کارفرمای خود حس قدردانی و تقدیر دریافت کند کمتر احتمال دارد که به دنبال شغل دیگری باشد.
چند راه برای پاداش دادن به عملکرد خوب اعضای تیم:
- از دستاوردها تقدیر کنید؛
- سایر افراد تیم را تشویق کنید که موفقیت‌های یکدیگر را تبریک بگویند؛
- مزایایی از قبیل پرستار کودک یا دیگر خدمات رفاهی را در اختیار کارمندان قرار دهید؛
- از فعالیتهایی مانند بازی‌ها و جشن‌هایی همراه با اعطای جوایز بهره‌گیری کنید.
به یاد داشته باشید، یک تشکر ساده کارهای زیادی انجام می‌دهد؛ اما صرفاً به کار بردن کلمات محبت‌آمیز بدون عمل کافی نیست. به ایده‌های عملی برای اظهار قدردانی نسبت به تیم خود بیاندیشید.
در اینجا فهرستی از مزایایی که میتوانید به کارمندان ارائه دهید آورده شده است.
- به عنوان یک الگو تیم را رهبری کنید.
«آنطور که من می‌گویم انجام بده، نه آنطور که من انجام می‌دهم». بچه‌ها از شنیدن این جمله از زبان والدین و کارمندان از شنیدن آن از زبان رؤسای خود به ستوه می‌آیند. وقتی قوانین خود را زیر پا می‌گذارید، احتمال کمی وجود دارد که زیردست‌های‌تان به شما احترام بگذارند یا از آن قوانین پیروی کنند.
یکی از حیاتی‌ترین نکات کار تیمی، رهبری گروه به عنوان یک الگو است. این امر به معنای پایبندی به ارزش‌های شرکت و مشارکت در اهداف آن است.
رهبر تیم علاوه بر هدایت و راهنمایی باید به عنوان عضوی از تیم عمل کند. هنگامی که کارمندان مشاهده کنند رهبر تیم همانند دیگر اعضا در پروژه شرکت دارد و فعالیتهای تیم را هم‌پای آن‌ها انجام می‌دهد، جوی دوستانه و صمیمی بر گروه حاکم می‌شود. در این شرایط کارمندان رهبر خود را به چشم یک همکار می‌بینند و احساس ارزشمندی ایجادشده در آن‌ها موجب می‌شود تا با تمام قدرت ذهنی و جسمی خود برای پیش‌برد اهداف تیم حرکت کنند.
این کار تا حد زیادی باعث می‌شود که کارکنان در تیم احساس راحتی کنند. اعضای تیم اگر ببینند شما با انگیزه فعالیت‌ها را آغاز می‌کنید، هماهنگ و هم‌جهت با شما به جلو حرکت خواهند کرد.
در اینجا مهارتهای بیشتری برای مدیران ارائه شده است.
- به زمان و مرزهای تیم خود احترام بگذارید.
تصور کنید شما رویدادهای تیم را برنامه‌ریزی و تمام موارد موردنیاز را جمع‌آوری کرده‌اید. حال به اعضای تیم خبر می‌دهید که از این به بعد، هر پنجشنبه‌شب بعد از اتمام زمان کاری، همگی سه ساعت را صرف انجام فعالیت‌ها و بازی‌های تیمی خواهند کرد! در این موقعیت احتمالاً با اخم‌وتخم‌ها و غر زدن اعضا روبه‌رو می‌شوید. آیا آن‌ها از تفریح متنفرند؟
در حالی که فعالیتهای تیمی برای ایجاد صمیمیت و نزدیکی اعضا مهم است و نیت شما از این برنامه‌ریزی خیر بوده، اما شما باید هنگام برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، حجم کاری و تعهدات خارج از شغل کارکنان خود را در نظر بگیرید. در حین ترتیب دادن برنامه‌ها این موارد را مدنظر داشته باشید: آیا مهلت تحویل این کار نزدیک است؟ آیا شرکت کمبود نیرو دارد؟ و یا آیا کارمندان شما فرزندان کوچک یا والدین بیمار دارند؟
در صورتی که کارمندان شما احساس کنند نیازهای آن‌ها نادیده گرفته می‌شود، حتی جالب‌ترین ایدهها ممکن است مقاومت و اعتراض آن‌ها را برانگیزد.
هنگام معرفی پروژه‌ها و فعالیتهای جدید، ملاحظه‌گر و دلسوز باشید. بیش‌ازحد برنامه‌ریزی نکنید. در صورت امکان برخی از پروژه‌ها یا رویدادها را اختیاری کنید. برای رویدادها چند تاریخ را معین کنید و به اعضا پیشنهاد دهید تا از بین آن‌ها تاریخی را انتخاب کنند که همگی با آن موافق هستند. اینگونه کارکنان از دیگر برنامه‌های خود عقب نمی‌مانند. در فعالیتهای بیرونی تنوع ایجاد کنید تا همه بتوانند از آن‌ها لذت ببرند.
اگر به زمان و احساسات افراد گروه احترام بگذارید، احتمال مشارکت آن‌ها بسیار بیشتر خواهد بود. کار تیمی باید جذاب و لذت‌بخش باشد، پس مراقب باشید که به کاری خسته‌کننده و طاقت‌فرسا تبدیل نشود.
شما میتوانید برای دسترسی سریع به زمان هر یک از برنامه‌ها از نرم‌افزار ردیابی زمان استفاده کنید.
- از تعارضات قبل از وقوع آن‌ها جلوگیری کنید.
یکی از پیچیده‌ترین بخش‌های کار در تیم، برخورد با درگیری‌های بین افراد است. مدیران خوب در این درگیری‌ها میانجی‌گری می‌کنند، اما یک مدیر عالی از وقوع آن‌ها جلوگیری می‌کند.
به جای حل تعارضات، قبل از شروع آن‌ها را متوقف کنید.
در ادامه به چند شیوه برای ایجاد هماهنگی در گروه اشاره می‌شود:
- برای تقویت هم‌بستگی اعضای گروه، فعالیتهای تیمی منظمی را برنامه‌ریزی کنید؛
- اعضای تیم خود را بشناسید و افرادی را که به خوبی با هم کنار می‌آیند در انجام کارها شریک کنید؛
- اهداف و انتظارات روشنی را معین کنید و از همه انتظار پیگیری داشته باشید؛
- اساس تیم را بر پایه اعتماد بسازید. به اعضای تیم خود به عنوان یک انسان محبت کنید و آن‌ها را تشویق کنید که با سایر اعضا به همین گونه رفتار کنند. دربارۀ ایجاد اعتماد در محل کار بیشتر مطالعه کنید؛
- ارتباط را در اولویت قرار دهید و به اعضای تیم راههای ارتباط آسان را آموزش دهید.
تیمهای سمی محیط‌‌های کاری را ناخوشایند کرده و استرس زیادی را در کارکنان ایجاد می‌کنند. منتظر نمانید تا همه چیز به‌خودی‌خود حل شود. اگر از همان ابتدا به طور آگاهانه روابط تیم را اصلاح کنید، در مسیر همکاری از شر دردسرهای زیادی در امان خواهید ماند.
- به اعضای تیم حق ابراز عقاید خود را بدهید.
همه افراد علاقه به شنیده شدن دارند. هیچ‌کس دوست ندارد احساس کند که نادیده گرفته شده است.
اگر کارمندی احساس کند که ایدهها از قبل تنظیم شده است دست از مشارکت می‌کشد. زمانی که پیشنهادات اعضای تیم را پشت‌گوش می‌اندازید، نسبت به کار خود مالکیت کمتری احساس می‌کنند و ممکن است فراتر از وظیفۀ خود عمل نکنند. در این صورت شما با کم‌محلی خود کارمندان را ناامید کرده‌اید.
در مقایسه با آن، کارمندانی که احساس می‌کنند به حرف‌‌های‌شان گوش داده می‌شود، به میزان چهار برابر بیشتر احتمال دارد که نهایت تلاش خود را برای رسیدن به نتیجۀ بهتر به کار ببرند. برخورداری از حق ابراز عقیده به معنای رضایت بیشتر کارکنان، افزایش بهره‌وری، فرهنگ سازمانی منسجم و نتایج بهتر است.
لزوماً نیاز نیست با تمام ایدهها موافقت شود، مهم این است که همۀ کارکنان احساس اهمیت و سودمند بودن داشته باشند. در ادامه به چند روش برای انجام این توصیه اشاره می‌کنیم:
- در جلسات به همه فرصت دهید تا صحبت کنند. نوبت‌های اظهارنظر را عوض کنید تا همیشه یک نفر در آخر صف نظردهی نباشد؛
- به ایده‌های بیان‌شده بازخورد بدهید. حتی اگر با آن ایده موافق نیستید، سعی کنید با عباراتی نظیر «فکر می‌کنم گزینه‌های بهتری هم داشته باشیم» یا «بیایید بعداً دوباره در مورد پیشنهاد شما صحبت کنیم» نسبت به عقیدۀ آن فرد واکنش نشان دهید؛
- همواره از طریق رأی‌گیری‌های غیررسمی و یا نظرسنجی‌های بی‌نام از اعضای تیم بخواهید که در نظردهی سهیم باشند؛
- تا آخرین جمله به حرفهای مخاطب‌تان گوش دهید و با اظهار کلماتی نشان دهید که در حال گوش کردن هستید. هرگز تظاهر نکنید که با یک ایده موافق هستید چرا که وقتی ایده شخصی خود را پیاده‌سازی می‌کنید مشخص می‌شود که دروغ گفته‌اید؛
- دلیل تصمیمات خود را با شفافیت تمام شرح دهید. زمانی که برای کارمندان دلیل بیاورید، کمتر از مخالفت شما با ایده‌های‌شان ناراحت می‌شوند؛
- به کارمندان در داخل و خارج از محیط کاری حق انتخاب بدهید. اجازه دهید در مورد فعالیتهای تیم، تاریخ انجام آن‌ها و موارد تشویقی حق اظهار رأی داشته باشند.
اگر می‌خواهید فضایی مشترک ایجاد کنید، باید برای مشارکت اعضای تیم خود ارزش قائل شوید.
- مدام در حال یادگیری و ارتقای خود باشید.
تشکیل و تقویت کار تیمی چیزی نیست که یک‌باره آن را انجام دهید و حل‌وفصل شود، بلکه یک روند مداوم در حال تکاپو و تکامل است.
در حالی که منابع زیادی برای ترفندهای ساخت تیم وجود دارد، هیچ‌کدام از اصول گفته‌شده در این منابع قطعی و مسلم نیست. فعالیت‌ها و توصیه‌های جدیدی همواره در حال ظهور است. بهترین کاری که میتوانید برای تیم خود انجام دهید این است که با تعهد به قوانین تیم، همواره دانش رهبری خود را به‌روز نگه دارید.
تیم شما همچنان در حال تغییر و رشد خواهد بود، بنابراین شما نیز باید بر اساس نیاز روز برنامه‌های تیم خود را به‌روزرسانی کنید.
