کار دفتری! از راه دور یا ترکیبی؟ سال گذشته موضوع پربحث اتاق‌های هیئت مدیره، انتخاب بهترین روش کار برای مشاغل پس از کووید بود. اکثریت بحث پیرامون فرهنگ، تعادل بین کار و زندگی و بودجه متمرکز شده است. همه‌ی این‌ها موارد مهمی هستند، اما شاید مهم‌‌ترین سوال این باشد که چگونه می‌‌توانیم این کارها را به صورت کاربردی و مفید انجام دهیم؟
برای کسانی که به طور کامل به دفتر باز می‌گردند، احتمالا پاسخ، بازگشت به روش قدیمی انجام کارهاست. برای کسانی که تصمیم دارند کاملا از راه دور کار کنند؛ پاسخ، استفاده و کامل کردن سیستم‌‌هایی است که در ۱۶ ماه گذشته برای انجام امور در دوران همه‌گیری کووید استفاده کرده‌‌اند.
اما کار ترکیبی برای اکثر شرکت‌‌ها، موضوعی کاملا جدید است. این موضوع، نیاز به یک رویکرد منحصر‌به‌فرد دارد که شامل یادگیری، برنامهریزی و تغییرات بیشتر در طول مسیر است. کار ترکیبی مدلی است که پتانسیل ایجاد موفقیت را دارد. این مجموعه استعداد گسترده‌‌تری را در بر می‌گیرد، ترجیحات همه را برآورده میکند و پایه‌‌ای از سازش را در ساختار سازمان ایجاد خواهد کرد.
در ادامه ۳ عامل برای موفقیت کسب و کار ترکیبی ذکر شده است.
۳ عاملی که شما برای موفقیت در کار ترکیبی به آن نیاز دارد:
- طرز فکر دورکاری
- تعهد به کار ناهمزمان
- راهحل مدیریت کار
۱. طرز فکر دورکاری
کار ترکیبی بسیار شبیه به دوستی با یک گیاه‌خوار است؛ هنگام برنامهریزی شام، باید همیشه آنها را در نظر داشته باشید!
شما باید دائما از دسترسی کارمندان دورکار به فرصت‌ها و اطلاعات، مشابه با کارکنان حضوری دفتر مطمئن باشید. در غیر این صورت، فرآیند و سیستم‌ها از هم می‌پاشند.
با استفاده از ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت دورکاری شروع کنید. این ابزار شامل این موارد هستند:
- ابزارهای ارتباطی (مانند Slack یا Microsoft Teams) که به کارمندان دورکار اجازه میدهد بدون تنظیم جلسه، مکالمات سریع داشته باشند یا بازخورد سریع دریافت کنند.
- ابزارهای جلسه مجازی (مانند زوم یا Google Hangouts) که امکان گفتگوهای گروهی و تماس چهره به چهره بین کارمندان را فراهم می‌کنند.
- ابزارهای همکاری (مانند Miro یا Google Docs) که همه را قادر می‌‌سازند تا در کنار همکاران خود کار کنند، بازخورد ارائه دهند و نیز منبع بازخورد باشند و به همان میزان در ایده‌‌پردازی مشارکت مفید داشته باشند.
- ابزارهای مدیریت کار (مانند com یا Asana) که به کارمندان امکان ایجاد وظایف، توصیف درخواست‌ها، بیان ایده‌های مختلف و تعیین ددلاین را به روشی واضح و آسان میدهد.
سپس هر جلسه را با در نظر گرفتن کارمندان دورکار برنامهریزی کنید:
- به هر دعوتنامه، تماس ویدیویی اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که اتاق جلسه و کنفرانس ویدیویی برای صدا و تصویر عالی، مجهز هستند.
- به جای چاپ اسناد، سند آنلاین مشترک ایجاد کنید.
- برای استفاده از تخته سفید مجازی در مقابل وایت‌برد واقعی، برنامهریزی کنید.
- اگر در حال برگزاری جلسه‌ی ناهار هستید، برای پذیرایی حضوری، غذا سفارش ندهید بلکه به افراد در منزل‌شان، کوپن تحویل غذا بدهید.
و در نهایت، تماس مجازی را با مدیریت و مربیان ایجاد کنید:
- ساعات اداری را به صورت هفتگی برای تیم مدیریتی ایجاد کنید که هر کسی قادر باشد به آن ملحق شود. بسیاری از فرصت‌ها یا موانع، از طریق گفتگوهای ساده و معمولی در هنگام ناهار شناسایی می‌شوند، اما باید این موارد از راه دور نیز، برنامهریزی شوند.
- برنامهریزی انفرادی را با تمام اعضای تیم، جداگانه کنترل کنید. بدین صورت اعضا میتوانند برای بحث در مورد کار، شغل و زندگی شخصی خود، مکالمه‌ای اختصاصی با مدیر داشته باشند.
- میزبان جلسات مجازی ناهار و یادگیری باشید. جلسات آموزشی را ضبط کنید و افراد را به ثبت فرآیند و بهترین شیوه‌های یادگیری تشویق کنید.
پذیرفتن اصول دورکاری به این معنی است که همه میتوانند به راحتی کار کنند، احساس کنند شنیده می‌شوند و به طور مساوی مشارکت دارند؛ چه در دفتر خود باشند و چه در دفتر شما.
۲. تعهد به کار ناهمزمان
اغلب اوقات کسب و کار ها سعی می‌کنند محیط اداری را برای کارمندان دورکار بازآفرینی کنند اما معمولا این رویکرد جواب نمی‌‌دهد و بهترین بخش دورکاری از بین می‌رود؛ یعنی توانایی کار بدون وقفه و تنظیم برنامه کاری انعطاف پذیرتر. به جای تلاش برای ایجاد محیط کاری یکسان برای کسانی که در خانه هستند، از کارهای ناهمزمان استقبال کنید.
کار ناهمزمان یعنی کاری مستقل در زمان خود. این مورد به منظور همکاری یا کار متقابل نیست. بلکه به این معنی است که نقش یک فرد در کار، وابسته به حضور یا مشارکت شخص دیگری نخواهد بود. وقتی افراد از راه دور کار می‌کنند، فناوری تمام تعاملات آنها را فیلتر میکند. آنها در اختیار اتصالات اینترنتی و تماس‌های ویدیویی هستند.
کار ناهمزمان، کارمندان را از این محدودیت‌‌ها رها میکند و به آنها اجازه میدهد کار خود را در زمانی که برایشان مناسب‌‌تر است، انجام دهند. این روش برای افرادی که در دفتر حضور دارند نیز کارآمد است. آنها میتوانند با سرعت، کار خودشان را انجام دهند و زمان کمتری را صرف جلسات ویدیویی کنند.
چگونه یک کسب‌وکار ترکیبی می‌تواند کار ناهمزمان را بپذیرد؟
دو اصل کلی وجود دارد که باید از آنها استفاده کنید:
- در فضای باز کار کنید. کار ناهمزمان و شفافیت دست به دست یکدیگر می‌دهند. کارکنان باید بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و وظایف خود را در هر زمان و هر مکان که مایل هستند، انجام دهند. این بدان معناست که اطلاعات مسئولیت‌ها، فایل‌ها، بازخوردها، خلاصه‌ها و هر چیز دیگری که ممکن است بر کارشان تاثیر داشته باشد را، در دسترس داشته باشند. اسناد و مدارک را در درایوهای بدون رمز برای دسترسی همگان ذخیره کنید. ایده‌ها را در کانال‌های عمومی به اشتراک بگذارید.
حتی می‌توانید به کارهای روزمره‌تان نگاهی داشته باشید. برای هر کاری که انجام می‌دهید و کسی که در خانه است نمی‌‌تواند آنها را ببیند، راهی پیدا کنید که بتوان آن امور را قابل مشاهده کرد.
- همسویی تیم. وقتی مسئولیتی به شما محول می‌شود، آن را کامل می‌کنید. اما نتیجه‌ی مورد نظر چیست؟ هدف مشترکی که تیم روی آن کار میکند چه خواهد بود؟ کارمندان همسو، تصمیمات بهتر و سریع‌تری می‌گیرند؛ زیرا هدف هر کار را می‌دانند. همسویی، پیوند تیمی ایجاد میکند و همکاری آسان‌تر خواهد شد. چرا که همه، هدف نهایی و یکسانی در ذهن دارند. از ایده و افکار اعضای تیم‌تان برای ایجاد تعهد و پشتیبانی استفاده کنید. به صورت روزانه یا هفتگی زمانی را جهت هماهنگی تیم، حول اهداف جمعی و نقش هر فرد در دستیابی به آنها، اختصاص دهید. این امر می‌تواند در جلسات تیمی در Slack انجام شود.
۳. راهحل مدیریت کار
برای موفقیت یک سازمان ترکیبی، باید در تطبیق جریان کار با واقعیت، فعال باشید. اولین گام چه خواهد بود؟ درک جریان کار اصلی کسب‌و‌کارتان.
- هر پروژه چگونه از ایده به اجرا می‌رسد؟
- چه کسانی در حال فعالیت هستند و در کدام مرحله؟
- افراد کجا و در چه زمانی‌هایی کار می‌کنند؟
- از چه ابزاری استفاده می‌شود؟
این نکات باید به شما کمک کند تا همزمان با شناسایی موانع، گردش کاری خود را برای واقعیت ترکیبی، ترسیم و تجسم کنید. اغلب این موانع به شکل مخزنی از ابزار هستند. اطلاعات برنامه‌ی یک نفر خراب می‌شود یا اعضای تیم در پیدا کردن و به اشتراک گذاری اطلاعات کلیدی به مشکل می‌خوردند. اینجاست که راه حل مدیریتی، مفید است.
در حالت ایده‌‌آل، شما چیزی می‌‌خواهید تا امکان نحوه‌ی دقیق جریان اطلاعات بین ابزارهای موجود در پشته را سفارشی سازد. (بدون اینکه نیازی به کدنویسی یا روی آوردن به فناوری اطلاعات برای هر پروژه جدید باشد.) اگر تمرکز شما روی اتوماسیون ساده است، این موارد میتوانند راه حل‌های یک‌طرفه باشند (اطلاعات از یک ابزار به ابزار دیگر ارسال می‌شود.) مانند Zapier یا IFTTT. اما اگر تمرکز شما روی همکاری است، راهحل کار دو طرفه (به اطلاعات اجازه‌ی حرکت و جریان بین ابزارها داده می‌شود.) مانند شرکت Unito، ممکن است راه حل مناسبی باشد.
هنگامی که گردش کار ایجاد شد، آن را به طور عمومی به اشتراک بگذارید. گردش‌‌های کاری که به وضوح تعریف شده‌اند، باعث افزایش شفافیت و ایجاد هم‌ترازی می‌شود. این موضوع راه روشنی برای موفقیت همه کارمندان فراهم میکند.
کار ترکیبی موفق
کار ترکیبی برای اکثر مشاغل، موضوعی ناشناخته است. مانند هر کاوشگری، باید مطمئن شوید که شما و تیم‌تان برای مقابله با هر چالشی که برایتان پیش خواهد آمد، به خوبی مجهز هستید. با متعهد شدن به طرز فکر دورکاری، کار ناهمزمان و راهحل مدیریت کار، تیم ترکیبی خود را برای موفقیتی مشترک در دنیای جدیدی از کار، آماده خواهید کرد.
