در این مقاله قصد داریم به برخی از کارهای مهمی اشاره کنیم که مدیران باید برای پیشرفت و موفقیت یک تیم انجام دهند. این کارها طیفی از انتخاب افراد درست و تصمیم گیری درمورد اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، تا برقراری ارتباط، و پرورش و انگیزه دادن به افراد را شامل می‌شود. به‌علاوه به برخی از رایج‌ترین دام‌هایی می‌پردازد که باید از آنها اجتناب کرد.
گروهتان را با استفاده از مهارت‌های مدیریتی خود گرد هم آورید. اما قبل از آن، برخی تعاریف به دردمان می‌خورند. مثلا مدیریت دقیقاً چیست؟ و چه فرقی با رهبری دارد؟
یک نقطه شروع خوب، نقل‌قول وارن جی بنیس است که می‌گوید «رهبران افرادی‌اند که کارهای درست را انجام می‌دهند؛ و مدیران کسانی هستند که کارها را درست انجام می‌دهند.» رهبری یعنی ارائه‌ی چشم‌انداز قانع‌کننده‌ای از آینده، انتقال چنین چشم‌اندازی و کمک به افراد برای درک و تعهد نسبت به آن. از سوی دیگر، مدیران مسئول تضمین اجرای کارآمد و موفق این چشم‌انداز هستند.
البته، این دو نقش با یکدیگر هم‌پوشانی دارند و برای تأثیرگذاری کامل، باید هر دو نقش را ایفا کنید. با این وجود، تأکید این مقاله بر مهارت‌ها و مسئولیت‌های خاص مدیران و ابزارهایی است که در اختیار دارند. با این تفاسیر، دلیلی ندارد که افراد را وادار به کار کردن برای رسیدن به چشم‌اندازی افسانه‌ای در آینده کنید، در این صورت وقتی نوبت به اجرا برسد، با سر زمین می‌خورید.
اهمیت تفویض اختیارات
اولویت اول برای مدیران گروه، تفویض اختیارات است، مهم نیست چقدر ماهرید، فقط آن‌قدری هست که بتوانید خودتان به تنهایی از عهده انجام کارها بربیایید. با داشتن یک تیم در پشت سرتان می‌توانید به بیش از اینها دست پیدا کنید، به همین خاطر تفویض مؤثر اختیارات بسیار اهمیت دارد!
تفویض موفقیت‌آمیز اختیارات، با جور کردن افراد و وظایف شروع می‌شود، پس اول باید نقش و اهداف تیمتان را تبیین کنید. یکی از راه‌های درست انجام این کار، تهیه یک منشور گروهی است که هدف گروه و نحوه کار آن را تعیین می‌کند. این کار نه‌تنها به شما کمک می‌کند تیمتان را به یک نقطه شروع خوب برسانید، بلکه می‌تواند درصورت انحراف گروه از مسیر، آن را به مسیر اصلی‌اش برگرداند. تنها در این صورت در موقعیتی خواهید بود که درباره مهارت‌ها، تجربه و قابلیت‌های درون تیمتان فکر کنید و افراد را با وظایف موجود انطباق دهید.
انگیزه دادن به تیم
وظیفه مهم دیگر شما در کسوت یک مدیر، انگیزه دادن به اعضای تیم است. باید به یاد داشته باشید که در بحث انگیزش، افراد مختلف، نیازهای متفاوتی دارند. برخی از آنها بسیار خودانگیزشی هستند، درحالی‌که دیگران بدون پادرمیانی مدیریت، عملکردی پایین‌تر از حد معمول خود خواهند داشت.
ارتقای تیم
تیم ها از افرادی تشکیل می‌شوند که نگرش‌ها و توانایی‌های متفاوتی دارند و در سطوح مختلف شغلی قرار گرفته‌اند. برخی شاید وظایفی را که به آنها سپرده‌اید، چالش‌برانگیز بدانند یا برخی دیگر نیاز به حمایت داشته باشند. برخی دیگر ممکن است در کاری که انجام می‌دهند کهنه‌کار بوده و به دنبال فرصت‌هایی برای افزایش مهارت‌هایشان بگردند. به‌هرحال مسئولیت شما، پیشرفت همه افراد است.
توانایی‌هایتان در این جنبه از مدیریت، موفقیت بلندمدت شما در مقام یک مدیر را تعریف خواهد کرد. اگر بتوانید به اعضای تیم خود در جهت بهتر شدن در کاری که انجام می‌دهند کمک کنید، مدیری خواهید بود که بقیه برای کار کردن با او سر و دست می‌شکنند، به‌علاوه سهم بزرگی در پیشرفت سازمان خود خواهید داشت.
مؤثرترین راه برای ارتقای افرادتان، اطمینان از این است که مرتباً به اعضای تیم بازخورد می‌دهید. بسیاری از ما از بازخورد دادن می‌ترسیم، به‌خصوص وقتی که منفی باشد. بااین‌وجود اگر مرتباً بازخورد داده و بگیرید، عملکرد همه بهبود خواهد یافت.
تعامل و کار کردن با تیم
مهارت‌های ارتباطی برای موفقیت در هر نقشی لازم‌اند، اما مهارت‌ها و تکنیک‌های خاصی وجود دارند که به‌عنوان یک مدیر بیشتر از آنها استفاده خواهید کرد تا به‌عنوان یک کارمند. این مهارت‌ها تحت دو عنوان قرار می‌گیرند: تعامل با اعضای گروه، و ارتباط با افراد خارج از گروهتان. حالا به ترتیب نگاهی به هریک از آنها می‌اندازیم.
تعامل با افراد داخل تیم
به‌عنوان مدیر یک گروه، احتمالاً مسئول اداره جلسات منظم و جلساتی هستید که یک بار تشکیل می‌شوند. انواع جلسات و به‌خصوص جلسات منظم، به اتلاف وقت افراد شهره‌اند، پس ارزشش را دارد که بر مهارت اداره جلسات مؤثر تسلط پیدا کنید.
بسیاری از نشست‌ها، شامل جلسات طوفان فکری می‌شوند. به‌عنوان مدیر یک گروه، اغلب باید آنها را تسهیل کنید، بنابراین باید راحت این کار را انجام دهید. این کار چیزی فراتر از ساده رسیدن به ایده‌های خلاقانه است، همان کاری که وقتی عضوی معمولی از چنین جلساتی هستید انجام می‌دهید، حتماً بفهمید که آنها کجا ممکن است اشتباه پیش بروند و چه کاری برای جلوگیری از این اتفاق می‌توانید انجام دهید.
گوش دادن فعال، مهارت مهم دیگری برای مدیران و سایرین است. وقتی در جایگاه یک مسئول هستید، شاید تصور کنید که می‌دانید بقیه قرار است چه بگویند و گوش دادن اهمیت چندانی ندارد، چون به هر حال به یک راه‌حل فکر کرده‌اید.
در این دام نیافتید. اکثر مدیران خوب، شنوندگان فعالی هستند. این به آنها کمک می‌کند مشکلات را زودتر تشخیص دهند، از سوءتفاهم‌های هزینه‌زا اجتناب و در گروه‌هایشان اعتمادسازی کنند.
تعامل با افراد خارج از تیم
رئیستان احتمالاً مهمترین شخصی است که باید با او مراوده داشته باشید. برای فهمیدن کامل انتظارات او از شما و گروهتان، وقت بگذارید. اگر دقیقاً می‌دانید که چه می‌خواهد و ترجیح می‌دهد کار موردنظر چطور ارائه شود، توانایی بیشتری در جلب تأیید وی خواهید داشت.
از اینکه از رئیستان بخواهید شما را هدایت یا نظارت کند، نترسید. اغلب می‌توانید چیزهای زیادی از او یاد بگیرید، اما شاید وی برای دادن چنین پیشنهادی، پیش‌قدم نشود. اگر برای مشورت گرفتن نزد رئیستان می‌روید، حتماً تا حد امکان مسئله را از جنبه‌های مختلف بررسی کنید. موضوع را با خلاصه‌ای از نظرات خودتان، با وی در میان گذاشته و بعد بگویید در کجای کار به کمک نیاز دارید.
به‌علاوه بخشی از کار شما به‌عنوان یک مدیر، مراقبت از گروهتان و محافظت از آنها دربرابر فشار غیرمنطقی است. مهارت‌هایی مثل جرأت ورزی و مذاکره برد-برد را یاد بگیرید تا بتوانید یا کاری را رها کرده، یا بر سر منابع اضافه مذاکره کنید.
بخش دیگری از کار شما، مدیریت نحوه تعامل گروهتان با گروه‌های دیگر است. از تحلیل سهام دار جهت شناسایی گروه‌هایی که باید با آنها سر و کار داشته باشید، استفاده کنید. سپس با این افراد صحبت کرده و بفهمید از شما چه می‌خواهند و می‌توانند برای کمک به شما چه کاری انجام دهند.
مدیریت انضباط
بااین‌وجود هرچقدر هم که امیدوار باشید مجبور به انجام این کار نخواهید شد، باز هم برای اکثر مدیران، زمانی در کارشان فرا می‌رسد که باید یک کارمند را ادب کنند. نظم‌بخشی تفاوت ظریفی با بازخورد اساسی دارد، چون همیشه صرفاً به کار کارمندان مربوط نمی‌شود. شما می‌توانید مثلاً درمورد آداب حرف زدنشان پشت تلفن به آنها بازخورد دهید، اما حل مسائل مربوط به صرفه‌جویی در وقت یا آراستگی فردی به رویکرد متفاوتی نیاز خواهد داشت. تشخیص و برخورد با نقض واضح قانون یا آیین‌نامه شرکت، آسان است. اما درمورد موقعیت‌های دیگر چطور؟ از یک طرف، نمی‌خواهید کوچک شوید. از طرف دیگر، نمی‌شود چیزهایی را که باید حل شوند، به حال خود رها کنید.
از این قوانین تجربی استفاده کرده و تصمیم بگیرید که آیا باید اقدام کنید یا خیر. اگر پاسخ به هریک از آنها مثبت بود، آن‌وقت باید زمانی را به صحبت خصوصی با آن کارمند اختصاص دهید.
۱. آیا این مسئله بر کیفیت خدماتی که کارمند به مشتری (داخلی یا خارجی) تحویل می‌دهد، تأثیری دارد؟
برای مثال طراح گرافیکی داریم که معمولاً دیر سر کار می‌رسد، هرچند برای جبران این تأخیر تا دیروقت می‌ماند. ارباب‌رجوع‌ها گاهاً از گیر نیاوردنش در ساعات اولیه روز می‌نالند، به‌خصوص وقتی کارها را عجولانه انجام می‌دهد.
۲. آیا این مسئله تأثیر معکوسی بر انسجام گروهی دارد؟
هر یک از طراحان مایل است روی پروژه خودش کار کند و جلسات کمی میان اعضای گروه طراحی برگزار می‌شود، بنابراین انسجام تحت تأثیر قرار نمی‌گیرد. بااین‌وجود افراد متوجه عدم وقت‌شناسی او هستند و زمان‌بندی آنها در حال مختل شدن است.
۳. آیا این مسئله در حال آسیب زدن به منافع دیگران در گروه است؟
طراحی که کنار جناب وقت‌نشناس می‌نشیند، از اینکه باید قبل از رسیدن او به دفتر، پاسخ‌گوی تماس‌های مشتریان باشد و نمی‌تواند پاسخ قاطعی به سؤال «پس کی می‌رسد؟» بدهد، ناراحت است.
در این شرایط، مدیر گروه طراحی تصمیم می‌گیرد با جناب وقت‌نشناس صحبت کند چون رفتار او بر همکارش تأثیر می‌گذارد. آنها موافقند که دیر آمدن سر کار مشکلی ندارد (رفت و آمد روزانه این فرد زمان‌بر بوده، و مسیرش پرترافیک است) اما وی متعهد خواهد شد که تا ساعت ۹:۳۰ صبح خودش را برساند تا تعداد تماس‌هایی که همکارش باید پاسخ دهد کاهش یافته و هم‌چنین زمان معینی برای اعلام به مشتریان داشته باشد. کارمند موردنظر برای جبران زمان صبح، تا دیروقت کار خواهد کرد، و یکی از کارهایی که همکارش دوست ندارد انجام دهد را بابت مدیریت اضافه تماس‌ها، بر عهده خواهد گرفت.
وقتی با یک مسئله انضباطی احتمالی مواجه می‌شوید، برای جمع‌آوری اطلاعات پیرامون این موقعیت وقت بگذارید، تصمیم بگیرید که قرار است چه کار کنید و سپس اقدام کنید. مسائل انضباطی به‌ندرت با کمال میل رعایت می‌شوند و اغلب بدتر شده و گاهاً در میان دیگر اعضای گروه رنجش قابل توجهی را موجب می‌شوند.
دام‌هایی که باید از آنها اجتناب کنید
اشتباهات رایجی وجود دارد که مدیران تازه‌کار مرتکب می‌شوند. مراقب باشید که از آنها دوری کنید! از جمله:
- این تصور که می‌توانید به دانش شغلی و مهارت‌های فنی فعلیتان برای موفقیت در مقام یک مدیر اکتفا کنید. لازم است برای بهبود مدیریت خود و هم‌چنین مهارت‌های دیگران وقت بگذارید به طوری که اینها مهم‌تر از مهارت‌های فنی شما هستند!
- عدم مشورت منظم با رئیستان؛ اقدامی اشتباه برای اینکه نشان دهید خودتان به تنهایی از پس کار برمی‌آیید.
- رفتن به سراغ رئیستان بدون اینکه از قبل مسئله را بررسی کرده و نحوه حل کردن احتمالی‌اش را در نظر گرفته باشید.
- دست‌پاچه یا شگفت‌زده کردن رئیستان به شکل ناخوشایند. از قانون «شگفت‌زده نکنید» پیروی نمایید.
- انجام دادن هر کاری که رئیستان را وادار کند جلوی دیگران از شما دفاع کند. این کار می‌تواند وی را در مقابل همکاران و مافوق‌هایش «بی‌اعتبار» کند و این طور به نظر برسد که گروهش از کنترل خارج شده است.
- صحبت نکردن با مشتریانتان (چه داخلی و چه خارجی) درباره آنچه از شما و گروهتان انتظار دارند.
- استفاده نامناسب از اقتدارتان، باید مطمئن شوید هر کاری که از دیگران می‌خواهید انجام دهند به نفع سازمان است.
بسیاری از این نکات واضح به نظر می‌رسند، بااین‌وجود، ارتکاب چنین اشتباهاتی در کوران حیات مدیریتی روزانه، بسیار آسان است.
نکات کلیدی
وقتی از جایگاه یک کارگر به مقام مدیر خط تولید می‌‌رسید باید مهارت‌های جدیدی کسب کنید و ابزارها و تکنیک‌های تازه‌ای را به کار ببرید. اینها شما را در انجام اقدامات مهم مدیریتی از جمله سازمان‌دهی، انگیزه‌بخشی، توسعه و تعامل با گروهتان یاری می‌کنند.
مهم‌تر از همه اینکه، یاد بگیرید چطور اختیارات را به نحو مؤثری تفویض کنید. بااین‌وجود، انگیزه دادن به افراد را هم بیاموزید، اعضای گروه را ارتقا داده، و علاوه بر برقراری ارتباطی مؤثر با افراد داخل و خارج از گروهتان، انضباط را هم به شکل مؤثری مدیریت کنید و حتماً از اشتباهاتی که بسیاری از مدیران مرتکب می‌شوند اجتناب کنید!
