در مواجهه با ملاقات های بی پایان، وقفه های مکرر و وظایف فوری در آخرین لحظه، شما به راحتی می توانید تمام روز را بدون مشارکت در پیشرفت پروژه ها و اهداف، بگذرانید. به همین دلیل بسیار مهم است بدانیم که چگونه وقت خود را به درستی برنامه ریزی کنیم. ابزار برنامه ریزی موثر برای مدیریت زمان و برنامه ریزی به کار گرفته می شود. ابزارهای برنامه ریزی نیز در برنامه ریزی درست تاثیرگذار هستند.
اهمیت برنامه ریزی
برنامه ریزی، هنر طرح ریزی فعالیت های خود به طوری است که شما بتوانید به اهداف خود برسید و زمانی را که در دسترس شماست را اولویت بندی کنید. هنگامی که برنامه ریزی به طور موثر انجام می شود، به شما کمک می کند تا:
- درک آنچه شما می توانید به واقع با زمان خود به دست آورید.
- اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام وظایف ضروری دارید.
- زمان احتمالی برای “غیر منتظره” ها اضافه کنید.
- اجتناب از مصرف بیش از حد زمانی که شما می توانید اداره کنید.
- به طور پیوسته به اهداف شخصی و حرفه ای خود بپردازید.
- وقت کافی برای خانواده و دوستان، ورزش و سرگرمی داشته باشید.
- تعادل خوب بین کار و زندگی را به دست آورید.
زمان یک منبع است که ما نمی توانیم آن را خریداری کنیم، اما اغلب آن را نادیده می گیریم یا از آن استفاده نمی کنیم. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا در مورد آنچه که می خواهید در یک روز، هفته یا ماه به دست بیاورید فکر کنید و شما را در مسیری قرار می دهد تا اهداف خود را انجام دهید.
چگونه برای وقت خود برنامه ریزی کنیم
به طور منظم زمان خود را برای انجام برنامه‌های خود برای مثال در ابتدای هر هفته یا ماه تنظیم کنید.
تعدادی از ابزار های برنامه ریزی مختلف برای انتخاب وجود دارند. راه ساده و آسان برای داشتن یک برنامه، استفاده از یک قلم و کاغذ است، زمان خود را با استفاده از یک برنامه ریز هفتگی سازمان دهی کنید. مهم‌ترین مسئله در انتخاب ابزار برنامه ریزی شما این است که به شما این امکان را می‌دهد که داده ها را به سادگی وارد کنید و به شما اجازه می‌دهد که زمان دقیق (روز / هفته / ماه) را در سطح جزئیات مورد نیاز خود مشاهده کنید.
هنگامی که تصمیم گرفته اید که چه ابزارهایی را می‌خواهید استفاده کنید، ابزار برنامه ریزی موثر خود را به روش زیر آماده کنید:
۱. شناسایی زمان موجود
شروع به ایجاد زمان مورد نظر برای کار خود کنید.
چقدر وقت در کار باید صرف کنید که طراحی کار و اهداف شخصی شما را در زندگی منعکس کند.
۲. فعالیت‌های ضروری را برنامه ریزی کنید
سپس، در فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، باید کارهای خوبی انجام دهید. این‌ها اغلب چیزهایی هستند که در برابر آن ها ارزیابی می‌شوید.
۳. برنامه ریزی فعالیت‌های با اولویت بالا
لیست کارهای خود را مرور کنید و برنامه ها را در فعالیت‌های پراهمیت و فوری و همچنین وظایف تعمیر و نگهداری ضروری که قابل انتقال یا اجتناب نیست، برنامه ریزی کنید.
سعی کنید این‌ها را برای زمان‌هایی از روز که شما بیشتر انرژی دارید ترتیب دهید. به عنوان مثال، برخی از مردم در صبح بیشتر انرژی می‌گیرند و در صبح کار می‌کنند، در حالی که برخی دیگر بعد از ظهر به طور موثرتری تمرکز می‌کنند.
۴. زمان احتمالی را برنامه ریزی کنید
سپس، زمان اضافی برای مقابله با احتمالات و شرایط اضطراری را برنامه ریزی کنید. (اگر این زمان را برنامه ریزی نکنید، موارد اضطراری همچنان اتفاق می‌افتد و شما در نهایت در کار تاخیر می‌کنید.)
وقفه‌های مکرر می‌تواند زمان شما را بخورد. یادگیری نحوه مدیریت آن‌ها می‌تواند مقدار زمان احتمالی را که نیاز دارید کنار بگذارید را کاهش دهد. برخی از وقفه ها برای پیش بینی سخت است، اما برخی از جاهای خالی در برنامه شما به شما امکان انعطاف پذیری برای تنظیم مجدد کارها و پاسخ دادن به مسائل مهم را می‌دهد.
۵. زمان احتیاطی را برنامه ریزی کنید
فضایی که شما در برنامه ریز خود جا گذاری کرده اید “زمان اختیاری” است: زمان موجود برای ارائه اولویت‌های خود و دستیابی به اهداف خود. بررسی فهرست اولویت‌های کاری و اهداف شخصی و زمان مورد نیاز برای دستیابی به آن‌ها را ارزیابی کنید و آن ها را برنامه ریزی کنید.
۶. فعالیت های خود را تحلیل کنید
اگر زمانی که به مرحله پنج رسیدید متوجه شوید که زمان کمی در اختیار شما قرار دارد، لازم است که مراحل دو، سه و چهار را دوباره انجام دهید و سوال کنید که تمام وظایفی که وارد کرده اید کاملا ضروری هستند. ممکن است بعضی از چیزها بتوانند در یک زمان کارآمدتری ترتیب داده شوند یا حل شوند.
یکی از مهم ترین راه هایی که می‌توانید موفقیت را ایجاد کنید، افزایش حداکثر اهرمی است که می‌توانید با زمان خود به دست آورید. با افزایش تعداد کارهایی که می‌توانید با محول کردن کار به افراد دیگر، برون سپاری وظایف کلیدی یا استفاده از تکنولوژی به حداکثر برسانید، حجم کار را افزایش دهید. این به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را به دست آورید.
اگر متوجه شوید که زمان اختیاری شما هنوز محدود است، ممکن است لازم باشد مجددا بخشی از حجم کارتان را بررسی کنید یا کمک بخواهید. از برنامه تازه آماده شده خود به عنوان مدرک تعهدات سنگین خود استفاده کنید.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
