مدیریت ذینفعان فرآیند تعامل با این افراد و حفظ روابط خوب با آن ها است. شما به احتمال زیاد با نقش های مختلف و تأثیر گذار و متنوعی بر روی پروژه خود کار خواهید کرد. برقراری ارتباط با هرکدام به روشی صحیح می تواند نقش مهمی در نگه داشتن آن ها در “هیئت مدیره” داشته باشد. ابزار ارتباطات ذینفعان مراحل اساسی برای ایجاد یک برنامه مدیریت موثر و هدفمند ذینفعان را توضیح می دهد.
تدوین استراتژی ابزار مدیریت ذینفعان
اولین قدم در جهت مدیریت ذینفعان این است که مشخص کنید که آنها چه کسانی هستند.
با استفاده از ابزار اولویت بندی ذینفعان افراد اصلی را که در پروژه شما درگیر هستند و این که چگونه می‌توان قدرت، تأثیر و علاقه آنها را در رابطه با پروژه ارزیابی کرد مشخص کنید.
پس از ترسیم مواضع ذینفعان خود در شبکه، می‌توانید شروع به تدوین استراتژی برای مدیریت آنها کنید. به یاد داشته باشید، هدف شما از ارتباطات جلب حمایت برای پروژه تان یا اطمینان از حفظ پشتیبانی موجود شماست.
برنامه ریزی ارتباطات ذینفعان
۱. اطلاعات شبکه قدرت – علاقه خود را در کاربرگ وارد کنید
ابتدا، در ستون نام ذینفع کاربرگ خود، نام ذینفعان کلیدی که در شبکه قدرت/ علاقه خود مشخص کرده اید را وارد کنید.
در ستون بعدی، رویکرد ارتباطات، استراتژی مناسب را برای هر ذینفع بنویسید. گزینه‌ها شامل “مدیریت نزدیک”، “راضی بودن”، “مطلع بودن” یا “نظارت” می‌باشد.
در ستون منافع و مسائل کلیدی، سطح نفوذ و منطقه مورد علاقه هر یک از ذینفعان در کار یا پروژه خود را اضافه کنید. سپس، در ستون وضعیت فعلی، ارزیابی خود را در مورد جایگاه رابطه با آنها اضافه کنید: “وکیل مدافع”، “حامی”، “خنثی”، “منتقد” یا “مسدود کننده”.
۲. رویکرد مدیریت ذینفعان خود را در نظر بگیرید
نحوه مدیریت ذینفعان شما به این موارد بستگی دارد:
- اندازه و پیچیدگی پروژه شما : شما می‌توانید با مقایسه با پروژه‌های گذشته، نقاط عطف پروژه، میزان منابع مورد نیاز یا مثلاً با زمان اختصاص داده شده، این مورد را ارزیابی کنید.
- میزان کمک شما برای دستیابی به نتایج مورد نظر : این می‌تواند شامل حمایت مالی، مشاوره و اطلاعات تخصصی، منابع فیزیکی، بررسی مطالب برای افزایش کیفیت و غیره باشد.
- زمانی که برای برقراری ارتباط در دسترس هستید : شما باید در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید زمانی را که انتظار دارید برای برقراری ارتباط صرف کنید و مدیریت کنید، به ویژه اگر پروژه شما به ورودی ذینفعان زیادی نیاز داشته باشد.
غالباً بهتر است برای برقراری ارتباط با ذینفعان، زمان بیشتری را اختصاص دهید، نه اینکه سعی کنید بدون نیاز به هرگونه کمک یا ورودی موردنیاز ، “به نتیجه برسید”.
۳. به هر چیزی که از هر ذینفع می‌خواهید فکر کنید
اکنون، به لیست ذینفعان خود بازگردید و در مورد سطح حمایتی که از هرکدام می‌خواهید فکر کنید. این مقدار را در ستون پشتیبانی مورد نیاز کاربرگ وارد کنید.
و این که دوست دارید هرکدام در پروژه شما (در صورت وجود) چه نقشی داشته باشد؟ این مورد را در ستون نقش‌های مورد انتظار یادداشت کنید.
سعی کنید تا حد امکان درباره آنچه از ذینفعان خود می‌خواهید داشته باشید. اگر اقدامات خاصی وجود دارد که برای پیشبرد پروژه به آنها نیاز دارید، آنها را در ستون اقدامات مورد نظر کاربرگ خود بنویسید. و مطمئن شوید که می‌توانید توضیح دهید که چرا این اقدامات بسیار مهم هستند!
۴- پیام‌های مورد نیاز برای انتقال را شناسایی کنید
در مرحله بعد، در مورد آنچه باید بیان کنید فکر کنید تا ذینفعان خود را ترغیب کنند تا از شما حمایت کنند و با پروژه خود درگیر شوند.
مزایایی را که پروژه شما برای سازمان یا افراد ذیربط به ارمغان می‌آورد برجسته کنید و بر روی محرک‌های اصلی عملکرد مانند افزایش سودآوری یا ارائه پیشرفت‌های واقعی متمرکز شوید.
پیام‌های کلیدی خود را در ستون پیام‌های مورد نیاز کاربرگ خود بنویسید.
۵- اقدامات و ارتباطات را مشخص کنید
روی آنچه که برای پیروزی و مدیریت حمایت ذینفعان خود باید انجام دهید، کار کنید. با توجه به زمان و منابعی که در دسترس شما است، نحوه مدیریت ارتباطات و ورودی از طرف ذینفعان خود را مشخص کنید.
ابتدا روی مهمترین ذینفعان متمرکز شوید و بعد افراد کم اهمیت دیگر. طرحی را تهیه کنید که با آنها در حد امکان به سادگی و کارآمدی ارتباط برقرار کنید.
در نظر بگیرید که هر یک از ذینفعان مایل به دریافت به روزرسانی هستند و به چه شکلی. هدف شما این است که ذینفعان خود را درگیر کنید و حامی نگه دارید، بنابراین مواظب باشید که آن ها را “بیش از حد” درگیر نکنید یا وقت آنها را هدر ندهید.
همچنین، در مورد چگونگی پیروزی و یا خنثی کردن مخالفت بدبین فکر کنید. در جایی که به حمایت فعال آنها نیاز دارید، در مورد چگونگی بالا بردن سطح علاقه آنها فکر کنید.
برنامه‌های خود را در ستون اقدام و ارتباطات کاربرگ خود بنویسید.
۶. برنامه خود را اجرا کنید
پس از تهیه برنامه مدیریت ذینفعان، می‌توانید شروع به اجرای آن کنید.
هدف این است که مدیریت ذینفعان را به جای یک وظیفه جانبی، به عنوان بخشی مهم در پروژه خود تبدیل کنید. مانند همه برنامه ها، آسان تر این است که این کار را در یک سری مراحل کوچک و قابل دستیابی که پشت سر هم انجام می دهید، عملی کنید.
و به یاد داشته باشید، پروژه‌ها معمولاً همزمان با پیشرفت در معرض تغییر قرار می‌گیرند. این بدان معنی است که نیازهای ذینفعان شما ممکن است تغییر کند. بنابراین، برنامه خود را مرتباً مرور کنید تا مطمئن شوید که همچنان با مؤثرترین ذینفعان، به مؤثرترین روش، در زمان پروژه خود ارتباط برقرار خواهید کرد.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
