اگر ارائه شما ساختار مشخصی نداشته باشد، مخاطب شما ممکن است نتواند ارائه شما را دنبال کند. وقتی این اتفاق بیفتد، فرصت شما برای ارتباط با مخاطب از بین می رود و به شهرت شما ضربه وارد می شود. ابزار ساختار ارائه برای این کار ابزار مفیدی است. عوامل زیادی می توانند در انتخاب ساختار برای ارائه شما تأثیر بگذارند، اما مهم ترین عامل موثر، نیت یا هدف شما از ارائه است. شما باید مشخص کنید که می خواهید به چه چیزی برسید، آیا می خواهید مردم را سر شوق آورید، ایجاد انگیزه کنید، اطلاع رسانی کنید،آنها را وادار به انجام کاری کنید یا این که سرگرمشان کنید؟
نیاز مخاطبان نیز بر ساختاری که شما انتخاب می کنید تاثیر گذار است. به عنوان مثال، افرادی که در موضوع ارائه شما تازه کار هستند بیشتر از افراد با تخصص و با تجربه به اطلاعات زمینه ای نیاز دارند. بنابراین، در این حالت، شما می‌خواهید رویکردی را انتخاب کنید که به شما فرصت کافی برای توضیح پس زمینه موضوع و همچنین تمرکز روی نکات اصلی را بدهد.
ساختار باز کردن – بدنه اصلی – نتیجه گیری
این ساختار یکی از ساختارهای بسیار عملی است که می‌تواند مورد توجه شما قرار گیرد. این رویکرد را اغلب با نام رویکرد “گفتن” می‌شناسند چرا که در این ساختار:
- آن چه می‌خواهید بگویید را به مخاطب بگویید. (معرفی)
- به آنها بگویید. (بدنه)
- آن چه گفتید را به آنها بگویید. (خلاصه)
این ساختار ساده، مؤثر و به راحتی قابل یادآوری است. ماهیت تکراری آن به شما این امکان را می‌دهد تا روی نکات خود تاکید کنید. این کار به دیگران کمک می‌کند تا نکات شما را به خاطر بسپارند. همچنین این رویکرد انعطاف پذیر است و شما میتوانید از مقدمه و بدنه برای ترغیب، ایجاد انگیزه، آموزش و یا سرگرم کردن مخاطب استفاده کنید.
اما نکته منفی این ساختار این است که تکراری بودن مطالب می‌تواند به سرعت مخاطب را آزار دهد. اگر تصمیم به استفاده از این رویکرد گرفتید، تکراری بودن مطالب را با حقایق جالب، تصاویر، حکایات یا داستان ها متوازن کنید تا علاقه مخاطبان خود را حفظ کنید.
برای توضیح بخش‌های مختلف این رویکرد ابتدا بدنه را بررسی می‌کنیم چرا که بقیه بخش‌ها وابسته به آن هستند.
بدنه اصلی
بدنه ارائه شما باید نکات کلیدی شما را شامل شود. شما باید این موارد را با یک ترتیب منطقی ارائه دهید تا مخاطبان شما بتوانند به راحتی با مطالب همراهی کنند.
بدنه اصلی باید شامل تعداد محدودی ایده باشد. هرچه سعی کنید مطالب بیشتری را ارائه دهید، افراد کمتری از مخاطبان مطالب را به خاطر خواهند آورد. پوشش سه تا پنج نکته و نه بیشتر در بدنه اصلی مناسب است.
هنگام سازماندهی ایده های خود، از تکه تکه کردن اصول برای قرار دادن اطلاعات در واحدهای مشخص استفاده کنید. این کار درک مفاهیم را آسان تر می‌کند و به افراد کمک می‌کند تا آنچه که به آنها گفته اید را به خاطر بسپارند.
مطمئن باشید که نکات اصلی خود را با حقایق پشتیبانی کرده اید. در تحقیقات خود از استراتژی های خوب برای جمع آوری اطلاعات استفاده کنید و به منابع استناد کنید. برای افزودن اعتبار به ارائه خود و پشتیبانی از ایده های خود از اطلاعات زیر استفاده کنید:
- داده ها، حقایق یا آمار.
- تصاویر یا نمودار ها.
- داستان ها و مثال ها.
- نقل قول ها یا توصیفات کارشناسان یا رهبران صنعت.
منابع قابل اعتماد اعتبار شما را تقویت می‌کنند و در مخاطبان اعتماد ایجاد می‌کنند.
باز کردن
افتتاحیه یا معرفی شما دارای دو هدف اصلی است، توجه مخاطبان خود را جلب کنید و نکات کلیدی که می‌خواهید در مورد آنها صحبت کنید را پوشش دهید.
به جای اینکه برنامه خود برای ارائه را بگویید، میتوانید از یک رویکرد متفاوت استفاده کنید و توضیح دهید که چرا مخاطبان در آنجا هستند. آنها از ارائه شما چه می‌آموزند و محتوای ارائه چگونه به آنها سود خواهد رساند؟
همچنین جلب توجه آنها از همان ابتدا بسیار مهم است. میتوانید این کار را از چند طریق انجام دهید:
- طنز
- یک داستان قانع کننده
- یک سوال لفظی
- یک ویدئو یا انیمیشن کوتاه
- بیانیه قوی یا غیرمنتظره
- یک چالش یا درخواست به مخاطبان شما
- نقل قول یا مثال
- یک درخواست به علاقه خود مخاطبان
- درخواست برای یک اقدام خاص
- تعلیق
اگر قصد دارید به سؤالات در انتهای ارائه پاسخ دهید، ایده خوبی است که در مقدمه این مطلب را ذکر کنید تا وسط ارائه حرف شما قطع نشود.
نتیجه گیری
بسیاری از ارائه دهندگان از اهمیت نتیجه گیری غافل می‌شوند اما جملاتی که ارائه به آنها ختم می‌شود همان چیزی است که بسیاری از مخاطبان به یاد خواهند آورد.
بخش نتیجه گیری نکات اصلی بدنه اصلی ارائه شما را خلاصه می‌کند. اگر می‌خواهید مردم اقدامی انجام دهند، اقدام خاصی را مشخص کنید.
به احساسی که مخاطبان پس از ارائه شما می‌خواهید داشته باشند فکر کنید. نتیجه گیری شما یک فرصت عالی برای تقویت این مسئله است. میتوانید با یک داستان عالی، نقل قول یا درخواست قانع کننده آنها را تحت تاثیر قرار دهید.
کاربرگ مربوط به این ابزار را میتوانید از این لینک دریافت کنید.
