سازمان ها به کارکنان خود وابستگی دارند. بنابراین باید روی آن ها سرمایه گذاری کنند و اطمینان حاصل کنند که کیفیت آن ها از بین نمی رود. مهارت ها را می توان با ارائه آموزش افزایش داد و این کار به تحرک بیشتر کارکنان منجر خواهد شد. با این حال، شرکت ها زمانی که مجبور به ارائه انواع آموزش به کارکنان خود می شوند، بیشتر تمایل به بیرون از سازمان دارند. این کار احتمال عقب نشینی کارکنان و از بین رفتن انگیزه آن ها را افزایش می دهد. در این شرایط با استفاده از ابزار ارزیابی نیازهای آموزشی یا TNA، شکاف میان آموزش کارکنان و نیاز آموزشی مرتبط با آن ها می تواند تعیین شود.
درباره ابزار ارزیابی نیازهای آموزشی
ارزیابی نیازهای آموزشی اولین مرحله در روند آموزش می‌باشد. این ابزار مشخص می‌کند که آیا آموزش به حل یک مشکل که در سازمان شناسایی شده است کمک خواهد کرد. ارزیابی نیازهای آموزشی اولین گام برای تغییر است. به عنوان مثال، آموزش می‌تواند به تحقق تغییر در فرهنگ سازمانی کمک کند. ارزیابی نیازهای آموزشی همیشه باید زمانی باشد که یک سیاست جدید در حال اجرا است یا زمانی که تغییرات در مورد روش‌ها یا خرید تجهیزات جدید برنامه ریزی شده باشد. همه چیز که می‌تواند به طور بالقوه بر سازمان و کارکنان تاثیر بگذارد باید با TNA مورد بررسی قرار گیرد.
در بسیاری از موارد، ارزیابی نیازهای آموزشی در پاسخ به ارزیابی کارکنان یا به عنوان بخشی از مدیریت عملکرد انجام می‌شود. اما تغییرات تکنولوژیکی یا IT جدید نیز می‌تواند به TNA منجر شود. این ابزار اساسا یک تحلیل شکاف است که وضعیت فعلی را با وضعیت مطلوب مقایسه می‌کند. اگر TNA نشان دهد که بیش از نیمی از کارکنان هیچ ایده ای ندارند که چگونه با برنامه نرم افزاری شیرپوینت کار می‌کنند، ایده خوبی است که یک دوره مقدماتی را برای همه کارکنان که مزایای SharePoint را آموزش می‌دهد ارائه دهند.
علاوه بر دلایلی که برای ارزیابی نیازهای آموزشی در بالا ذکر شد، قوانین جدید، کاهش بهره‌وری یا پاسخ منفی از نظرسنجی رضایت مشتری ممکن است در تصمیم گیری در این مورد نقش داشته باشد.
رویکرد یکپارچه
هدف از ارزیابی نیازهای آموزشی، ایجاد یک پل رسمی است بین آنچه که در سازمان و در محل کار نیاز است و پیشنهادات مربوط به همه آموزش‌های موجود در این زمینه را ارائه می‌دهد. انتقال عناصر آموزشی به محیط کار عملیاتی به عنوان یک نتیجه آسان‌تر می‌شود. با استفاده از یک حسابرسی وضعیت فعلی را می‌توان ارزیابی کرد و مشخص نمود که تغییرات مورد نظر در موقعیت یا مسئولیت‌ها، تحولات تکنولوژیکی یا سازمانی وجود دارد. ممیزی دقیقا همان چیزی است که برای ارتقای کارکنان یا تیم به سطح بالاتری نیاز دارد. این باید یک رویکرد یکپارچه در سازمان باشد.
شناسایی نیازهای آموزشی
ممیزی‌ها بهترین راه برای شروع ارزیابی نیازهای آموزشی می‌باشند. از قبیل استفاده از پرسشنامه‌های ساده برای پرسیدن از کارکنان در مورد آنچه که آنها نیاز دارند. ناظران در اینجا نقش مهمی نیز ایفا می‌کنند؛ آنها دقیقا می‌دانند که روابط چیست و ممکن است نیاز به آموزش مهارت‌های نرم افزاری مانند «بازخورد دادن» و «دریافت بازخورد»، «مهارت‌های ارتباطی» یا «آداب کار در محل» وجود داشته باشد. البته آموزش می‌تواند بر روی مهارت‌ها، دانش و شایستگی کارکنان متمرکز شود، اما آموزش در مورد تغییر رفتار و نگرش در تغییرات فرهنگی اغلب مد نظر است.
پاسخگویی کارکنان به سؤال‌ها به خودآگاهی سازمان به عنوان یک کل کمک می‌کنند. علاوه بر این، کارمندان برای آموزش اضافی آماده خواهند شد. در نهایت نشان دهنده یک نیاز واقعی برای آموزش است که با کارایی که مورد نیاز است و ممکن است هنوز هم در محل کار در وضعیت فعلی ۱۰۰٪ موجود نباشد، هماهنگ است.
علاوه بر پرسشنامه ها، مصاحبه‌های فردی کارکنان نیز ممکن است بخشی از ارزیابی نیازهای آموزشی باشد. ابزارهای دیگر برای شناسایی نیازهای آموزشی، مشاهدات و ارزیابی کارکنان در محیط کار را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. نتیجه یک تحلیل SWOT همچنین می‌تواند یک تصویر واضح از وضعیت فعلی سازمان ارائه دهد. به طور خاص تحلیل قدرت و ضعف اطلاعات زیادی در این مورد ارائه می‌دهد. به خصوص نقاط ضعف می‌تواند ضعف‌های مربوط به پرسنل، فاقد تجهیزات مناسب یا عدم مهارت برای کار با نرم افزار خاص باشد. این‌ها فقط چند نمونه از نقاط ضعف هستند.
همچنین ممکن است ترکیبی از این گزینه‌های مختلف برای TNA استفاده شود. این بدان معنی است که TNA می‌تواند رسمی یا غیررسمی باشد و یا ساده یا بسیار پیچیده باشد.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
