هنگامی که شما متوجه شوید که چگونه از زمان خود در کار استفاده کنید، می توانید فعالیت های کم ارزش خود را به حداقل رسانده و یا حتی حذف کنید. بدین صورت شما می توانید در حالی که در مدت زمان مشابهی در دفتر کار خود حضور دارید فعالیت های با ارزش تری را انجام دهید. برای این کار داشتن کاربرگ گزارش فعالیت ها ضروری است.
سوال اینجاست که چگونه می‌توان فعالیت‌های با ارزش‌تری را انجام داد؟ چگونه متوجه شویم که چه فعالیت‌هایی زمان بیش‌تری از ما می‌گیرند؟ چگونه متوجه شویم که در چه بازه‌های زمانی از روز بهره وری بیش‌تری خواهیم داشت؟ این نوشتار به بررسی ابزار گزارش فعالیت که برای این موضوع طراحی شده است می‌پردازد.
درباره ابزار
ابزار گزارش فعالیت (با عناوین یادداشت فعالیت یا گزارش فعالیت شغلی نیز شناخته می‌شود) یک ثبت کتبی از چگونگی صرف زمان شما برای انجام فعالیت‌های روزانه تان می‌باشد.
با نوشتن گزارش فعالیت ها برای چند روز، شما می‌توانید تصویر دقیقی از آنچه که در طول روز انجام می‌دهید و نحوه صرف وقت خود در این فعالیت‌ها داشته باشید. با این کار شما متوجه خواهید شد که حافظه شما راهنمای ضعیفی در ثبت فعالیت‌های شما است و نوشتن گزارش تجربه ای است که چشمان شما را بر فعالیت هایتان باز می‌کند.
گزارش فعالیت های شما همچنین به شما در درک اینکه آیا مهم ترین کار های خود را در زمان مناسب انجام می دهید یا نه کمک می کند. به عنوان مثال، اگر صبح پر انرژی تر و خلاق تر هستید، بهتر است در این زمان مهم ترین کار خود را انجام دهید. سپس بعد از ظهر می توانید بر روی وظایفی که به انرژی کم تری نیاز دازند، مانند پاسخ دادن به ایمیل ها یا تماس ها تمرکز کنید.
گزارش فعالیت ها همچنین برای کمک به شناسایی فعالیت های غیر ضروری که کمکی به شما در رسیدن به اهداف مهم تان نمی‌کند مفید است. به عنوان مثال، ممکن است شما بیشتر از مقداری که قکر می‌کنید صرف گشتن در اینترنت و یا خوردن قهوه می‌کنید. هنگامی که شما متوجه شوید که چقدر زمان برای این فعالیت‌ها صرف می‌کنید، می‌توانید روش کار خود را برای حذف آن‌ها تغییر دهید.
نحوه نوشتن گزارش فعالیت
برای نوشتن گزارش فعالیت ها کاربرگ مربوط به قالب این ابزار را از لینک موجود در آخر این صفحه دانلود کنید یا در یک صفحه مجزا ستون هایی با عناوین زیر تنظیم کنید:
-
تاریخ / زمان
-
شرح فعالیت
-
احساس من
-
مدت زمان فعالیت
-
ارزش (زیاد ، متوسط ، پائین ، بدون ارزش)
سپس، بدون تغییر در رفتار خود، هر چیزی را که در محل کار خود انجام می‌دهید را همانطور که هست یادداشت کنید.
هر زمان که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، مانند پاسخ به ایمیل، گزارش نویسی، قهوه خوردن یا هر فعالیت دیگر، زمان تغییر و احساس خود (متوجه، بدون تنوع، خسته، پر انرژی و …) را یادداشت کنید.
سپس، در یک زمان مناسب، در گزارش فعالیت های خود مدت زمان هر فعالیت و اینکه آیا ارزش فعالیت زیاد، متوسط، کم یا بدون ارزش می‌باشد را بر اساس میزان تاثیر بر اهداف شغلی خود بنویسید.
یادگیری از گزارش فعالیت ها
پس از این که گزارش فعالیت های چند روز خود را یادداشت کردید، گزارش آن را تحلیل کنید. احتمالا متوجه خواهید شد که چقدر وقت صرف فعالیت های کم ارزش کرده اید.
همچنین می‌توانید متوجه شوید که در چه بخش هایی از روز با انرژی تر هستید و در چه بخش هایی کم انرژی تر هستید. بیشتر این موارد می‌تواند به ویژگی‌های شما، تایم استراحت هایتان، زمان خوردن غذا و مواد غذایی که مصرف می کنید و کارهایی که انجام می دهید بستگی داشته باشد.
وقتی که فعالیت های خود را تحلیل کردید، با استفاده از یکی از اقدامات زیر برای فعالیت های مختلف، می توانید بهره وری خود را افزایش دهید:
- فعالیت هایی که بخشی از نقش شما نیستند و یا اینکه به شما اجازه رسیدن به اهدافتان را نمی دهند را حذف کنید. ممکن است وظایفی باشند که شخص دیگری در سازمان باید انجام دهد و یا فعالیت های شخصی مانند ارسال ایمیل های غیر کاری یا گشتن در اینترنت.
- وظایف چالش برانگیز خود را برای زمان هایی از روز که انرژی شما بالاتر است تنظیم کنید. به این ترتیب، کار شما با کیفیت تر خواهد بود و انجام این فعالیت ها زمان کمتری از شما خواهد گرفت.
- دفعات تغییر بین فعالیت های مختلف را کاهش دهید. به عنوان مثال، می توانید فقط چند بار ایمیل خود را چک کنید و یا همه صورتحساب های خود را در هفته یک بار پردازش کنید.
- زمان صرف وقت برای فعالیت های شخصی مانند نوشیدن را کاهش دهید.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
