امروزه، با روش های مختلفی ارتباط برقرار می شود. به عنوان مثال، پیام به صورت رو در رو، از طریق مکالمه تلفنی، ایمیل، پیام کوتاه، تماس ویدئویی و … انتقال داده می شود. همچنین می توان از طریق نوشتن گزارش ها، برگزاری کارگاه، وبینار، تبلیغات و سخنرانی ارتباط برقرار کرد. چارچوب استراتژی ارتباطات ابزاری است که در این راستا راه گشا خواهد بود و مهارت های ارتباطی شما را بهبود می بخشد.
برای اینکه بهترین نتیجه را از ارتباطات خود داشته باشیم باید با دقت برای آن برنامه ریزی کنیم لذا اگر به ارتباطات فکر نکنیم و همه جوانب آن را در نظر نگیریم، ممکن است مخاطب خود را گیج کنیم و نتوانیم پیام خود را به خوبی منتقل کنیم. این کار ممکن است به اعتبار ما لطمه بزند و تأثیر گذاری ما را کاهش دهد.
درباره این ابزار
این چارچوب به شما در فرایند برنامه ریزی و تنظیم پیام کمک می‌‌کند. همچنین به شما کمک می‌‌کند تا از موانعی که بر سر راه برقراری ارتباط وجود دارد اجتناب کنید، درصد فهم مخاطب را افزایش دهید و پاسخ مورد انتظارتان را از مخاطبان بگیرید.
چارچوب استراتژی برقرای ارتباط از چهار جزء تشکیل شده است که باید در هنگام برنامه ریزی و تنظیم پیام‌‌های خود آن‌ها را به‌دقت در نظر بگیرید:
- استراتژی برقراری ارتباط
- استراتژی مخاطب
- استراتژی کانال ارتباطی
- استراتژی پیام
از این ابزار میتوانید برای برنامه ریزی انواع مختلف ارتباطات مانند تماس تلفنی، گزارش، ایمیل و سخنرانی استفاده کنید.
نحوه استفاده از ابزار
برای استفاده از چارچوب استراتژی ارتباطات، به هر یک از موارد بالا باید به دقت فکر کنید.
۱. استراتژی برقراری ارتباط
در ابتدا، باید به خودتان به عنوان فرد برقرار کننده ارتباط یا فرستنده پیام توجه کنید. این سؤالات را مد نظر بگیرید:
- چرا این پیام را می‌‌فرستید؟
- به چه نتیجه ای می‌خواهید برسید؟
- اعتبار شما نزد مخاطب چقدر است و مخاطب شما چقدر شما را باور دارد؟ چرا در نظر گرفتن این موضوع در انتقال پیام اهمیت دارد؟
- آیا مخاطب به شما اعتماد دارد؟ اگر این طور نیست، چطور میتوانید در انتقال پیام خود اعتماد به وجود بیاورید؟
- آیا شما و مخاطبانتان فرهنگ یکسانی دارید؟ (اگر این طور نیست به این فکر کنید که چطور میتوانید اطمینان حاصل کنید دیگران منظور شما را به درستی فهمیده اند.)
به‌دقت به اهداف برقراری ارتباط فکر کنید، زیرا این مرحله، رویکردی را که در مراحل دیگر باید اتخاذ کنید نیز تعیین می‌‌کند. با یک جمله ساده هدف خود را از برقراری ارتباط توضیح دهید.
۲. استراتژی مخاطبان
به مخاطبان خود فکر کنید. وقتی در هنگام تنظیم پیام، خواسته‌‌ها، نیازها، تحصیلات و میزان مهارت‌‌های مخاطبان خود را در نظر بگیرید، پیام خود را به گونه ای بفرستید که با علایق، انتظارات و درک مخاطبان سازگار باشد.
این سؤالات را از خود بپرسید:
- مخاطب شما کیست؟
- آیا زیرگروه‌هایی در بین مخاطبان هستند که نیازهای متفاوتی داشته باشند؟
- درباره این گروه‌‌ها یا افراد چقدر اطلاعات دارید؟
- آن‌ها درباره شما چقدر اطلاعات دارند؟
- آن‌ها درباره موضوع مورد نظر شما چقدر اطلاعات دارند؟
- چطور میتوانید انگیزه آن‌ها را افزایش دهید؟
در برخی موارد، شما مخاطب خود را به خوبی می‌شناسید. به عنوان مثال، وقتی ایمیلی برای همکار یا رئیس‌تان می‌‌فرستید. گاهی اوقات، ممکن است مخاطب خود را به خوبی نشناسید، مثل زمانی که برای گروه بزرگی از مشتریان بالقوه سخنرانی می‌‌کنید. مواردی که درباره این افراد می‌‌دانید را یادداشت کنید و سپس به این فکر کنید که چطور میتوانید اطلاعات خود را افزایش دهید.
سپس، به گروه‌‌های مختلفی که در میان مخاطبان شما قرار دارند توجه کنید.
۳. استراتژی پیام
در اینجا، شما باید به سبک، لحن و ساختار پیام خود فکر کنید. این سؤالات را در نظر بگیرید:
- آیا هدف شما متقاعد کردن، مشورت یا اطلاعات دادن است؟ کدام سبک و لحن برای رساندن منظور شما مناسب‌‌تر است؟
- آیا پیام شما باید رسمی یا غیررسمی یا ترکیبی از هر دو باشد؟ برای پاسخ دادن به این سؤالات به‌خوبی به مخاطبان خود فکر کنید.
وقتی به پیام خود فکر می‌‌کنید، باید به واکنش احتمالی مخاطبتان نیز فکر کنید. آیا مخاطبان شما افراد پر کاری هستند؟ اگر این طور است، قبل از هر چیز پیام اصلی را با آن‌ها در میان بگذارید و بعد با استفاده از شواهد از آن پشتیبانی کنید.
آیا احتمال می‌‌دهید مخاطبان با حرف‌‌های شما مخالفت کنند؟ آیا برای ارتباطی طولانی تر وقت دارند؟ اگر این طور است، بهتر است رویکردی غیر مستقیم در پیش بگیرید و مستقیما سر اصل مطلب نروید بلکه ابتدا بحث‌‌های جانبی را مطرح کنید و سپس به موضوع اصلی بپردازید.
همین طور که در مورد نحوه انتقال پیام برنامه ریزی می‌‌کنید، به این فکر کنید که چطور میتوانید مخاطب خود را به توجه کردن به حرف‌‌هایتان یا خواندن پیام‌‌هایتان تشویق کنید و انگیزه لازم را به مخاطبان برای انجام اقدامات لازم بدهید.
۴. استراتژی کانال ارتباطی
در آخرین بخش چارچوب این ابزار، تمرکز شما بر روی انتخاب مؤثرترین کانال ارتباطی برای انتقال پیام است.
این سؤالات را در نظر بگیرید:
- کدام کانال برای پیام و مخاطبان شما مناسب تر است؟
- آیا باید این پیام را ثبت کنید؟
- آیا زمان و هزینه برای شما اهمیت دارد؟
- آیا فرهنگ در این موضوع نقش مهمی بازی می‌‌کند؟
فراموش نکنید که کانال ارتباطی که انتخاب می‌‌کنید به صورت مستقیم می‌‌تواند بر چگونگی فهم مخاطب از پیام شما تأثیر داشته باشد.
کاربرگ مربوط به این ابزار را میتوانید از این لینک دریافت کنید.
