وقفه ها هر روز در محل کار می توانند یک مانع کلیدی برای مدیریت زمان شما و در نهایت مانع موفقیت شما باشد. از آنجا که روز شما از ساعات محدودی تشکیل شده است، تعداد انگشت شماری از وقفه های کوچک می تواند شما را از زمانی که برای رسیدن به اهداف و موفقیت در زندگی و کار خود نیاز دارید باز بدارد. وقفه ها همچنین می توانند تمرکز شما را از بین ببرند. ابزار گزارش وقفه در کار یا وقفه ها برای مدیریت این موارد کاربرد دارد.
کلید کنترل وقفه‌ها این است که بدانید که آنها چه هستند و آیا وجود آنها ضروری است یا خیر و برای آنها در فعالیت روزانه خود برنامه ریزی کنید.
استفاده از ابزار گزارش وقفه در کار
از نکات زیر برای شناسایی و مدیریت وقفه‌ها استفاده کنید:
۱. ایجاد یک گزارش وقفه در کار
اگر وقفه‌ها به طور مرتب زمان و انرژی شما را می‌دزدند، یا اگر آنها اغلب شما را از برنامه ریزی باز می‌دارند و به تأخیر می‌اندازند، زمان آن است که یک گزارش وقفه در کار ایجاد کنید. این گزارش یک یادداشت ساده از وقفه‌هایی است که در طی یک روز تجربه می‌کنید.
گزارش های وقفه در کار خود را حداقل برای مدت یک هفته هر روز با خود داشته باشید، هر وقفه ای که تجربه کرده اید را یادداشت کنید؛ تاریخ و زمانی که رخ می‌دهد؛ چه وقفه ای است؛ آیا درست بود؟ و این که آیا ضروری بود؟
هنگامی که وقفه ها را برای یک هفته یادداشت کردید، اطلاعات را تحلیل کنید. شما باید وقفه‌های درست را مدیریت کنید و برای آنها در روز برنامه ریزی کنید تا در حالی که هنوز زمان لازم برای کارهای روزانه خود دارید به آنها توجه لازم بشود. در مورد وقفه‌هایی که درست نیستند، باید راهی برای جلوگیری از آن ها در آینده پیدا کنید.
۲. تحلیل و مغلوب کردن وقفه ها
برای تحلیل و مغلوب کردن وقفه‌هایی که در گزارش وقفه در کار خود پیدا می‌کنید، ابتدا بررسی کنید که وقفه درست است یا نه.
سپس بررسی کنید که وقفه‌ها چقدر ضروری هستند. شما می‌توانید از طریق برگزاری جلسات منظم با افراد از وقوع بسیاری از وقفه‌ها جلوگیری کنید. اگر افراد اطمینان داشته باشند که در یک زمان مشخص به شما دسترسی خواهند داشت، یاد خواهند گرفت تا مسائل غیرضروری را تا جلسه بعد نگه دارند.
با این حال، برخی از وقفه‌ها ضروری و درست هستند. شما باید وقفه ایجاد کنید و با این وضعیت کنار بیایید. با استفاده از گزارش وقفه درکار، شما خواهید فهمید که چقدر زمان توسط وقفه‌های ضروری و درست گرفته شده است. این زمان را در برنامه خود به عنوان “زمان احتمالی” در نظر بگیرید و کارهای دیگر را تا حدی که می‌توانید در زمان باقیمانده قرار دهید. شما باید کارهای دیگر را در اطراف وقفه‌ها انجام دهید.
۳. گوشی همراه خود را در راستای کار خود قرار دهید (نه علیه خود)
کمی برنامه ریزی می‌تواند وقفه‌های ناشی از تلفن همراه که بسیاری از مردم در طول روز تجربه می‌کنند را کنترل کند. اگر شما مهلت مشخصی دارید یا این که تمرکز شما باید زیاد باشد، از پست صوتی استفاده کنید یا یک دستیار برای پیامک‌های خود داشته باشد. زمان تلفن همراه می‌تواند در برنامه شما برنامه ریزی شود، و به بخشی عادی در روز کاری شما تبدیل شود.
۴. نفس خود را بگیرید
هنگام وقفه، آسان است که با “عجله” تحت تاثیر کسی که وقفه ایجاد می‌کند قرار بگیریم، آنها بدون شک احساس می‌کنند درخواستشان ضروری است. با این حال، اغلب وقفه‌ها در شرایط بحرانی ایجاد نمی‌شوند و برای همه بهتر است تا قبل از هر اقدام صبر کنند.
چند دقیقه برای بررسی وضعیت زمان بگذارید. نفس خود را بگیرید. یک تاخیر کوچک، حتی برای چند دقیقه لازم است تا بتوانیم وضعیت را دقیق ارزیابی کنیم و واکنش مناسب نشان دهیم.
۵. “نه” گفتن را یاد بگیرید
اغلب قابل قبول است که به درخواست‌ها و یا وظایف «نه» بگویید به خصوص اگر در حال حاضر مشغول هستید، یا کار مذکور کار آنچنان مهمی نیست یا بعدا می توان آن را انجام داد. در این موارد “نه” گفتن مؤدبانه و صادقانه، و توضیح کوتاه بهترین شیوه عمل است.
۶. زمان “مفید” و “غیر مفید”
ساده اما موثر: اجازه دهید مردم بدانند چه زمانی شما در دسترس هستید و چه زمانی نیستید. اطمینان حاصل کنید که مردم می‌دانند که در زمان “غیر مفید” در صورت نیاز می‌توانند برای شما وقفه ایجاد کنند.
۷. زمان “فقط دعوت”
برنامه زمان بندی منظم برای افرادی که اغلب با آنها صحبت می‌کنید ایجاد کنید. از این افراد بخواهید فهرستی از چیزهایی را که لازم است در مورد آنها بحث کنند، ایجاد کنند، بنابراین می‌توانید تمام موارد را در یک زمان پوشش دهید و خودتان را مجبور کنید همان کار را انجام دهید. سیاست درب باز خوب است، اما شما باید تعداد افرادی را که به منطقه کاری خود دعوت می‌کنید محدود کنید.
۸. وقفه‌های غیر قابل کنترل
وقفه‌هایی وجود دارد که ورای سعی خود، به سادگی نمی‌توانید آنها را کنترل کنید.
اکثر مردم برای زمان برنامه ریزی مناسبی می‌کنند اما زمانی که این کار جواب نمی‌دهد، پارامترها را به سرعت با گفتن جملاتی مانند: “من فقط پنج دقیقه برای صحبت در این مورد وقت دارم” مرتب می‌کنند و به آن می چسبانند.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
