ابزارهای مدیریتی

اولویت بندی کارها و فعالیت ها

ابزاری جهت یادآوری و اولویت بندی کارها

آیا شما اغلب احساس می کنید با مقدار کاری که باید انجام شود وقتتان پر می شود؟ آیا شما ددلاین های خود را از دست داده اید؟ یا گاهی اوقات انجام کاری مهم را فراموش می کنید، به طوری که مردم باید به تعقیب شما برای انجام کار بروند؟ ابزار لیست کارهای اولویت‌ بندی شده در انجام کارهای روز مره به شما کمک می کند.

بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب می‌‌شود تا فرد موفق‌‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیری نحوه برقراری تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش‌ برانگیز است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته می‌‌شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آن‌ها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورت داشتن یک برنامه‌ روزانه، انجام این وظایف امکان‌‌پذیرتر می‌‌شود. با برنامه ریزی کردن می‌‌توانید میان اهداف کوتاه‌ مدت و بلند مدت خود تعادل برقرار کنید و مسائل مهم در زندگی‌‌تان را اولویت‌ بندی کنید.

درباره ابزار لیست کارهای اولویت‌ بندی شده

لیست کارهای اولویت‌ بندی شده لیستی از تمام وظایفی است که شما باید انجام دهید. این لیست همه چیزهایی را که شما باید انجام دهید را با مهم‌ترین وظایف در بالای لیست و وظایف نه چندان مهم در پایین فهرست می‌کند.

با نگه داشتن چنین فهرستی، مطمئن شوید که وظایف شما در همه جا نوشته شده است، بنابراین چیز مهمی را فراموش نمی‌کنید و با تعیین اولویت بندی وظایف، برنامه ای را تنظیم می‌کنید که در آن کارها را انجام دهید، به طوری که می‌توانید بفهمید که نیاز فوری شما به چه چیزی است، و چه چیزی را می‌توانید بعدا انجام دهید.

اگر شما قصد دارید بیش از حد کار کنید داشتن لیست کارهای انجام شده ضروری است. هنگامی که شما از این لیست به طور موثر استفاده نمی‌کنید، به نظر می‌رسد به مردم اطراف خود ناخودآگاه و غیر قابل اعتماد هستید.

هنگامی که شما از لیست کارها به طور موثر استفاده می‌کنید، کارهایتان را خیلی بهتر سازمان دهی می‌کنید و بسیار قابل اعتمادتر خواهید بود. در این شرایط شما استرس کمتری را تجربه می‌کنيد و هيچ چيز مهمی را فراموش نمی‌کنید. علاوه بر این، اگر کارهایتان را هوشمندانه اولویت بندی کنید و زمان و انرژی خود را بر فعالیت‌های ارزشمند متمرکز کنید، این به این معنی است که شما برای تیم خود مولدتر و ارزشمندتر هستید.

نگه داشتن یک لیست از کارهای به درستی ساختار یافته و مطالعه شده به اندازه کافی ساده است و می‌تواند موجب تعجب همگان شود که چگونه بسیاری از مردم از آن استفاده نمی‌کنند.

آماده سازی ابزار لیست کارها

در ابتدا کاربرگ مربوط را از لینک انتهای صفحه دانلود کنید. سپس این مراحل را دنبال کنید:

مرحله 1

تمام کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید.

از لیست کارهای خود استفاده کنید

مرحله 2

از طریق این وظایف، تخصیص اولویت ها از A (بسیار مهم یا بسیار ضروری) به F (انجام غیر مهم یا غیر فوری) را انجام دهید.

اگر وظایف بیش از حد اولویت‌های بالا داشته باشند، از فهرست مجددا استفاده کنید و مواردی که کمتر مورد توجه هستند را حذف کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، لیست را به ترتیب اولویت بازنویسی کنید.

از لیست کارهای خود استفاده کنید

برای استفاده از لیست خود، به سادگی راه خود را از طریق آن به کار ببرید، ابتدا با وظایف اولویت A، سپس B ها، سپس C ها و غیره کار کنید. همانطور که وظایف خود را انجام می‌دهید، آن‌ها را بردارید یا آن‌ها را از بین ببرید.

آنچه در لیست خود قرار داده اید و نحوه استفاده از آن بستگی به موقعیت شما خواهد داشت. به عنوان مثال، اگر شما در نقش فروش هستید، یک راه خوب برای ایجاد انگیزه برای خودتان این است که لیست خود را نسبتا کوتاه نگه دارید و هر روز آن را تکمیل کنید.

اما اگر شما در نقش عملیاتی هستید یا اگر وظایف بزرگ یا وابسته به بسیاری از افراد دیگر دارید، بهتر است در یک لیست طولانی مدت تمرکز کنید و هر روز از آن استفاده کنید.

بنا به گفته بسیاری از مردم تقریبا 10 دقیقه وقت نیاز است تا شما وظایف خود را برای روز بعد سازمان دهی کنید.

کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.

به این مطلب چه امتیازی می دهید ؟
[Total: 0 Average: 0]

سید وحید مرتضوی

مدیر محتوای اکوموتیو، کارشناسی ارشد بهینه سازی از دانشگاه صنعتی امیرکبیر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا
بستن