گزارش و گزارش نویسی و همچنین خواندن گزارش ها از مسائل و چالش های اساسی سازمان ها بوده و هست. در گزارش نویسی گاهی در مطالبی که در گزارش نوشته می شود مشکل پدید می آید، اما یکی از مهم ترین این چالش ها زمانی است که هم برای نوشتن گزارش و همچنین برای خواندن و بررسی آن صرف می شود. ابزار گزارش ۵-۱۵ ابزاری برای مدیریت زمان در نوشتن و خواندن گزارش ها می باشد. این نوع گزارش با توجه به نامی که برای آن در نظر گرفته شده است ۱۵ دقیقه برای نوشتن و ۵ دقیق برای خواندن نیاز دارد.
با گزارش ۵-۱۵ خواهید دانست که چگونه عمل مدیریت زمان را در گزارش نویسی و گزارش دهی انجام دهید. این گزارش یک سند به اندازه کافی کوتاه و مختصر می‌باشد که شما و اعضای سازمانتان می‌توانید از آن برای خلاصه کردن پیشرفت تیم، برجسته کردن موانع احتمالی، تعیین اهداف و جشن گرفتن موفقیت‌ها استفاده کنید. این نوع گزارش نویسی گر چه دارای ساختاری پیشنهادی است ولی می‌تواند به صورت شخصی سازی شده نیز مورد استفاده قرار گیرد.
گزارش ۵-۱۵ چیست؟
ایوون چوینارد، بنیانگذار و مدیر عامل شرکت تجهیزات بیرونی پاتاگونیا، گزارش ۵-۱۵ را در دهه ۱۹۸۰ اختراع کرد. او بخش اعظم سال را از خارج از دفتر گذراند و مدل‌های جدیدی را برای لباس‌ها طراحی کرد و مسیر جاری خود را مورد آزمایش قرار داد. او رویکردی در گزارش نویسی ایجاد کرد تا بتواند در حالی که “خارج از خانه” است در تماس با تجارت خود باشد.
بسیاری از سازمان‌ها این نوع گزارش را به عنوان یک قالب آسان برای نظارت بر پیشرفت و حفظ حداقل‌های نگارش گزارش، پذیرفته اند. این نوع گزارش به گونه ای طراحی شده است که بیش از ۱۵ دقیقه برای نوشتن و پنج دقیقه برای خواندن زمان نیاز نداشته باشد. شما باید روی نکات برجسته هفته یا ماه گذشته تمرکز کنید، تا به تیم خود بگویید که چه موردی درست کار می‌کند و چه چیزی درست کار نمی‌کند.
مزایای استفاده از گزارش ۵-۱۵
گزارش ۵-۱۵ یک ابزار ساده اما مؤثر است که می‌تواند به کسب و کار در هر اندازه ای سود برساند.
این نوع گزارش به شما تصویری کلی با بیان ساده و مختصر از آنچه که در مورد پیشرفت پروژه‌ها، افراد و فرآیندهای سازمانی اتفاق می‌افتد می‌دهد. همچنین می‌تواند مناطقی را که نیاز به پشتیبانی بیشتری دارند برجسته کند.
اما اصلی‌ترین مزیت آن این است که شما در باارزش‌ترین کالاها صرفه جویی می‌کنید: زمان. به عنوان مدیر، احتمالاً آسان‌تر می‌توانید ۱۵ دقیقه برای نوشتن این نوع گزارش به جای دو یا سه ساعت (یا شاید حتی طولانی تر) برای یک سند بسیار پیچیده کنار بگذارید. افرادی که گزارش را می‌خوانند نیز احتمالاً از گزارشی استقبال می‌کنند که مدت زمان کمی برای خواندن آن طول می‌کشد و اگر اعضای تیم خود را تشویق به استفاده از این شیوه گزارش دهی با خود می‌کنید می‌توانید از همین مزیت بهره مند شوید.
گزارش‌های ۵-۱۵ مزایای دیگری نیز ارائه می‌دهند. آن‌ها ممکن است به اعضای تیم شما کمک کنند احساس راحتی کنند اگر بتوانند ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و احساس اشتیاق بیشتری کنند و راهی سریع برای جشن گرفتن موفقیت‌ها و دستاوردها ارائه دهند که در غیر این صورت ممکن است مورد توجه واقع نشوند.
مواردی که باید در گزارش ۵-۱۵ بررسی کنید:
ساختار این نوع گزارش می‌تواند متفاوت باشد اما به طور کلی عناصر زیر را شامل می‌شود:
- دستاوردها: دستاوردهای تیم خود را در طول دوره مشخص کنید. شامل فعالیت‌هایی که آن‌ها به اتمام رسیده اند و اهدافی را که انجام داده اند.
- برنامه‌ها: اهداف و اولویت‌های تیم خود را برای دوره حاضر ذکر کنید. این موارد را تا حد امکان مشخص کنید و تاریخ‌های تکمیل را تعیین کنید.
- چالش‌های بالقوه: اگر فکر می‌کنید دستیابی به اهداف برای اعضای تیم دشوار است، توضیح دهید که چرا این گونه است.
- فرصت‌ها: درس‌هایی که از دوره مربوطه گرفته اید را توصیف کنید، به مناطقی که تیم بتواند در آن پیشرفت کند توجه داشته باشید و هر فرصتی را که باز شده است را شناسایی کنید.
علاوه بر موارد فوق شما می‌توانید در گزارش خود از موارد دیگری نیز استفاده کنید. برخی از این موارد عبارتند از:
- پیشنهادات: چه مشکلی وجود دارد که تیم شما به حل آن نیاز دارد؟ آیا روش‌هایی وجود دارد که بتوانید نحوه انجام کارها را بهبود بخشید؟
- مردم و روحیه: شما چه احساسی دارید؟ اعضای تیم شما چه حسی دارند؟ در توصیف اوضاع کاری اطراف خود صریح باشید.
- خطرات: آیا خطرات کلیدی وجود دارد که شناسایی کرده باشید؟ برای کاهش آن‌ها چه کاری می‌توانید انجام دهید؟
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
