اکثر ما ایده های شگفت انگیز و فرصت های هیجان انگیزی برای دنبال کردن تحت عنوان لیست آرزوهایمان داریم که هیچ وقت محقق نمی شوند مگر اینکه زمان کافی برای آنها وجود داشته باشد. از این رو با انتخاب هوشمندانه فعالیت ها، می توانیم بیشترین زمان را برای انجام فعالیت هایمان به دست آوریم و برعکس با انتخاب های نامناسب، زمان خود را در پروژه های با بهره وری پایین تر سپری خواهیم کرد. این درست جایی است که داشتن یک “ماتریس اولویت عمل” می تواند مفید باشد. اگر می خواهید از بیشترین وقت خود برای دنبال کردن فرصت هایتان استفاده کنید این نمودارهای ساده به شما در انتخاب فعالیت هایی که باید اولویت بندی کنید و آنهایی که باید از انجام دادنشان اجتناب کنید کمک می کنند.
کارها و فعالیت هایی که انجام آن ها ما را به هدف هایمان نزدیک می کند و بی توجهی به آن ها می تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند معمولاً به صورت مستقیم یا غیر مستقیم به خواسته ها و هدف های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می شوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که به علت شخصی بودن هدف ها و ارزش ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
در مورد ابزار
ماتریس اولویت عمل چگونگی اولویت بندی فعالیت ها را برای به حداکثر رساندن وقت، انرژی و استعداد هایتان به شما نشان می دهد. از آنجا که ما به ندرت زمان برای تکمیل تمام وظایف و پروژه ها را در لیست خواسته هایمان داریم، استفاده از این ابزار مفید خواهد بود. وقتی ما از این ماتریس برای انتخاب فعالیت هایمان استفاده می کنیم، می توانیم زمان بیشتری را صرف فعالیت های با ارزش بالا کنیم که به پیشرفت ما کمک خواهد کرد.
برای استفاده از ماتریس، وظایف را اول بر اساس تاثیر و دوم بر اساس میزان کار در ماتریس امتیاز دهی می کنیم. پس از امتیازدهی برای اولویت دادن به این فعالیت ها آن ها را در یکی از چهار حالت زیر دسته بندی کنید:
موفقیت های سریع (تاثیر بالا، میزان کار کم)
موفقیت های سریع جذاب ترین پروژه ها هستند، زیرا آنها برای تلاش نسبتا کم، خروجی زیادی به شما ارائه می دهند پس تا آنجا که می توانید روی این حالت تمرکز کنید.
پروژه های عمده (تاثیر بالا، میزان کار زیاد)
پروژه های بزرگ بازده خوبی می دهند، اما آنها وقت گیر هستند. این به این معنی است که یک پروژه بزرگ می تواند بسیاری از پیروزی های سریع شما را از بین ببرد.
پر کننده ها (تاثیر کم ، تلاش کم )
برای انجام این فعالیت ها نگرانی نداشته باشید، اگر وقت دارید، آن ها را انجام دهید، اما اگر وقت ندارید آنها را رها کنید و به کار بهتری بپردازید.
وظایف بیهوده (تاثیر کم ، تلاش زیاد)
سعی کنید از این فعالیت ها اجتناب کنید. آنها نه تنها بازدهی کمی دارند، بلکه زمان لازم برای موفقیت های سریع را نیز از شما می گیرند.
روش استفاده از ابزار ماتریس اولویت عمل
قدم اول
فعالیت های اصلی را که می خواهید یا نیاز است کامل کنید را لیست کنید.
قدم دوم
امتیازدهی را بر اساس تاثیر (از ۰ برای بدون تاثیر تا ۱۰ برای حداکثر تاثیر)، و میزان تلاش (از ۰ برای بدون تلاش تا ۱۰ حداکثر تلاش ).
قدم سوم
فعالیت های مربوط به ماتریس اولویت عمل را بر مبنای نمرات خود قرار دهید.
قدم چهارم
اولویت بندی مناسب، و اعمال یا حذف فعالیت های کم اثر.
نکات مربوط به ابزار ماتریس اولویت عمل
ماتریس اولویت عمل ابزاری ساده است که برای اولویت دهی کارها یا رها کردن و تعویض آن ها به شما کمک می کند. با این روش می توانید از فرصت های در دسترس، بهترین بهره را کسب کنید.
این ماتریس چهار ناحیه دارد:
- موفقیت های سریع
- پروژه های بزرگ
- پر کننده ها
- وظایف بیهوده
برای استفاده از این ماتریس، باید فهرستی از اهداف و فعالیت های جاری درست کنید. هر یک از آن ها را اول نسبت به اهمیتی که برایتان دارند و سپس نسبت به میزان کاری که برای انجام آن ها لازم است صرف کنید، از ۰ تا ۱۰ امتیاز دهی کنید. سپس آن ها را روی ماتریس به تصویر بکشید و در انتها، آن ها را اولویت دهی، برون سپاری یا رها کنید.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
