افراد در طول روز فعالیت های مختلفی را انجام می دهند. این فعالیت ها را می توانند در زمان های مختلفی از روز انجام دهند. نکته مهم در این جا این است که چه زمانی از روز سطح انرژی فرد بالاتر است. نمودار سطح انرژی ابزاری است که به تشخیص این که انجام دادن چه کاری در چه زمانی از روز مناسب تر می باشد کمک می کند.
نمودار سطح انرژی می آموزد که چطور بهترین و پر انرژی ترین ساعات روز (یا هفته) خود را شناسایی کنید و برای کارهای خود، متناسب با این ساعت ها برنامه ریزی کنید.
استفاده از ابزار نمودار سطح انرژی
گام اول: ساعتهای اوج انرژی خود را پیدا کنید
هرکس زمان به خصوصی در طول روز دارد که در آن ساعت انرژی اش در بالاترین حد است. بعضیها بالاترین سطح انرژی شان صبح هاست، بعضیها ممکن است بعد از ظهر انرژی بیشتری داشته باشند. برخی هم شب ها.
بیشتر افراد به طور حسی می‌دانند در چه ساعتی در بالاترین سطح انرژی هستند. البته لازم نیست حتما فقط یک ساعت اوج داشته باشید. بعضیها صبح پر انرژی اند و ظهر کم انرژی، اما عصر که می‌‌شود دوباره انرژی شان فوران میکند.
اگر در مورد ساعت اوج خود مطمئن نیستید، می‌‌توانید برای چند روز به سطح انرژی خودتان نمره بدهید. برای هر روز، یک نمودار بکشید که محور افقی آن ساعتهای بیداری و محور عمودی نمره ای باشد که به سطح انرژی خود می‌‌دهید.
هر ساعت به سطح انرژی خود امتیاز بدهید. روز که به آخر رسید نقطه ها را به هم وصل کنید.
علاوه بر مقایسه میزان انرژی خود در ساعتهای مختلف روز، به روند تغییرات آن در طول هفته نیز توجه کنید. به این ترتیب برای هفته خود هم بهتر می‌‌توانید برنامه ریزی کنید.
گام دوم: فعالیت‌های خود را تحلیل کنید
بیشتر کارمندانی که در شرکت‌‌ها کار میکنند، وظایفشان تقریبا به چند بخش کلی تقسیم می‌‌شود:
- کارهای معمولی و روزمره؛ مثل زنگ زدن به افراد مختلف، چک کردن ایمیل، وارد کردن داده ها و …
- کارهای خلاقانه؛ مثل طوفان فکری و نوشتن متون کاری
- کارهایی که انرژی زیادی نیاز دارند؛ مثل بازاریابی تلفنی و آماده کردن فایل ارائه
- کارهایی که تمرکز بالایی نیاز دارند؛ مثل کدنویسی و ویرایش کدها
از کارهایی که باید انجام بدهید یک لیست تهیه کنید. با توجه به چهار گروه کارهای بالا، هر کدام از کارها را در طبقه مناسب خود قرار دهید. البته این طبقه بندی بیشتر دم دستی است تا کمی دیدتان را به کارها روشن‌‌تر بکند؛ بنابراین اگر دیدید بعضی از کارها به بیش از یک گروه تعلق داشتند نگران نشوید.
گام سوم: عوامل خارجی را شناسایی کنید
چه عواملی در تعیین زمان انجام کارها دخالت دارند، اما کنترل آن‌ها دست شما نیست؟ شاید مواردی این چنینی را تجربه کرده باشید:
- میزان دسترسی به همکاران اصلی: آیا کاری دارید که انجام دادنش نیازمند صحبت کردن با همکاران دیگر باشد، آن هم همکارانی که فقط صبحها کار میکنند؟
- مقدار سر و صدا در محیط کار: اگر محیط کار شما باز و آزاد است (یعنی تمام کارکنان به هم دید دارند و فضا پارتیشن بندی شده نیست)، شاید لازم باشد کارهایی که نیاز مند تمرکز بالا هستند را اول صبح انجام بدهید که سر و صدا کم تر است.
- دسترسی به منابع: برخی سیستم‌‌ها، نرم افزارها یا تجهیزات متعلق به شرکت هستند و تمام کارکنان به‌صورت مشترک از آن‌ها استفاده میکنند. اگر دور و بر این وسایل همیشه شلوغ است، بد نیست زمان‌‌هایی از آن‌ها استفاده کنید که افراد کمتری در حال استفاده از آن‌ها باشند.
- در دسترس بودن مشتریان: شاید شما ترجیح بدهید بازاریابی‌‌های تلفنی خود را صبحها انجام بدهید که انرژی شما زیاد باشد. اما اگر مشتری‌‌های شما در آن ساعت روز مشغول هستند بهتر است شما برنامه خود را متناسب با آن ها تغییر بدهید.
گام چهارم: هر فعالیت را با ساعت مناسب لینک کنید
خیلی مهم است که کارها متناسب با سطح انرژی تان تنظیم شده باشند. نقاط اوج منحنی انرژی را به کارهایی اختصاص بدهید که نیاز به خلاقیت یا تمرکز بالا دارند. وظایف روزمره و معمولی را هم بگذارید برای ساعات پایین بودن انرژی.
آیا می‌دانستید که هر شرکت هم برای خودش چرخه انرژی دارد؟ می‌‌توانید در برنامه ریزی خود از جزر و مدهای این چرخه استفاده کنید. مثلا اگر شما آدمی هستید که صبح ها ذهنش بهتر کار میکند، می‌‌توانید صبح خود را به شرکت برسانید و کارهای خلاقانه را آن موقع انجام بدهید. سکوت و فضای خالی شرکت، فرصت مناسبی فراهم میکند تا بدون مختل شدن تمرکز، کارها را پیش ببرید.
همچنین با توجه کردن به چرخه انرژی شرکت، می‌‌توانید متوجه شوید که معمولا افراد چه ساعتی ناهار می‌‌خورند و مواظب باشید که وقت جلسات طوفان فکری را درست بعد از ناهار قرار ندهید که همه سنگین هستند و چرت می‌زنند!
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
