مدیریت پروژه چیست ؟ آشنایی با مدیریت پروژه و ابزارهای آن

بسیاری از کسب و کارها با تکمیل پروژه هایی که در مسیر اهدافشان هستند به مقاصد خود دست می یابند. پروژه ها اغلب وقت محدودی داشته و شامل تعدادی از افراد و فعالیت ها می شوند و مهلت و بودجه مشخصی نیز دارند. مدیران پروژه نیز این موارد را برنامه‌ریزی و رصد کرده و درصورت لزوم به اقدامات اصلاحی دست می زنند.

مزایای کسب مهارت های مدیریت پروژه

مهم نیست چه نقشی بر عهده دارید، به هر حال باید در مقاطعی از کارتان یک پروژه را مدیریت کرده یا نقش فعالی در آن ایفا کنید. برای انجام درست این کار، مهارت‌های زیادی لازم است، اما بدانید زمانی که صرف کسب مهارت‌های مدیریت پروژه می‌کنید، تا حد زیادی جبران خواهد شد.

شما با انجام پروژه‌ها در زمان معین و با بودجه مشخص، به تأمین اهداف سازمان کمک می‌کنید. این مساله می‌تواند نتایج مشهودی را در کسب و کار به بار آورده و اعتبار شما را افزایش دهد. به‌علاوه، زمانی که می‌دانید چطور باید کارها را سازمان‌دهی، زمان‌بندی و تفویض کنید، استرس خودتان و اعضای تیمتان کاهش خواهید یافت.

ابزارهای کسب و کار

رویکردهای مدیریت پروژه

وقتی با ابزارهای بسیاری که می‌توانند شما را در مدیریت مؤثرتر پروژه‌هایتان یاری کنند آشنا شدید، شاید بخواهید درباره روش‌های اصلی مدیریت پروژه چیزهای بیشتری یاد بگیرید.

یکی از این روش‌ها روش PMBOK است، مخفف دانش مدیریت پروژه . محور این رویکرد، مهارت‌های مشترک مدیریت پروژه است، مثل بودجه‌بندی و مدیریت ورودی‌ها و خروجی‌ها، که معمولاً در آمریکا به کار می‌رود.

PRINCES مخفف پروژه در محیط‌های کنترل شده است. این رویکرد معتبر در انگلستان و دیگر کشورهای انگلیسی زبان بسیار به کار می‌رود. استفاده از آن، نقش‌های افراد را روشن کرده، خطوط ارتباطی را باز نگه می‌دارد و علاوه بر مدیریت ریسک پروژه، هزینه‌های پایه را تعیین می‌کند.

مدیریت زیرکانه پروژه، رویکرد محبوب دیگری است که در محیط‌های پیچیده و پرسرعت، به درد پروژه‌ها می‌خورد، چون به شما و تیمتان اجازه می‌دهد به نیازها و ملزومات متغیر، با انعطاف واکنش نشان دهید.

چارچوب‌های مدیریت پروژه

وقتی پروژه تازه‌ای را راه می‌اندازید، باید به عوامل گوناگون بسیاری توجه کنید، مثل مزایا، خطرات، بودجه و اهداف. چارچوب‌های مدیریت پروژه به شما نشان می‌دهند که چطور باید پایه پروژه خود را بسازید، و قبل از شروع کردن، به تمام زوایا نگاه کنید.

زمان‌بندی

شاید مجبور باشید با چند نفر که روی وظایف مختلفی در یک پروژه کار می‌کنند سر و کله بزنید. این بخش شما را در برنامه ریزی نحوه انجام روان و به موقع وظایف، یاری خواهند نمود.

مدیریت محدوده

اگر تاکنون پروژه‌ای را مدیریت کرده باشید می‌دانید که ممکن است با اضافه شدن الزامات بیشتر، کار به سرعت از کنترل خارج شود. به همین علت است که توانایی مدیریت محدوده پروژه مهارت بسیار مهمی است. در این بخش، نحوه متمرکز نگه داشتن پروژه خود را می‌آموزید.

لیست ابزارهای مدیریت پروژه

جلب حمایت از پروژه‌هایتان

شاید پروژه شما به پشتیبانی افراد زیادی نیاز داشته باشد، مثل رئیس، همکاران، تیم رهبری، مشتریان، یا تأمین‌کنندگان اصلی. به محض اینکه فهمیدید چطور باید ایده خود را ارائه داده و حمایت دیگران را جلب کنید، می‌توانید به‌وسیله منابع مناسب موجود، پروژه خود را راه بیاندازید.

تعامل در پروژه

پروژه‌ها بر داشتن تعامل درست متکی‌اند. این بخش، شما را در انجام مؤثر این کار یاری می‌دهد.

مدیریت تغییر

ایجاد تحولات گسترده در یک سازمان، نیازمند مهارت زیادی است. این بخش، به شما نشان می‌دهد که چطور بر موانع رایج غلبه و با دیگران کار کنید تا طرح‌های تازه با موفقیت اجرا شوند.

اصلاح و بازبینی پروژه

این بخش نحوه تحلیل پیشرفت پروژه شما را تبیین می‌کند، بدین ترتیب می‌توانید مدام بهبود یابید.

نکات کلیدی

هر نقشی که داشته باشید احتمال دارد در مقطعی از کارتان نقش فعالی در یک پروژه ایفا کرده یا آن را مدیریت کنید. وقتی بدانید چطور باید با چند نفر، وظیفه، مهلت تحویل، و مسئولیت سر و کله بزنید، اعتبارتان را تقویت نموده و چشم‌اندازهای ارتقای شغلی خود را بهبود خواهید داد.

وقت بگذارید تا چارچوب‌های مختلف مدیریت پروژه را یاد گرفته و پروژه موفقی را از ابتدا تا انتها اداره کنید. نحوه زمان‌بندی مؤثرتر افراد و کارها را کشف نموده و برای ایده‌هایتان حمایت جلب کنید تا پشتیبانی و سرمایه مالی لازم جهت شروع کارتان را به دست آورید. در نهایت، با راهبردهای مدیریت تغییر آشنا شوید تا بتوانید دیگران را ترغیب کنید بر بی‌میلی خود نسبت به تغییر فائق بیایند.