این بدیهی است که اقداماتی که شما به تدریج با پیشرفت شغلی و موفق تر شدن، انجام می دهید بیشتر بر افراد تأثیر می گذارد. هرچه افراد بیشتری را تحت تأثیر قرار دهید، احتمال بیشتری دارد که اقدامات شما بر افرادی که قدرت و تأثیرگذاری بر کار شما دارند تأثیر بگذارد. این افراد می توانند حامیان قوی پروژه های شما باشند و یا می توانند آن ها را مسدود کنند، بنابراین باید مشخص کنید که این افراد چه کسانی هستند تا بتوانید در برابر آن ها برنده شوید. ابزار اولویت بندی ذینفعان اولین قدم در مدیریت ذینفعان است، فرایندی مهم که افراد موفق برای جلب حمایت دیگران از آن استفاده می کنند. مدیریت ذینفعان به آنها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که پروژه های آن ها در جایی که دیگران ممکن است شکست بخورند، موفق می شوند.
چرا از تحلیل ذینفعان استفاده می‌کنیم؟
رویکرد مبتنی بر ذینفعان چهار مزیت اساسی به شما می‌دهد:
- به پروژه‌های شما شکل و قالب می‌دهد.
- برنده منابع می‌شوید.
- فهم خود را می‌سازید.
- جلوتر از بازی قرار خواهید گرفت.
نحوه به کار بردن تحلیل ذینفعان
در تحلیل ذینفعان سه مرحله وجود دارد. اول، ذینفعان خود را مشخص کنید. در مرحله بعد، قدرت، تأثیر و علاقه آنها را بدست آورید تا بدانید که روی چه کسی باید تمرکز کنید. سرانجام، درک خوبی از مهم ترین ذینفعان ایجاد کنید، تا بدانید که آنها چگونه می‌توانند پاسخ دهند، و چگونه می‌توانید حمایت آنها را جلب کنید.
هنگامی که تحلیل خود را به پایان رساندید، می‌توانید از این ابزار استفاده کنید تا نحوه برقراری ارتباط با هر ذینفع را بررسی کنید.
۱. مشخص کردن ذینفعان
با استفاده از طوفان فکری مشخص کنید ذینفعان شما چه کسانی هستند. به عنوان بخشی از این کار، به همه افرادی که تحت تأثیر کار شما هستند فکر کنید که در این امر تأثیر یا قدرت دارند یا علاقه ای به نتیجه گیری موفق یا ناموفق آن دارند.
۲. اولویت بندی ذینفعان
اکنون ممکن است لیستی از افراد و سازمان‌هایی که تحت تأثیر کار شما هستند، داشته باشید. برخی از این‌ها ممکن است قدرت مسدود کردن کار یا پیشبرد آن را داشته باشند. برخی ممکن است به آنچه انجام می‌دهید علاقه مند باشند، در حالی که برخی دیگر ممکن است اهمیتی ندهند، بنابراین باید افرادی را که به آنها احتیاج دارید را مشخص کنید.
شما می‌توانید ذینفعان خود را بررسی کرده و آن ها را با توجه به قدرت کار خود و علاقه آنها به آن، بر روی شبکه قدرت-علاقه طبقه بندی کنید (این موضوع در داخل کاربرگ مربوطه قابل مشاهده می‌باشد).
موقعیتی که شما به یک ذینفع در شبکه اختصاص می‌دهید، عملکردهای مورد نیاز شما را در برابر آنها نشان می‌دهد:
- قدرت بالا، افراد بسیار علاقه مند (مدیریت نزدیک): شما باید این افراد را به طور کامل درگیر کنید و بیشترین تلاش خود را برای جلب رضایت آن ها انجام دهید.
- قدرت بالا، افراد کمتر علاقه مند (راضی بودن): به اندازه کافی با این افراد کار کنید تا آنها را راضی نگه دارید، اما نه به اندازه‌ای که آنها از شما خسته شوند.
- قدرت کم، افراد بسیار علاقه مند (مطلع بودن): به اندازه کافی از این افراد مطلع باشید و با آنها صحبت کنید تا اطمینان حاصل شود که هیچ مسئله اصلی بوجود نمی‌آید. افراد این گروه اغلب می‌توانند در جزئیات پروژه شما بسیار مفید باشند.
- قدرت کم، افراد کمتر علاقه مند (نظارت): بر این افراد نظارت داشته باشید، اما بیش از حد با آنها ارتباط برقرار نکنید.
۳. ذینفعان اصلی خود را درک کنید
اکنون باید کشف کنید که ذینفعان اصلی شما درباره پروژه شما چه احساسی دارند. شما همچنین باید بفهمید که بهترین راه درگیر کردن آنها و چگونگی برقراری ارتباط با آن ها چیست.
سوالات اصلی که می‌تواند به شما در درک ذینفعانتان کمک کند عبارتند از:
- علاقه مالی یا عاطفی آن ها به نتیجه کار شما چیست؟ مثبت است یا منفی؟
- چه چیزی بیشتر از همه آنها را بر می‌انگیزد؟
- آنها چه اطلاعاتی را از شما می‌خواهند، و بهترین راه ارتباط با آنها چیست؟
- نظر فعلی آنها درباره کار شما چیست؟ آیا این نظر مبتنی بر اطلاعات درستی است؟
- چه کسی به طور کلی بر عقاید آنها تأثیر می‌گذارد و چه کسی بر عقاید آنها درباره شما تأثیر می‌گذارد؟ آیا برخی از این تأثیرگذارها به خودی خود به ذینفعان مهمی تبدیل می‌شوند؟
- اگر نظر آنها به احتمال زیاد مثبت نباشند، برای برنده شدن بر آنها در حمایت از پروژه شما چه چیزی نیاز است؟
- اگر فکر نمی‌کنید که می‌توانید بر آنها پیروز شوید، چگونه می‌توانید مخالفت‌های آنها را مدیریت کنید؟
شما می‌توانید از ذینفعان خود این سؤالات را مستقیماً بپرسید. غالب افراد نسبت به نظرات خود کاملاً باز هستند و پرسیدن نظرات آنها اغلب اولین قدم برای ایجاد رابطه موفق با آنها است.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
