چگونه چندین پروژه را همزمان مدیریت کنیم؟

فکر کردن مداوم به انجام بسیاری از وظایف مهم می­تواند منشا اضطراب بسیاری از مدیران پروژه حرفه ­ای باشد. شرکت­های بزرگ با بودجه­ های کلان می­ توانند برای هر پروژه، مدیران پروژه و تیم ­های تخصصی استخدام کنند اما در سازمان­ های کوچک­تر، مدیران می­ بایست چندین پروژه و چندین نقش را بر عهده بگیرند و به خوبی از پس انجام آن­ها برآیند.

اینجاست که مشکل آغاز می­شود. مدیریت همزمان چند پروژه، حتی برای یک مدیر پروژه باتجربه کار دلهره ­آوری است و برای کسی که به درستی در این زمینه آموزش ندیده، غیرممکن به نظر می­رسد.

۷ استراتژی مدیریت و پیگیری همزمان چند پروژه

در ادامه هفت استراتژی مدیریت پروژه برای مدیریت و پیگیری چندین پروژه به طور هم­زمان آمده است.

۱. قبل از آغاز هر چیز برنامه ­ریزی کنید

وقتی چندین پروژه را مدیریت می­کنید، نباید سهم زیادی را به شانس واگذار کنید. ایجاد یک برنامه مناسب برای هر سناریوی احتمالی و داشتن برنامه ­های غیر مترقبه در صورتی که اوضاع خوب پیش نرود، اهمیت زیادی دارد. این نکته قابل توجه است که باید انتظارات معقولی از خود و تیم داشته باشید تا در همه زمینه ­ها موفق شوید و برنامه شما به خوبی پیش برود.

شما و تیم پروژه ­تان توانایی ­های ذهنی­تان را حین جابجایی بین کارهای مختلف خسته خواهید کرد. بنابراین، باید چند دوره استراحت را در برنامه خود بگنجانید که در آن حجم کار، حداقل باشد.

۲. از هر ابزاری که در اختیار دارید استفاده کنید

حتی اگر خود را کارآمدترین رهبر و بهترین مدیر پروژه می­دانید، به طور حتم به کمک نیاز خواهید داشت. ابزارهای مدیریت پروژه می­توانند برای شما و تیمتان، یک موهبت بزرگ باشند. نرم­افزارهای مدرن مدیریت پروژه، مجهز به تک­ تک مواردی است که برای مدیریت همزمان چندین پروژه نیاز دارید.

برای نمونه Kissflow Project، یک ابزار مدیریت پروژه است که برای مدیریت همزمان چندین پروژه طراحی شده است. قابلیت­ های ساده و ملموس مدیریت پروژه این ابزار، استفاده از آن را برای افرادی که اطلاعات زیادی در مورد مدیریت پروژه ندارند اما در این فرایند مشارکت دارند، آسان می­کند.

در ابزارهای مدیریت پروژه:

• به راحتی می­ توانید کارها را به هر یک از اعضای تیم واگذار کنید و آن­ها را پیگیری کنید.
• پیشرفت پروژه را به صورت بصری و از طریق چندین جدول مدیریت پروژه، نمودارها، تصاویر و سایر تصاویر گرافیکی مشاهده کنید.
• پیشرفت اعضای تیمتان را دنبال کنید.
• پروژه ­ها و وظایف محول شده را پیگیری کنید.
• و…

۳. کارها را اولویت ­بندی کنید

دانستن این که چگونه و چه زمانی کارها را در یک پروژه اولویت ­بندی کنید، بسیار مهم است. مدیر پروژه باید بداند که کدام کارها تاثیر بیشتری بر اهداف سازمان خواهند داشت تا آن­ها را به طور موثری اولویت ­بندی کند.

به عنوان یک راهکار در این زمینه، با دسته ­بندی کارهای تکراری یا مشابه در پروژه ­های مختلف، می­توان به راحتی و با صرف زمان کم­تر، روی پروژه های مختلف کار کرد.

۴. برنامه خود را با بررسی ­های منظم هماهنگ کنید

پایبند ماندن به برنامه اصلی، صرف نظر از شرایط، منطقی نیست. انعطاف پذیری از ویژگی­ های بسیار مهمی است یک رهبر کارآمد باید داشته باشد. هنگامی که چند پروژه را مدیریت می­کنید، برخی مواقع تعدادی متغیر ناشناخته وجود دارند که می­توانند روش کارتان را به کلی تغییر دهند.

کار هوشمندانه ­ای که باید انجام دهید این است که ابتدا برای جلسه شروع پروژه، جلسات بررسی منظم برگزار کنید و در آن جلسات، برنامه اصلی را به ­روزرسانی کنید تا همه پروژه ­های خود را با موفقیت به پایان برسانید.

۵. بدانید چه زمانی باید کار را واگذار کنید

یک رهبر خوب می­داند که چه زمانی مسئولیت را بر عهده بگیرد و چه زمانی به اعضای تیم خود اعتماد کند. باید با تیم خود رابطه ­ای بر مبنای اعتماد داشته باشید و زمانی که بیش از حد ظرفیتتان کار روی سرتان ریخته، برخی از وظایف را به دیگران واگذار کنید.

۶. تمرکز خود را حفظ کنید

هنگامی که چند پروژه را به طور همزمان مدیریت می­کنید، ناچارا به کاری که در حال حاضر مشغول آن هستید توجه کم­تری خواهید داشت. به همین دلیل، برای این که یک مدیر پروژه کارآمد باشید، باید با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه برای تیم ­های کوچک، روی کار در حال انجام متمرکز بمانید.

یکی از راه ­های دستیابی به این هدف، اختصاص زمان مشخص به هر پروژه با توجه به اولویت آن­ها است. به این ترتیب، قادر خواهید بود که توجه­تان را روی یک کار متمرکز کنید.

۷. با اعضای گروه ارتباط برقرار کنید

ارتباط موثر در پروژه ­ها شاید یکی از مهم­ترین جنبه ­های مدیریت پروژه باشد. بسیاری از روش­های موفق مدیریت پروژه مانند Scrum و Kanban، با هدف ایجاد فضای آزادی ایجاد شده ­اند که در آن تک­ تک چیزها با کل تیم به اشتراک گذاشته می­شود.

این موضوع در هنگام مدیریت همزمان چند پروژه مهم ­تر می­شود، زیرا تیم قادر خواهد بود از مشکلات احتمالی مطلع شده و قبل از وقوع هر تاخیر بزرگی در پروژه ­ها، راه­ حل ­های آن­ها را مورد بحث قرار دهد.