رویکرد چارچوب منطقی پروژه یک تکنیک عالی برای اطمینان از استحکام و منسجم بودن طرح پروژه شما است و با استفاده از آن، احتمال موفقیت در پروژه خود را به میزان قابل توجهی می توانید افزایش دهید.
رویکرد چارچوب منطقی و قالب گزارش پروژه
رویکرد چارچوب منطقی با ظرافت رویکردهای بالا به پایین و پایین به بالا را در مدیریت پروژه به یکدیگر متصل می‌کند. این رویکرد روش آبشار، کلاسیک، بالا به پایین برای شناسایی فعالیت‌های یک پروژه را با یک روند دقیق چک کردن از پایین به بالا جمع می‌کند تا اطمینان حاصل کند که لیست‌های فعالیت جامع هستند. سپس این مسئله را با تجزیه و تحلیل خطرات و فرضیات سخت تقویت می‌کند، که دوباره مورد بررسی دقیق قرار می‌گیرد و با شناسایی کنترل‌های لازم برای نظارت و مدیریت پروژه تا نتیجه نهایی پایان می‌گیرد.
این کار در چارچوب ماتریس گزارش پروژه انجام می‌شود. هفت حوزه اصلی متقابل ماتریس پروژه برای اطمینان از پرسیده شدن سؤالات اصلی عبارتند از:
- مقصود – چه نتایجی را انتظار داریم؟
- هدف – چرا ما این کار را می‌کنیم؟
- خروجی‌ها – چه تحویل‌هایی دارند؟
- فعالیت‌ها – برای ارائه خروجی چه خواهیم کرد؟
- شاخص‌های دستیابی – چگونه خواهیم دانست که ما موفق بوده ایم؟
- ابزار تأیید – چگونه نتایج گزارش شده خود را بررسی خواهیم کرد؟
- خطرات و فرضیات – چه مفروضاتی بر پایه ساختار پروژه ما نقش دارد و خطر پیروزی آن‌ها چیست؟
استفاده از گزارش پروژه
بعد از انجام تحلیل دقیق از وضعیت، مراحل زیر را با مشورت ذینفعان خود انجام دهید. با مشارکت ذینفعان، شما به تجزیه و تحلیل بسیار مستحکم تر از پروژه نسبت به آنچه خود شما انجام می دهید، می‌رسید.
مرحله ۱: شناسایی نتایج و فعالیت ها (خلاصه پروژه)
اولین قدم طوفان مغزی خروجی‌ها و فعالیت‌های مورد نیاز پروژه است که با مقصود پروژه شروع می‌شود. با تعریف مقصود و هدف پروژه شروع کنید و از این طریق، خروجی‌ها و فعالیت‌های مورد نیاز را مشخص کنید.
مرحله ۲: منطق عمودی را بررسی کنید
در مرحله بعد، ما یک رویکرد پایین به بالا را بررسی می‌کنیم که این لیست فعالیت‌ها نتایج مطلوب را به شما ارائه می‌دهد. از این گذشته، ممکن است فعالیت‌ها از دست رفته باشد، یا اینکه ممکن است نتایج واقعی این فعالیت‌ها موارد مورد نظر نباشد. این روند بررسی، بخش مهمی از اطمینان از استحکام برنامه پروژه شما است.
ستون یک سلسله مراتبی از اهداف را نشان می‌دهد، بنابراین مهم است که بررسی کنید که اقدامات شناسایی شده نتایج مورد نظر را تحویل می‌دهند. منطق ستون یک را با استفاده از تست اگر / سپس به شرح زیر بررسی کنید. با فعالیت‌ها شروع کنید و اطمینان حاصل کنید که:
- در صورت تکمیل فعالیت، سپس خروجی‌ها رخ می‌دهند. شما می‌خواهید مطمئن شوید که فعالیت‌ها و خروجی‌های شما به طور مستقیم در ارتباط هستند.
- در صورت دستیابی به خروجی‌ها، هدف پروژه شما ارضا می‌شود. آیا خروجی‌های برنامه ریزی شده از نزدیک با هدف شما مرتبط هستند؟ اطمینان حاصل کنید که ذینفعانی که در هدف خود مشخص کرده اید، واقعاً نتیجه مطلوب مورد نظر را دریافت می‌کنند.
- اگر هدف شما ارضا شد، در این صورت مقصود پروژه محقق می‌شود. مقصود و هدف خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که هدف کاملاً مقصود را در درون خود گنجانیده است.
مرحله ۳: خطرات و فرضیات برنامه خود را مشخص کنید
اکنون برای شناسایی خطرات مرتبط با پروژه و فرضیات دروغین احتمالی که ممکن است آن را تضعیف کند، به طرف دیگر گزارش پروژه عبور می‌کنیم.
تعدادی از عوامل بیرونی وجود دارد که می‌توانند پروژه‌ها را از مسیر دور کنند. در مرحله برنامه ریزی و طراحی، فرضیات عمده ای که استفاده کرده اید و میزان ریسک مرتبط با آن‌ها، محتاطانه است.
برای هر یک از نقاط ساختار پروژه فرضیاتی را که می‌گویید شناسایی کنید (که ممکن است صحیح باشد یا نادرست باشد) و خطرات مرتبط را بررسی کنید.
برای تعریف فرضیات خود، بپرسید که “چه اقدامات یا متغیرهایی باید وجود داشته باشند تا پروژه طبق برنامه ریزی شروع و به کار خود ادامه دهد؟” از پایین شروع و به سمت بالا حرکت کنید.
مرحله ۴: منطق خطرات و فرضیات را تأیید کنید
هنگامی که فرضیات و خطرات را شناسایی کردید، باید آن‌ها را بررسی کنید تا تعیین کنید که:
- این که آیا فرضیات شما یک سطح پروژه را به سطح دیگر پیوند خواهد داد.
- آیا خطرات خیلی زیاد هستند.
اول از همه، بررسی کنید که فرضیات شما با استفاده از آنالیز اگر / و/ سپس منطقی هستند. از پایین شروع کنید و اطمینان حاصل شود که:
- اگر این فعالیت با موفقیت به پایان رسیده باشد و فرضیات اصلی آن صحیح باشد، سپس خروجی تحویل داده می‌شود.
- اگر خروجی تحویل داده شد و فرضیات زیر آن صحیح باشد، سپس هدف حاصل می‌شود.
- اگر دستیابی به هدف صورت گرفت و فرضیات اصلی آن صحیح باشد، سپس به مقصود دست می‌یابید.
سپس نکات اضافی مربوط به تحلیل ریسک و فرضیات خود را بررسی کنید:
- اطمینان حاصل کنید که ممکن است فرضیات و خطرات زیادی را شناسایی کرده باشید. آیا با همه افراد درگیر صحبت کرده اید؟
- آیا از همه زوایا به پروژه نگاه کرده اید؟ اطمینان حاصل کنید که فرضیات شما به طور مشخص بیان شده و خیلی مبهم نیستند. اگر با کلیات کار می‌کنید، نمی‌توانید ریسک را به طور دقیق ارزیابی کنید.
- آیا برای مدیریت خطرات شناسایی شده در هر سطح برنامه ای دارید؟
- اگر ریسکی که قادر به مدیریت آن نیستید بسیار زیاد است، طراحی مجدد پروژه را در نظر بگیرید یا اگر هنوز هم نمی‌توانید این موارد را به سطوح معقول کاهش دهید، ماندگاری پروژه را دوباره مرور کنید.
دوباره، در جایی که این فرآیند مشکلات مربوط به گزارش پروژه شما را در معرض دید شما قرار می‌دهد، به طور مناسب آن را به روز کنید.
مرحله ۵: شاخص‌های دستیابی و ابزار تأیید را تعیین کنید
وقتی تاکنون از ساختار گزارش پروژه رضایت دارید و راحت هستید که می‌توانید خطرات مربوط به فرضیات خود را مدیریت کنید، می‌توانید به این فکر بپردازید که چگونه پیشرفت را به سمت موفقیت نظارت خواهید کرد.
شاخص‌های عملکرد اقدامات خاصی است که برای نظارت بر این پیشرفت به کار می‌رود. معیارهای شاخص خوب دستیابی به شرح زیر است:
- معتبر – باید نتیجه مورد نظر را اندازه گیری کند.
- قابل اعتماد – اندازه گیری باید با گذشت زمان به طور مداوم حاصل شود.
- حساس – اندازه گیری باید به تغییرات پاسخ دهد و باید به سرعت کافی تشخیص دهد که آیا اشتباه پیش می‌رود.
- ساده – اندازه گیری باید برای جمع آوری یا انجام آسان باشد.
- مفید – باید در تصمیم گیری کمک کند و یا اطلاعاتی را برای یادگیری آینده فراهم کند.
- مقرون به صرفه – شما باید بتوانید هزینه‌های مالی و زمانی را که در اندازه گیری بطور منظم انجام می‌شود، تحمل کنید
کاربرگ مربوط به این ابزار از اینجا قابل دریافت می‌باشد.
