هرچقدر هم که شما سخت کار کنید باز تعداد محدودی کار برای انجام دادن وجود دارد. به طوری که شما فقط می توانید چند ساعت در روز کار کنید. کارهای زیادی برای انجام دادن در این ساعات وجود دارد و تعداد زیادی از افراد هستند که می توانید به آن ها کمک کنید. چون تعداد افرادی که می توانید به آن ها کمک کنید محدود است، موفقیت شما نیز محدود خواهد بود. ابزار نمایندگی می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
با این حال، اگر شما در کار خود به اندازه کافی خوب هستید، مردم بیشتر از این از شما انتظار دارند. این امر می‌تواند منجر به حس فشار واقعی و اضافه کاری شود. شما نمی‌توانید همه چیزی را که دیگران می‌خواهند انجام دهید، و این می‌تواند شما را تحت تأثیر قرار دهد و افراد را ناراضی کند و این حس را در آنها به وجود بیاورد که شما آنها را مایوس می‌کنید.
یکی از رایج ترین راه‌های غلبه بر این محدودیت این است که یاد بگیرید چگونه کار خود را به دیگران منتقل کنید. اگر این کار را بکنید، می‌توانید به سرعت یک تیم قدرتمند و موفق را ایجاد کنید که بتواند به خواسته‌های دیگران برسد. به همین دلیل است که نمایندگی مهارت مهمی است و یکی از آن چیزهایی است که شما کاملا باید یاد بگیرید!
به چه کسی باید کار را محول کنید؟
عوامل مورد توجه در اینجا عبارتند از:
۱. تجربه، دانش و مهارت‌های فردی که در مورد اعمال منتخب اعمال می‌شوند.
- چه دانش، مهارت و نگرشی دارد؟
- آیا وقت و منابع خود را برای ارائه هرگونه آموزش نیاز دارید؟
۲. سبک ترجیحی کار فردی.
- شخص چگونه فردی است؟
- از کارش چه می‌خواهد؟
- اهداف و منافع بلندمدت شما چیست و چطور این مورد را با کار پیشنهادی تراز می‌کنید؟
۳. حجم کاری فعلی شخص.
- آیا فرد وقت دارد تا بیشتر کار کند؟
- آیا شما این کاری را که محول می‌کنید با تغییر مجدد مسئولیت‌های دیگر و حجم کاری انجام می‌دهید؟
چگونه باید کار را محول کنید؟
از اصول زیر برای محول کردن موفقیت آمیز کار استفاده کنید:
۱. نتیجه مطلوب را واضح بیان کنید. با پایان دادن به ذهن خود شروع کنید و نتایج دلخواه را مشخص کنید.
۲. محدودیت‌ها و مرزها را به طور واضح مشخص کنید. خطوط اقتدار، مسئولیت و پاسخگویی کجا هستند؟ اشخاص باید:
- صبر کنند تا بگویید چه کاری باید انجام دهند.
- بپرسند که چه کاری بکنند.
- توصیه شود که چه کاری باید انجام شود و پس از آن عمل کنند.
- عمل کنند و سپس گزارش نتایج بلافاصله ارائه دهند.
- اقدام را آغاز کنند و سپس به صورت دوره ای گزارش دهند.
۳. در صورت امکان، افراد در جریان روند محول کردن کار باشند. این مساله آنها را قادر می‌سازد تا تصمیم بگیرند که چه وظایفی و چه زمانی به آن ها داده شود.
۴. مقدار مسئولیت را با میزان اقتدار مطابقت دهند. درک کنند که می‌توانند بعضی از مسئولیت‌ها را به عهده بگیرند، با این وجود نمی‌توانید مسئولیت پذیری نهایی را به آنها منتقل کنید.
۵. نمایندگی به کمترین سطح سازمانی. افرادی که نزدیک به کار هستند، برای این کار مناسب هستند، زیرا آنها دقیق‌ترین جزئیات کار روزمره را دارند. این همچنین باعث افزایش کارایی در محل کار و کمک به توسعه افراد می‌شود.
۶. ارائه پشتیبانی مناسب و در دسترس برای پاسخ به سوالات. اطمینان از موفقیت پروژه از طریق ارتباطات و نظارت مستمر و همچنین ارائه منابع و اعتبار.
۷. تمرکز بر نتایج. نگرانی خود را با آنچه که انجام شده است در مقایسه با جزئیات کار که چگونه باید انجام شود نشان دهید. راه شما لزوما تنها یا حتی بهترین راه نیست! اجازه دهید شخص کنترل روش ها و فرآیندهای خود را داشته باشد. این موفقیت و اعتماد را تسهیل می‌کند.
۸. اجتناب از “محول کردن به بالا” اگر یک مشکل وجود دارد. اجازه ندهید شخص مسئولیت کار را به شما تغییر دهد و به سادگی پاسخی را ارائه ندهید.
۹. ایجاد انگیزه و تعهد. بحث در مورد موفقیت بر روی پاداش‌های مالی، فرصت‌های آینده، شناخت غیر رسمی و سایر پیامدهای مطلوب تاثیر می‌گذارد.
۱۰. ایجاد و حفظ کنترل.
- بحث در مورد زمانبندی‌ها و مهلت‌ها.
- تنظیمات لازم را انجام دهید.
- برای بررسی تمام کارهای ارائه شده، زمان را بررسی کنید.
حفظ کنترل
اکنون، هنگامی که از طریق مراحل فوق کار کردید، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم خود را به طور مناسب توصیف کنید. وقت خود را برای توضیح اینکه چرا آنها برای این کار انتخاب شده اند، چه چیزی از آنها در طول پروژه انتظار می رود، اهداف شما برای پروژه، تمام زمان بندی‌ها و مهلت‌ها و منابعی که می‌توانند آنها را بسازند، صرف کنید.
در نهایت اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می‌دانند که شما می‌خواهید بدانید که آیا مشکلی وجود دارد یا خیر، و برای هر سوالی یا راهنمایی مورد نیاز برای پیشرفت کار در دسترس هستید.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
