چک لیست پرونده شروع پروژه

چک لیست پرونده شروع پروژه یا PID یکی از مهم ترین اجزای مدیریت پروژه است. این ابزار نقطه مرجع در طول کل پروژه برای مشتری و همچنین برای تیم پروژه است.

روند کار پرونده شروع پروژه به شرح زیر است:

• پروژه و دامنه آن را تعریف می‌کند.
• پروژه شما را توجیه می‌کند.
• در صورت لزوم، نیازمندی‌های مالی پروژه را تامین می‌کند.
• نقش و مسئولیت‌های شرکت کنندگان در پروژه را تعریف می‌کند.
• به مردم اطلاعاتی را که نیاز دارند تا از ابتدا مولد و موثر باشند می‌دهد.

با ایجاد PID، در واقع به این سوالات پاسخ خواهید داد :

چه چیزی؟ چرا؟ چه کسی؟ چطور؟ چه زمانی؟

لیست ابزارهای مدیریت پروژه

ساخت یک چک لیست پرونده شروع پروژه

گرچه اکثر سازمان‌های پروژه محور دارای الگوهای خود برای اسناد شروع پروژه هستند، ولی اطلاعات موجود در آن‌ها با وجود تغییر در اصطلاحات مورد استفاده اسناد اغلب بسیار مشابه هستند.

پس از چک لیست استفاده کنید تا تا بتوانید هر قسمت از پرونده شروع پروژه خود را تکمیل کنید.

چه چیزی؟

این بخش به خواننده می‌گوید که پروژه چه چیزی را دنبال می‌کند. این بخش، مشکلی را که پروژه در پی حل آن است، و نیز یک تعریف کامل از پروژه را توصیف می کند.

این بخش معمولا موضوعات زیر را پوشش می دهد:

زمینه

چارچوب پروژه چیست و چرا کار مورد نیاز است؟ به طور خلاصه ایده یا مشکلی را شرح دهید و بحث کنید که چرا این پروژه مناسب و به موقع است. جزئیات بعدا می‌آیند، بنابراین از این بخش استفاده کنید تا خلاصه ای از نحوه نمایش این پروژه مشخص شود.

تعریف پروژه

دلیل: چرا این کار را می‌کنید؟ نتیجه نهایی مورد نظر این پروژه را شرح دهید.

اهداف: چه اهدافی به دست می‌آید و چگونه این نتایج را اندازه گیری می‌کنید؟ به یاد داشته باشید که تعداد اهداف پروژه خود را محدود کنید به طوری که چهار یا پنج هدف کافی است.

محدوده: مرزهای این پروژه (به عنوان مثال، نوع کار، نوع مشتری، نوع مشکل، منطقه جغرافیایی تحت پوشش) چه هستند؟ هر منطقه را که ذکر شده است و به نظر شما ذینفعان ممکن است تصدیق کنند، لیست کنید. این موارد هر چه مشخص تر باشد، احتمال کمتری برای سوء تفاهم در مرحله بعد در این پروژه وجود دارد.

تحویل دادنی ها: خروجی پروژه چه خواهد بود؟ در صورت امکان می‌توانید نتایج ارائه شده را به عنوان اقلام ملموس مانند گزارش‌ها، محصولات یا خدمات توصیف کنید. همچنین این موارد شامل تاریخی است که برای هر تحویل دادنی انتظار می رود. شما از این اطلاعات برای نظارت بر نقاط عطف استفاده می‌کنید.

محدودیت ها: چه چیزهایی باید در نظر بگیرید که روی نتایج و برنامه‌های شما تاثیر می‌گذارد؟ اینها متغیرهای خارجی هستند که شما نمی‌توانید کنترل کنید اما نیاز به مدیریت دارند.

مفروضات: در آغاز پروژه چه فرضیه ای دارید؟ در صورت لزوم، برای تایید این فرضیه‌ها برنامه ریزی کنید.

لیست ابزارهای کسب و کار

چرا؟

برای نشان دادن اینکه چرا پروژه شما پیش می‌رود، یک نمونه کسب و کار ایجاد کنید. شرح اثر پروژه را در کسب و کار توضیح دهید و از این اطلاعات با یک گزارش دقیق از خطراتی که باید در نظر گرفته شود، پشتیبانی کنید.

نمونه کسب و کار

مزایا: چرا شما این پروژه را انجام می‌دهید و انتظار دارید از چه مزایایی استفاده کنید؟ اطلاعات چگونگی اندازه گیری این مزایا را نیز شامل می‌شود.

گزینه ها: چه دوره‌های دیگری همزمان که این پروژه طراحی و توسعه داده شد در نظر گرفته شده اند؟

هزینه و زمان بندی: تجزیه و تحلیل هزینه‌های پروژه و تامین مالی مربوطه را فراهم کنید.

تجزیه و تحلیل هزینه / مزایا: هزینه‌های پروژه چگونه برآورده می‌شود؟

تحلیل ریسک

شناسایی ریسک: شناسایی خطرات درون پروژه و خطراتی که نیاز به مدیریت یا پذیرش دارد.

پیشگیری از خطرات: توصیف آنچه که شما برای کاهش یا مدیریت خطرات انجام می‌دهید.

مدیریت ریسک: کجا نمی‌توانید از خطرات جلوگیری کنید، برنامه‌های احتمالی شما برای مقابله با آن ها چه هستند؟ چه خطراتی باید برداشته شود؟

نظارت بر ریسک: چه فرآیندهایی برای ارزیابی مرتب ریسک مربوط به پروژه خود دارید؟

چه کسی؟

توضیح دهید که چگونه این پروژه سازماندهی و مدیریت خواهد شد. خطوط گزارش را شناسایی کنید و کلیه نقش‌های خاص را پر کنید. شما باید نقش کارکنان را روشن کنید تا مسئولیت‌ها را تکرار نکنید و هر کس درباره آنچه که از آن‌ها انتظار می‌رود توجیه باشد. اگر این یک پروژه بلند مدت است، شما حتی ممکن است توصیف شغلی برای اعضای تیم در نظر بگیرید.

نقش ها و مسئولیت ها

نمودار سازماندهی / ساختار سازمان: ایجاد یک نمودار که خطوط قدرت و گزارش برای هر عضو تیم پروژه را نشان می‌دهد.

حامی پروژه: چه کسی دارای قدرت نهایی و کنترل پروژه و اجرای آن است؟

مدیر پروژه: مدیر پروژه چه کسی است و مسئولیت‌های او چیست؟

تیم پروژه: اعضای کلیدی تیم پروژه چه کسانی هستند؟ نقش و شرح شغل آن‌ها چیست؟ شماره تلفن و آدرس ایمیل آن‌ها چیست؟ گروه یا سازمان اصلی آنها چیست؟ و به چه کسی روزانه گزارش می‌دهند؟

• چگونه و چه زمانی؟

ارائه اطلاعات گسترده در مورد چگونگی اجرای پروژه. چگونگی رونق پروژه را با تعریف جدول زمانی، منابع و مراحل مدیریت شرح دهید. این یک نظرسنجی سطح بالا است که همزمان که پروژه ادامه می‌یابد توسط اسناد برنامه ریزی دقیق‌تر پروژه پشتیبانی می‌شود.

برنامه اولیه طرح

تخصیص: چه وظایف مهم (با نقاط عطف) در طول پروژه تکمیل خواهد شد؟

برنامه: ارائه گزارش از زمان تخمین زده شده برای پروژه. احتمالا شما در حال حاضر نمودار سطح گانت یا برنامه‌های مشابه را آماده کرده اید، بنابراین PID صرفا برنامه پیش بینی شده را خلاصه می‌کند.

منابع انسانی: چند سال فعالیت برای تکمیل پروژه لازم است؟ چه تعداد پرسنل پشتیبانی لازم است؟ آیا شما نیاز به آوردن افراد بیشتری در تیم پروژه دارید؟

کنترل پروژه: چگونه پیشرفت نظارت و ارتباط برقرار خواهد شد؟

کنترل کیفیت: چگونه کیفیت ارائه شده ارزیابی و نظارت خواهد شد؟

کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.