تقریبا تمامی جلساتی که بدون دستور برگزار می شوند بدون اثر بخشی و کارایی لازم به پایان می رسند. در این گونه جلسات از هر دری سخن به میان می آید و بدون توجه به هدف جلسه تصمیم های نامناسب اتخاذ می گردد. ابزار دستور جلسه ابزاری است از مجموعه ابزارهای مهارت های ارتباطی که به دنبال نظم دادن به برگزاری جلسات می باشد. در این ابزار اهداف جلسه مشخص می شود، زمان به خوبی مدیریت می شود و همچنین رضایت مندی حاضرین در جلسه نیز در نظر گرفته می شود.
هدف جلسه
یک جلسه موثر به دنبال یک هدف مفید است. این بدان معنی است که در آن جلسه، شما به یک نتیجه مطلوب می‌رسید. برای اینکه یک جلسه به این نتیجه یا هدف برسد، باید هدف شما درباره آن جلسه مشخص باشد.
- تصمیمی می‌خواهید بگیرید؟
- آیا می‌خواهید ایده ایجاد کنید؟
- آیا گزارشی را دریافت می‌کنید؟
- آیا شما در حال برقراری ارتباط هستید؟
- آیا شما می‌خواهید برنامه‌ریزی کنید؟
هر یک از موارد فوق نمونه‌ای از یک هدف برای جلسه است. قبل از انجام هرگونه برنامه‌ریزی جلسه، باید هدف خود را متمرکز کنید.
با نتیجه نهایی که به وضوح مشخص کرده اید، میتوانید مطالب جلسه را برنامه ریزی کرده و مشخص کنید چه کسی باید در جلسه حضور داشته باشد.
از زمان خردمندانه استفاده کنید
زمان یک منبع با ارزش است و هیچ کس نمی‌خواهد زمان او هدر رود. با مدت زمانی که همه ما در جلسات می‌گذرانیم، شما در قبال خود و تیمتان مدیون هستید تا جلسات را تا حد امکان ساده‌تر کنید. علاوه بر این، تلف شدن وقت در یک جلسه، هدر رفتن همه افراد در جلسه است.
برای اینکه اطمینان حاصل کنید که فقط مواردی که باید پوشش داده شود را پوشش می‌دهید و به فعالیت‌های مربوطه می‌پردازید، باید دستور جلسه خود را ایجاد کنید. دستور جلسه همان چیزی است که شما به منظور ادامه جلسه به صورت هدفمند و به موقع باید به آن‌ها مراجعه کنید.
برای تهیه دستور جلسه، عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- اولویت‌ها – مطلقاً چه مواردی را باید پوشش داد؟
- نتایج – برای به نتیجه رسیدن جلسه به چه مواردی نیاز دارید؟
- شرکت کنندگان – چه کسی برای موفقیت در این جلسه باید شرکت کند؟
- دنباله – به چه ترتیب موضوعات را پوشش می‌دهید؟
- زمان بندی – چقدر زمان برای هر موضوع صرف خواهید کرد؟
- تاریخ و زمان – جلسه چه موقع برگزار می‌شود؟
- مکان – جلسه در کجا برگزار می‌شود؟
رضایت شرکت کنندگان که یک روند حساس را دنبال کرده اند
پس از تهیه دستور جلسه، باید آن را بین شرکت کنندگان توزیع کنید و بازخورد و ورودی آن‌ها را بدست آورید. اجرای یک جلسه یک نقش دیکتاتوری نیست: شما باید از همان ابتدا مشارکت داشته باشید.
شاید چیز مهمی وجود داشته باشد که یک عضو تیم باید آن را اضافه کند. شاید مدت زمان زیادی را برای یک مورد خاص اختصاص دهید. مهم است که درباره برنامه پیشنهادی خود از شرکت کنندگان در جلسه بازخورد بگیرید.
برای اطمینان از رضایت حداکثری برای همه، مواردی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
- اگر افراد خاصی بر بحث مسلط هستند، از دیگران در مورد ایده‌هایشان بپرسید.
- در پایان هر مورد دستور جلسه، به سرعت آنچه گفته شد را خلاصه کنید و از مردم بخواهید که عادلانه بودن این خلاصه را تأیید کنند.
- به مواردی توجه کنید که نیاز به بحث بیشتر دارند.
- زبان بدن را تماشا کنید و در صورت لزوم تنظیماتی را انجام دهید. شاید نیاز به استراحت باشد، یا باید کسی را از بیش از حد صحبت کردن منع کنید.
- اطمینان حاصل کنید که جلسه در موضوع اصلی باقی بماند.
- کلیه کارهایی که در جلسه مقرر می‌شوند را لیست کنید. یادداشت کنید که تعیین شده چه کسی چه کاری انجام دهد و چه موقع.
- در پایان جلسه، مراحل بعدی را به سرعت خلاصه کنید و به همه اطلاع دهید که خلاصه جلسه را برایشان ارسال خواهید کرد.
آداب معاشرت جلسه چیست؟
علاوه بر سه معیار مورد بحث در بالا، جلسه شما باید مجموعه‌ای از “قوانین اساسی” را دنبال کند، که بر نحوه رفتار شما حاکم است.
آداب معاشرت رفتارهایی مانند نگه داشتن زمان، استفاده از لپ تاپ و تلفن‌های همراه؛ غذا خوردن و نوشیدن در طول جلسه را شامل می‌شود. همچنین در حالی که کسی صحبت می‌کند صحبتش را قطع کنید، یا فقط در پایان صحبت سؤال کنید، جایی که می نشینید، و غیره.
این قوانین با توجه به فرهنگ سازمان شما، سبک مدیریت شما و ترجیحات تیم شما متفاوت خواهد بود و بعضی از جلسات بسته به دستور جلسه و اینکه چه کسی در آن شرکت می‌کند ممکن است رسمی تر از سایر جلسات باشد. اما موافقت با این استانداردهای اساسی می‌تواند به شما و تیم شما کمک کند تا جلسات را به شیوه ای حرفه‌ای‌تر برگزار کنید و با حداقل هیاهو یا اختلال به اهداف خود برسید.
کاربرگ مربوط به این ابزار را میتوانید از این لینک دریافت کنید.
