آیا تا به حال یک یادداشت دریافت کرده اید و احساس کرده اید که فرستنده واقعا درباره آنچه که شما نیاز به دانستن یا شنیدن آن دارید فکر نمی‌کند؟ ابزار برنامه ریزی ارتباطات در این موارد به شما کمک می کند.
یک طرح ارتباطی یک رویکرد ساختار یافته است که برای ارائه به ذینفعان در آن از اطلاعات مختلف استفاده می‌شود؛ استراتژی‌های ارتباطی از قبیل این که باید چه اطلاعات خاصی را دریافت کنند، چه زمانی این اطلاعات باید ارائه شود و کدام کانال ها باید برای این منظور استفاده شود را ثبت می‌کند. یک طرح ارتباطی می‌تواند با یک نقشه مسیر مقایسه شود تا پیام را به مخاطب منتقل کند، هم به صورت داخلی و درون سازمان و هم به محیط خارجی.
اولین گام این است که خود را در جایگاه مخاطبان خود قرار دهید. آن ها باید چه چیزی را بدانند و چه چیزی را از قبل می‌دانند؟ چه می‌خواهند بشنوند؟ روش ترجیحی آنان برای دریافت اطلاعات چیست؟ چه چیزی آن‌ها را متوقف خواهد کرد که به آنچه شما باید بگویید گوش بدهند؟ و چگونه می‌دانید که پیام را دریافت کرده اند؟
بنابراین ارتباطات خوب نسبت به تهیه یادداشت یا ارائه خوب مهم‌تر است. این ابزار به شما از طریق مراحل آماده سازی کمک می‌کند و به شما نشان می‌دهد که چگونه یک طرح ارتباطی متمرکز برای مخاطبان ایجاد کنید تا مطمئن باشید پیامتان را شنیده باشند.
نحوه استفاده از ابزار
برای ایجاد یک طرح ارتباط خوب برای شرکت یا پروژه خود طرح خود را در یک صفحه کار برنامه ریزی ارتباطی ثبت کنید و از مراحل زیر استفاده کنید.
درک اهداف خود
مرحله ۱: در مورد اهداف ارتباطی کلی خود آگاه باشید. می‌خواهید به چه چیزی برسید، چه زمانی و چرا؟ اهداف کلی خود را در طرح خود ثبت کنید.
مخاطبان خود را درک کنید
مرحله ۲: اکنون مخاطبین مختلف خود را شناسایی کرده و لیست کنید. این کار در ابتدا دشوار به نظر می‌رسد. اما برای همه ساده‌ترین برنامه ارتباطی، استفاده از تحلیل متقاضیان برای انجام این کار مفید است. تحلیل متقابل به شما کمک می‌کند تا شناسایی کنید که چرا و با چه کسی ارتباط برقرار کنید.
گام ۳: حالا به اهداف ارتباطی خود بپردازید و اهداف مشخص برای هر مخاطب را مشخص کنید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که به نیازهای مخاطبان خود فکر کنید مثلا اینکه آن‌ها بهچه چیزی نیاز دارند؟ در نهایت تمام اهداف خود را (ممکن است چند مورد باشد) برای هر مخاطب در برنامه خود لیست کنید.
پیام ها و کانال های ارتباطاتی را برنامه ریزی کنید
هنگامی که اهداف خود را روشن کرده اید و از مخاطبان مختلف خود درک کاملی داشتید، زمان آن است که پیام خود را برنامه ریزی کنید. این بدین معنی است که شما باید آنچه را که می‌خواهید برای گفتن یا نوشتن به منظور رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی کرده و زمان و چگونگی تحویل این پیام ها را مشخص کنید.
مرحله ۴: قبل از شروع جزئیات برنامه خود، تمام کانال‌های ارتباطی ممکن را که میتوانید استفاده کنید حذف کنید. به طور گسترده و خلاقانه فکر کنید احتمالا شما در حال حاضر از کانال‌های ارتباطی بسیار خوبی در شرکت خود استفاده می‌کنید اما برخی از موارد جدید ممکن است به شما در دریافت پیام کمک بیشتری کنند. یک لیست برای شروع عبارتند از:
- پست الکترونیک
- خبرنامه
- کنفرانس اینترنتی
- تابلو اعلانات
- جلسه هیئت مدیره
- پوسترها
- جلسه ناهار
- مقاله اینترنتی
- رویداد راه اندازی
- جلسه تیمی
- پادکست اینترنتی
مرحله ۵: برای برنامه ریزی پیام برای هر مخاطب، ابتدا با در نظر گرفتن گسترده‌ترین گروه‌های مخاطبان شروع کنید. همانطور که هر مخاطب را در نظر می‌گیرید، سوالات زیر را بپرسید:
- مخاطبان به چه چیزی نیاز دارند و می خواهند بدانند؟
- چه زمانی ما باید ارتباط برقرار کنیم؟
- کانال منظم یا ترجیحی برای رسیدن به این مخاطب چیست؟
- برای این مخاطبین خاص، بهترین راه برای دریافت پیام شما چیست؟
برای رسیدن به اهداف هر مخاطب، ممکن است چندین پیام در طول زمان مورد نیاز باشد. اطمینان حاصل کنید که پیام‌هایی که می‌خواهید “اضافه کنید” را برای رسیدن به اهداف مخاطب ببینید.
نظارت بر اثربخشی
مرحله ۶: بازخورد در مورد ارتباطاتی که شما برنامه ریزی و اجرا کرده اید، خوب است. از افراد مختلف بپرسید که چگونه این کار را انجام می‌دهید. بررسی کنید که آن‌ها پیام‌هایی را که به آن‌ها نیاز دارند گوش می دهند.
با به دست آوردن بازخورد به موقع، میتوانید هر گونه ارتباطات آینده ای که برنامه ریزی کرده اید را برای برآورده ساختن نیازهای مردم ترغیب کنید یا هر گونه شکاف‌هایی که از دست داده اید، تنظیم کنید.
کاربرگ مربوط به این ابزار را میتوانید از این لینک دریافت کنید.
