معمولا از ابزار 7S مک کنزی برای ارزیابی وضعیت داخلی سازمان‌ها استفاده می‌شود. 7 بعد این الگو شامل ساختار، استراتژی، سیستم، سبک، كاركنان، مهارت و ارزش‌های مشترک سازمان می‌شود.
7 بعد این الگو به دو دسته کلی تر تقسیم میشوند، به طوری که سه بعد «ساختار، استراتژی و سیستم» ابعاد «سخت» سازمان و چهار بعد دیگر یعنی «سبک، كاركنان، مهارت و ارزش‌های مشترک سازمان» ابعاد «نرم» نامیده می‌شود. دلیل انتخاب این واژه ها نیز آن است كه ابعاد سخت؛ عینی، ملموس، عملی و تعریف شدنی بوده و ابعاد نرم؛ غیرملموس، غیرعملی و به سختی قابل تعریف و توصیف شدنی هستند.
اجزای ابزار 7S
ساختار
شامل اصول تقسیم كار، تخصصی سازی و هماهنگی، ویژگیهای اصلی نمودار سازمانی (وظیفه‌ای، متمركز و…)، نحوه ارتباط افراد در سازمان، الگوهای طبقه‌بندی و كنترل می‌باشد.
استراتژی
استراتژی مشتمل بر الگو، سیاست، برنامه، اقدام، تصمیم و تخصیص منابع است و به سه سؤال كلیدی «سازمان چیست؟ چه می كند؟ و چرا چنین می كند؟» پاسخ می‌دهد. به علاوه «ویژگیهای متمایز، عوامل كلیدی موفقیت، نحوه نگرش سازمان به محیط داخلی و خارجی، نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها» مواردی هستند كه در طراحی استراتژی مورد توجه قرار می‌‌گیرند.
سبک ها
سبک از دو جهت قابل بررسی است: اول از بعد «فرهنگ سازمانی» كه بیانگر ارزش ها و اعتقادات مسلط است و جزو ویژگیهای ماندگار زندگی سازمانی بشمار می‌آید و دوم از بعد «سبک مدیریت» كه بیانگر طرز تفكر مدیران، نحوه عمل آنها و نیز موضوعاتی است که مدیر، فکر و برنامه خود را بر آنها متمرکز کرده است.
سیستم ها
سیستم ها رویه‌ها و فرآیندهایی هستند كه به صورت رسمی و غیررسمی در خصوص انجام وظایف و امور محوله به سازمان، در حال پیاده‌سازی هستند. مانند سیستم‌های ارزیابی و برنامه ریزی، سیستم ها و مكانیزم تشویق و تنبیه، سیستم تخصیص منابع مالی، ساز و كار بررسی و پیاده سازی نظام بودجه، سیستم مدیریت منابع انسانی و غیره.
مهارت ها
بیانگر ویژگیهای متمایز و اصلی سازمان است و نشان می‌دهد که سازمان، چه کاری را بهتر از سایر سازمان ها انجام می‌دهد. همچنین، چگونگی حفظ مزیت رقابتی سازمان نسبت به سایر رقبا را بیان می‌کند.
کارکنان
كارمندانی كه در سازمان فعالیت می‌کنند، دارای چه مشخصه هایی هستند (معیارهایی نظیر: تعداد، تحصیلات، پست‌های سازمانی، اصول و مکانیزم جذب نیرو و غیره)
ارزش‌های مشترک
ایده‌های اساسی و اعتقاداتی كه سازمان به كارمندانش القا می‌‌كند. درواقع، این همان نقطه اتصال مدل است که استراتژی، فلسفه وجودی و نگرش سازمان را بیان می‌کند.
گام‌های استفاده از ابزار
برای استفاده از این ابزار سازمان باید در مورد هر یک از هفت بعد ابزار سوالاتی به شرح زیر را جواب دهد.
قدم اول
- سازمان متمركز است یا غیرمتمركز؟ میزان انعطاف پذیری آن چقدر است؟
- چه وظایفی به عنوان وظیفه اصلی سازمان تلقی می شود؟
- آیا بین وظایف كلیدی سازمان تنشی وجود دارد؟ و در صورت وجود، این تنش چیست؟
- آیا در سازمان گروه‌‌های غیررسمی وجود دارد؟
- ساختار غیررسمی (شامل ارتباطات بین مدیران، گروه‌ها و …) چگونه است؟
قدم دوم
- آیا مدیریت، سهامداران و ذی‌نفعان درک روشن و درستی نسبت به سیستم، توانمندی‌ها و امكانات آن دارند؟
- آیا استراتژی سازمان، مشخص و تدوین شده است؟
- آیا اهداف سازمان مشخص است؟
- آیا مدیران سازمان درک روشنی نسبت به پیاده‌سازی سیستم‌های مورد نظر در سازمان مربوط دارند؟
قدم سوم
- تاکنون چه تغییراتی در سازمان شکل گرفته است؟
- میزان انعطاف‌پذیری سبک مدیریتی حاکم بر سازمان چقدر است؟
قدم چهارم
- فرایندهای سازمان مدون، مكتوب و ساختار یافته است یا ساختار نایافته؟
- زیرساخت و فناوری‌‌های سازمان چگونه است؟
- آیا انعطاف پذیری لازم جهت پیاده سازی سیستم جدید وجود دارد؟
قدم پنجم
- مهارت‌‌های فنی و مدیریتی که در سازمان وجود دارد چیست؟
- چه مواردی باید جایگزین، ترمیم یا حذف شوند؟
قدم ششم
- چه کاربرانی برای سیستم تعریف میشوند؟
- با نیروهای اضافی چگونه برخورد می‌شود؟
قدم هفتم
- چه فرهنگی به عنوان فرهنگ غالب در سازمان وجود دارد؟
- آیا مشاركت و همكاری در سازمان دارای جایگاه ارزشی مناسبی است یا خیر؟
- آیا اهداف سیستم جدید با فرهنگ و ارزش گروه ها و افراد، هم راستا هستند؟
با توجه به جواب‌هایی که به سوالات فوق داده می‌شود می توان خلاها و ناسازگاری های موجود در سازمان را مشخص نمود. برای این منظور گام های زیر را انجام می شود.
- با ارزش‌های مشترک تان شروع کنید. آیا آنها با ساختار، استراتژی و سیستم شما هماهنگ هستند؟ اگر نیستند، چه چیزی باید تغییر کند؟
- به عوامل سخت نگاه کنید. هر کدام چگونه از سایر عوامل حمایت می کند؟ مشخص کنید که در کدام بخش ها نیاز به تغییر وجود دارد.
- به سایر عوامل نرم نگاه کنید. آیا آنها از عوامل سخت مورد نظر حمایت می کنند؟ آیا از یکدیگر حمایت می کنند؟ اگر نه، چه چیزی باید تغییر کند؟
- برای تطبیق دادن و هماهنگ کردن عوامل، نیاز به فرآیندی تکراری (و معمولا زمان‌بر) دارید. سپس دوباره تجزیه و تحلیل کنید که این کار چگونه عوامل دیگر و هماهنگی شان را تحت تأثیر قرار می دهد. اگر نتیجه نهایی منجر به عملکرد بهتر شود، این فرآیند ارزشش را دارد.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
